HR-Analytics: Welche KPIs sind relevant?

verfasst von zvoove, 15.03.2017
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Warum überhaupt HR-Analytics?

Datensammelwut nach dem Motto „je mehr Zahlen desto besser“ hat schon so manchen HR-Analysten zur Verzweiflung gebracht. Nutzlos verstaubt der Großteil der KPIs in den unendlichen Weiten der Datenbanken. Was fängt man jetzt mit den vielen Kennzahlen an? Und welche KPIs sind wirklich relevant? 

In vielen deutschen Unternehmen ist das Thema HR-Analytik relativ jung. Wenig Praxiserfahrung herrscht darin, wie die strategische Einbindung von Kennzahlen in Unternehmensentscheidungen funktioniert. Dabei können KPIs die informierte Entscheidungsfindung erleichtern und das Management bei der Auswahl zielgenauer Maßnahmen unterstützen. 

Zum Beispiel, indem sie dabei helfen: 

  • effiziente Recruiting-Kanäle zu identifizieren und das Budget erfolgsversprechend zu verteilen. 
  • Defizite im Recruiting, etwa bei der Nutzerfreundlichkeit der Karriereseite aufzudecken und zu beheben. 
  • die Skill-Gap zwischen Top- und Low-Performern zu identifizieren und Maßnahmen abzuleiten, mit denen sich diese Lücke schließen lässt. 
  • die Mitarbeiterperformance einzuschätzen, vorherzusagen und zu verbessern. 
  • Top-Performer und mögliche Nachwuchsführungskräfte zu erkennen und gezielt zu fördern – auch mit Blick auf das Nachfolgemanagement. 
  • Gründe für Fluktuation oder Absentismus festzustellen und Gegenmaßnahmen zu entwickeln. 

KPIs (Key Performance Indicators), die Auskunft über Schlüsselfaktoren in Unternehmenserfolg und -performance geben, sind eine wertvolle Entscheidungsgrundlage. Die Identifizierung performancesteigernder und -reduzierender Faktoren kann dabei helfen, Defizite gezielt zu beheben und Potentiale auszubauen. Ein Benchmark-Vergleich mit ausgewählten Performance-Indikatoren von Unternehmen mit ähnlicher Größe in der Region oder Branche ermöglicht es, die eigene Performance und die Dringlichkeit notwendiger Verbesserungen besser einzuschätzen.

 

Don'ts: die häufigsten Fehler

Möglichst viele Zahlen sammeln und analysieren – dieser Weg ist meist nicht zielführend. Ohne konkrete Zielbindung und Handlungsintention machen Kennzahlen wenig Sinn. Wer zuerst Zahlen erhebt, um sie dann auf mögliche Aussagen hin zu analysieren, fährt sozusagen ohne Navi ins unbekannte Land. Auch wenn sich manche Kennzahlen so schön einfach erheben lassen, ist das noch kein Grund, sie für den Fall der Fälle zu bunkern. 

Ein häufiger Fehler liegt darin, zu viele Kennzahlen zu sammeln, ohne etwas mit ihnen anzufangen.

Sinnvoll sind KPIs vor allem dann, wenn sie zielgebunden sind, also mit konkreten Problem- und Zielstellungen einhergehen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die gewonnenen Erkenntnisse in Maßnahmen zu übersetzen. 

Don’ts: 

  • In eine Datensammelwut verfallen, selbst wenn die Kennzahlen leicht zu erheben sind. 
  • Kennzahlen ohne konkrete Ziel-/Problembindung sammeln. 
  • Mit der Kennzahlenerhebung und -analyse ist keine Handlungsintention verknüpft. 
  • Es werden keine Vergleichszahlen/Benchmarks herangezogen. 

 

Dos: so geht’s besser

Eigentlich ist es logisch: um zu wissen, wo die Reise hingeht, muss zuerst das Ziel festgelegt werden. Für eine ziel- und handlungsorientierte Kennzahlenanalyse ist es meist sinnvoll, die Problemstellung als Startpunkt zu setzen und mithilfe datengestützter Entscheidungen zielorientierte Maßnahmen abzuleiten. 

Dos: 

  • Qualität statt Quantität: Lieber wenige, dafür aber relevante Kennzahlen sammeln, die sich in Maßnahmen übersetzen lassen. 
  • Zielgebundene Kennzahlen erheben, die Entscheidungen fundieren. 
  • Vergleichszahlen einbinden, zum Beispiel durch Benchmarking. 
  • Sinnvoller Weg: 

Ein Beispiel für diese Vorgehensweise:

  1. Problem: Die Belegschaft weist einen hohen Anteil älterer Mitarbeiter mit Schlüsselqualifikationen auf, einige von ihnen erreichen in Kürze das Rentenalter
  2. Problemgebundene Fragestellungen formulieren, um Kennzahlen auszuwählen, z. B.: Wie viele Mitarbeiter wollen/werden in den nächsten 10 Jahren in den Ruhestand gehen? Welche Schlüsselpositionen sind betroffen? Welche Qualifikationen gehen dadurch verloren? Gibt es geeignete Nachfolger im Unternehmen? Welche Maßnahmen in Nachfolgeplanung und Wissenstransfer sind sinnvoll? 
  3. Relevante Kennzahlen definieren: Mit Blick auf die Fragestellungen können relevante Kennzahlen selektiert und erhoben werden, zum Beispiel das durchschnittliche Alter der Belegschaft, das durchschnittliche Rentenalter/Pensionierungsalter im Unternehmen, die durchschnittliche Anzahl der Arbeitnehmer im Nachfolgerpool oder Talentpool (Successor Pool Coverage = Anzahl potentieller Nachfolger in Relation zu den schwindenden Mitarbeitern)
  4. Daten erheben, zum Beispiel Geburtsdaten, Anzahl der Angestellten, Zahl der Pensionierungen im Zeitverlauf (in der Vergangenheit und auf die Zukunft projiziert) geordnet nach Funktion/Region, Arbeitnehmer im Nachfolgerpool segmentiert nach Schlüsselpositionen.

 

HR-Analytics im Recruiting

Defizite im Recruiting-Prozess beheben und den Erfolg in der Personalgewinnung steigern: Kennzahlen können dabei durchaus hilfreich sein. Will ein Unternehmen beispielsweise sein Bewerberaufkommen erhöhen, kann es versuchen anhand einer Analyse relevanter Kennzahlen die richtigen Stellschrauben dafür zu identifizieren. 

Wichtige Fragestellungen zur Evaluation der Bewerberquellen sind zum Beispiel: 

  • Welche Kanäle (Social Media, Jobportale, Google…) liefern den größten Anteil an Bewerbern, die ihre Bewerbung erfolgreich abgeschlossen haben? Hat ein Unternehmen zum Beispiel 3/4 seiner Top-Performer über XING-Anzeigen akquiriert, macht es Sinn, die Budgetverteilung dahingehend zu überdenken. 
  • Wie viele Kandidaten haben die eigene Karriereseite mit Aufmerksamkeit (gemessen an der Verweildauer auf der Seite) gelesen? 
  • Wie viele von ihnen haben die Stellenangebote angesehen? Springen hier z. B. viele Kandidaten ab, könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass die Stellenanzeigen auf der Karriereseite schwer auffindbar sind. 
  • Verliert das Unternehmen viele Bewerber beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars? Dann ist dieser Prozess vielleicht zu umständlich. 

Relevante Kennzahlen im Recruiting sind je nach Zielsetzung zum Beispiel: 

  • Time-to-Fill: Dauer, bis die Vakanz besetzt ist. 
  • Time-to-Interview: Zeitraum zwischen der Meldung des Stellenbedarfs und dem Bewerbungsinterview. 
  • Interne Feedbackzeit: Wie lange dauert es, bis der Recruiter ein Feedback zum Bewerber gibt? 
  • Cost-per-Hire: Kosten pro erfolgter Einstellung. 
  • Cost-per-Application: Kosten pro Bewerbung oder anfallende Kosten, um eine bestimmte Anzahl an Bewerbungen zu generieren. 
  • Cost-of-Vacancy: Kosten, die eine unbesetzte Stelle verursacht. 
  • Klickzahlen & weitere Recruiting-Kennzahlen: Klicks auf die Stellenanzeigen und die Karriereseite, Anzahl der ausgefüllten Bewerbungsformulare und Einladungen zum Vorstellungsgespräch, Anzahl der Interviews pro Bewerber.
  • Bewerbungen je Quelle: Anzahl der eingehenden Bewerbungen nach Recruiting-Kanal. 
  • Bewerbungen nach Mitarbeiterempfehlungen: Anteil der Bewerbungen, die durch Mitarbeiterempfehlungen erfolgt sind. 
  • Active Sourcing Erfolg: Eingegangene Bewerbung als Reaktion auf Maßnahmen der Direktansprache. 
  • Offer-Rate: Anzahl der erfolgten Stellenangebote. 
  • Offer-Acceptance-Rate: Verhältnis von Vertragsangeboten zu erfolgreichen Einstellungen. 
  • Einstellungserfolg nach Quelle: Anteil der erfolgreichen Einstellungen nach Recruiting-Kanal. 
  • Retention Rate: Prozentualer Anteil der Neueinstellungen, die nach der Probezeit im Unternehmen verbleiben.

 

 

Fazit

Auch wenn sich manche Kennzahlen bequem erheben lassen, ist es kaum sinnvoll, sie für den Fall der Fälle zu bunkern. Kennzahlen machen dann Sinn, wenn sie zielgebunden und mit konkreten Handlungsintentionen verbunden sind. Problemrelevante KPIs können die strategische Entscheidungsfindung erleichtern und dabei helfen, konkrete Maßnahmen mit Blick auf ein messbares Ziel zu definieren, zum Beispiel eine Steigerung des Bewerberaufkommens im Recruiting oder zur Optimierung des Workforce- und Talent-Managements

Quelle Foto: Fotolia © designer491

 

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