Word-Vorlagen in AÜOffice® einbinden

verfasst von zvoove, 21.01.2016
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Word-Vorlagen richtig in AÜOffice® integrieren

In AÜOffice® haben Sie die Möglichkeit, schnell und einfach eigene Wordvorlagen zu integrieren. Damit werden Daten, die bereits im Programm erfasst sind, bequem und automatisch übernommen. Wie Sie eigene Word-Vorlagen einbinden und sich damit manuelle Erfassungen sparen, möchte ich Ihnen heute gerne anhand eines individuellen Geburtstagsanschreibens für Ihre Kunden zeigen. Sie benötigen dazu: 

  • Ein individuelles Worddokument .doc(x)
  • Variablen aus AÜOffice®
  • Zugriff auf den Programmordner von AÜOffice®

Schritt 1: Erstellen Sie Ihr eigenes Worddokument

Das eigene Worddokument ist die Basis für die neue Vorlage in AÜOffice®. Erstellen Sie ein eigenes Wordfile, das alle gewünschten Daten enthält. Für die Variablen verwenden Sie einfach Platzhalter (siehe gelbe Markierungen). Dieses File speichern Sie im Anschluss als normales Wordfile (doc, nicht dot) am besten schnell auf dem Desktop, da das File am Ende noch umbenannt und verschoben werden muss. 
Word-Vorlagen in AÜOffice® einbinden

Schritt 2: Worddokument mit Variablen füllen 

Öffnen Sie nun zusätzlich die Variablenliste von AÜOffice®. Dazu gehen Sie im Hauptmenu links auf den Punkt "Infotheken" und klicken danach auf die Kategorie "Variablenliste für Wordtexte". Nun erhalten Sie im Feld rechts alle Variablenlisten, die in AÜOffice® zur Verfügung stehen. Da es sich in unserem Fall um ein Kundenanschreiben handelt, wählen Sie bitte das File "BHB Variablenliste KundenAnschreiben.doc" aus und öffnen Sie es (Doppelklick): 

 
Word-Vorlagen in AÜOffice® einbinden

 

Nun haben Sie eine Übersicht über alle Variablen, die Ihnen für Kundenanschreiben zur Verfügung stehen. Für die Firmenbezeichnung des Kunden steht beispielsweise die Variable "&Firma1". Alle Variablen beginnen mit "&". Kopieren Sie nun (bspw. mit der Tastenkombination STRG + C) die gewünschte Variable und fügen Sie diese (bspw. mit der Tastenkombination STRG + V) an die gewünschte Stelle ihres eigenes Wordfile aus Schritt 1 ein. Wiederholen Sie diesen Schritt gegebenenfalls, bis alle gewünschten Variablen eingefügt sind. Das fertige Anschreiben könnte am Ende so aussehen: 

 
Word-Vorlagen in AÜOffice® einbinden

Speichern Sie abschließend Ihr eigenes Wordfile wieder. 

Schritt 3: Worddokument in AÜOffice®-Ordner importieren und richtig kategorisieren

Damit die Vorlage nun auch in AÜOffice® bei Kunden zur Verfügung steht, muss ihr Wordfile aus Schritt 1 nur noch in den Programm-Vorlagen-Ordner kopiert und umbenannt werden. In den Programm-Vorlagen-Ordner gelangen Sie über den Menupunkt "Tools und Zubehör" - "Explorer" - "Mandanten-Texte": 

 
Word-Vorlagen in AÜOffice® einbinden

Sobald der Ordner geöffnet ist, können Sie ihr eigenes Wordfile einfach dorthin verschieben. Abschließend müssen Sie die Datei nur noch so umbenennen, dass Sie in der richtigen Programmkategorie zur Verfügung gestellt wird. Kunden-Vorlagen müssen beispielsweise immer mit "Kunden" beginnen: 

 
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Anschließend steht ihre eigene Vorlage bei Kunden unter dem Reiter "11: Anschreiben" zur Verfügung. Falls Sie das Anschreiben nachbearbeiten wollen, wählen Sie bitte die Checkbox "mit Nachbearbeitung" unter der Kategorie "Modus" aus: 

 
Word-Vorlagen in AÜOffice® einbinden

Fazit

Mit AÜOffice® ersparen Sie sich zeitraubende manuelle Erfassungen und können ganz bequem auf einen riesigen Pool an bereits fertiggestellten Dokumenten zugreifen. Sie haben noch Fragen zur Integration von Word-Dokumenten? Dann können Sie sich jederzeit an den Support wenden.

 

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