Zentralisiertes Bewerbermanagement – Vorsprung im Rennen um die besten Bewerber(-innen)

verfasst von zvoove, 02.11.2015
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Zentrales Bewerbermanagement: Entscheidende Qualitäts- und Zeitvorteile

Für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ist die Entscheidung über die Personalauswahl selbstverständlich eine dezentrale Angelegenheit, mit der Folge, dass sich an mehreren Orten Mitarbeiter „auch“ um Bewerbungen kümmern. Effizient ist das nicht, denn die kleinen Personalabteilungen vor Ort bergen Fehlerquellen und Eigenheiten. Zentrales Bewerbermanagement bringt hier entscheidende Qualitäts- und Zeitvorteile – und lässt nur noch das vor Ort, was auch vor Ort sein muss: die Gespräche mit dem Bewerber und die Entscheidung. 

Der Fachkräfte- und Lehrlingsmangel in immer mehr Branchen hat das Rennen um die besten Arbeitskräfte zum Alltag gemacht. Bewerber wissen das. Früher hatten Unternehmen die Macht gegenüber dem Bewerber. So hat der Bewerber auch mal vier Wochen oder länger auf eine Antwort vom Unternehmen gewartet. Interessante, attraktive Arbeitgeber konnten sich das erlauben. Wenn heute ein Bewerber innerhalb einer Woche nichts von dem Unternehmen gehört hat, dann ist es in der Regel raus aus dem Relevant Set. 

 

Die meisten Bewerbungen kommen elektronisch

Automatisiertes e-Recruiting ist in den Mangelbranchen bereits Pflicht. Mittlerweile kommen zum Beispiel in der Zeitarbeit 90 % der Bewerbungen elektronisch. Die Frage ist, wie schnell die eingehenden Bewerbungen bearbeitet werden. Hier ist zentralisiertes Bewerbermanagement unschlagbar. Alle eingehenden Bewerbungen laufen automatisch auf eine zentrale Bearbeitungsstelle. In der Praxis sieht es allerdings vielerorts anders aus. Da werden in den Niederlassungen die eingehenden Bewerbungen gestapelt, dann gesichtet, dann gibt es eine Abstimmung, dann ist der Zuständige nicht da … und die erste Woche ist vorbei. Auf die Prozesse, dass elektronisch eingehende Bewerbungen erst einmal ausgedruckt werden, um sie dem Verantwortlichen in Papierform vorzulegen, soll hier nicht eingegangen werden. Die Zeitfresser bei der Bearbeitung sind die uninteressanten Bewerbungen und die Schnittstellen zwischen den Abteilungen und/oder Niederlassungen – doch der Bewerber wartet nicht mehr, wenn es andernorts schneller geht. 

 

Schnell und nachhaltig absagen

Der erste wichtige Schritt ist also, die nicht relevanten Bewerbungen so schnell wie möglich auszusortieren und abzusagen. Das kann eine zentrale Kraft viel besser und schneller, als wenn das in jeder Niederlassung separat erledigt wird – vielleicht auch noch nach unterschiedlichen Kriterien. Bekanntermaßen erhöht eine Vielzahl von Fällen den Professionalisierungsgrad. Absagen erledigt das System vollautomatisch. Es bedarf dann bei – vielleicht künftig interessanten Bewerbern – nur noch der standardisierten Rückfrage, ob man die Unterlagen für evtl. spätere Vakanzen speichern darf. Zudem sollten Papierunterlagen unbedingt zurückgeschickt werden, denn das macht einen guten Eindruck. In Zeiten, in denen jeder von der Arbeitgebermarke spricht, kann es sich kein Unternehmen mehr leisten, dass es heißt: „Ich habe eine aufwendige Mappe geschickt und sie schicken das Material nicht mal zurück. Die Firma kannst Du vergessen.“ Oder anders: „Nein, die Stelle habe ich leider nicht bekommen – aber immerhin wurde die Mappe zurückgeschickt. Spricht für die Firma.“ 

 

Ablegen, damit es verfügbar ist

Die eingehenden Bewerbungen mit allen Unterlagen müssen schnellstmöglich im Bewerbermanagementsystem abgelegt werden – und möglichst auch richtig. Auch hier ist der zentrale Bewerbermanager ein Vorteil, weil er das Ablegen aus dem Effeff und damit schneller und besser erledigt. Wenn die Entscheidung über „einladen oder nicht“ einige Tage oder länger dauert, sollte sofort eine Rückmeldung versendet werden: „Unterlagen erhalten, danke, wir melden uns baldmöglichst“. Das wird zentral verschickt – mit lokal angepasstem Absender. Der Bewerber darf nicht merken, dass seine Unterlagen zentral liegen. Sollte er persönlich bei der Niederlassung nachfragen, hat diese selbstverständlich sofort Zugriff auf alle Bewerbungen. Die personalsuchende Stelle trifft dann die Vorauswahl, die Einladungen werden aber wieder zentral verschickt. Die Bewerbungsgespräche und die Entscheidung laufen dann wieder dezentral.

 

Fazit

StufeZwei Consulting begleitet Unternehmen bei der Umstellung auf zentralisiertes Bewerbermanagement. Die wichtigsten Punkte haben wir in unseren Praxistipps zusammengefasst:

  1. Die aktuellen Prozesse genau analysieren – in allen Niederlassungen.
  2. Vor allem auf die Schnittstellen achten, die aktuellen und die künftigen.
  3. Neuen Prozess definieren und in der Zentrale einrichten und optimieren.
  4. In einer Niederlassung als Pilotprojekt starten, dann die weiteren dazunehmen.
  5. Laufend gut kommunizieren und sich nicht von ersten Reibereien irritieren lassen. Das ist normal: Jede Veränderung bringt Widerstände hervor.

 

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