Bewerbungsabsagen: neutral – kurz – höflich

verfasst von zvoove, 17.05.2016
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Auch AGG-konforme Absagen können beim Bewerber einen guten Eindruck hinterlassen

Seit es das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)  gibt, geht die Angst vor Klagen abgelehnter Bewerber um. War früher das Schreiben einer Bewerbungsabsage nur eine Fußnote – das Unternehmen war schließlich auf die besten Bewerber konzentriert –, heißt es mittlerweile aufpassen. Denn das AGG wartet auch hier mit Fußangeln. 

Im Bewerbermanagement sind Absagen öfter ein Thema, denn in der Regel führt ein mehrstufiger Prozess  zur Entscheidung. Viele Unternehmen handhaben es so, dass sie bereits nach der Erstsichtung offensichtlich wenig geeigneten Bewerbern absagen. Die vielversprechenderen Bewerbungen werden dann offen gelassen, bis eine endgültige Entscheidung getroffen und eine Zusage des Wunschkandidaten vorliegt. 

Egal wann Sie Bewerbungsabsagen versenden, die nachfolgenden Punkte gelten in jedem Fall.

 

Neutral: Diskriminierungsfreie Bewerbungsabsagen

Das AGG fordert, dass niemand aufgrund der ethnischen Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität benachteiligt werden darf. Daraus folgt: Absageschreiben an Bewerber sollten so neutral wie möglich gehalten werden. Dann hat ein argwöhnischer abgelehnter Bewerber keinen Anhaltspunkt für eine Klage auf Nicht-Gleichbehandlung, z.B. weil ein Mann, ein Jüngerer oder ein Mensch ohne Behinderung eingestellt wurde.

 

Zeitpunkt der Bewerbungsabsage dokumentieren

Im Falle einer Klage muss das Unternehmen beweisen, dass keine Ungleichbehandlung stattgefunden hat. Deshalb ist es intern wichtig, den Zeitpunkt und den Grund der Absage zu dokumentieren. Besonders sorgfältig sollten Personaler bei Bewerbungen sein, die deutliche Hinweise auf AGG-Kriterien enthalten (siehe oben). Hier empfiehlt sich ein Zugangsnachweis, z.B. Einschreiben, für die Bewerbungsabsage. Die Dokumentation des Zeitpunkts ist deshalb so wichtig, weil Klagen nach dem AGG nur mit einer Ausschlussfrist von zwei Monaten möglich sind. Wenn Sie alles sauber dokumentiert haben, können Sie bei drohender Klage sofort die sachliche Begründung liefern und so einen Rechtsstreit und Schadensersatz vermeiden.

 

Bewerbungsabsagen kurz halten

Aus der Neutralität ergibt sich auch die Kürze: Eine Bewerberabsage muss klar und eindeutig sein. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, sparen Sie sich Floskeln und Trostspender: Das nutzt dem Bewerber ohnehin nichts. Es ist und bleibt eine Absage. Aber das Drumherumschreiben birgt die Gefahr, dass Sie in die AGG-Falle tappen, z.B.: „Trotz Ihrer hervorragenden Qualifikation müssen wir Ihnen …“ Hier könnte eine abgelehnte Bewerberin argumentieren, dass sie nicht wegen ihrer fachlichen Qualifikation, sondern wegen ihres Geschlechts abgelehnt wurde.

 

Höflichkeit hilft der Arbeitgebermarke

Das Problem an diesen neutralen und kurzen Bewerbungsabsagen ist, dass sie beim Bewerber nicht gerade gut ankommen. Da man getrost davon ausgehen kann, dass Arbeitssuchende auch miteinander sprechen, sollten Sie mit Blick auf die Arbeitgebermarke  zumindest ein freundliches Danke mitversenden: „Wir danken Ihnen dafür, dass Sie sich für unser Unternehmen interessiert und bei uns beworben haben. Wir wünschen Ihnen für Ihren weiteren Berufsweg alles Gute.“

 

Die persönliche Bewerberabsage

Deutlich anders sollten Sie bei Bewerbern reagieren, denen Sie zwar für die aktuelle Stelle absagen müssen, die Ihnen aber so interessant erscheinen, dass Sie für spätere Stellenausschreibungen in Frage kommen. Dann sollten Sie dies im Absageschreiben auch formulieren: „Ihre Qualifikationen und Ihr Auftreten haben uns überzeugt, so dass wir gerne mit Ihnen Kontakt aufnehmen würden, wenn wir wieder eine Stelle zu besetzen haben.“ Zudem ist hier der persönliche Kontakt wichtig: Machen Sie sich die Mühe, einem qualifizierten Bewerber mündlich abzusagen und ihm – wenn es möglich ist – die sachlichen Gründe zu erläutern. Diese mündliche Absage sollte aber nur durch Mitarbeiter erfolgen, die AGG-geschult sind. Fragen Sie gleichzeitig, ob Sie die Bewerbungsunterlagen behalten bzw. längerfristig speichern dürfen. Das zeigt Wertschätzung und qualifiziert Sie als Arbeitgeber, dem an den Menschen gelegen ist. Für das Unternehmen wiederum gibt es nichts Wertvolleres, als qualifizierte Bewerberdaten in petto zu haben. Das erlaubt die schnelle Besetzung von Stellen. 

Selbstredend muss einem Telefonat auch ein entsprechendes Absageschreiben folgen, gegebenenfalls inklusive dem Hinweis auf die verabredete weitere Speicherung der Bewerberdaten sowie einer Einwilligungserklärung. Manche Personalabteilungen fordern den Bewerber dazu auf, sich trotz der Absage auf weitere Stellen des Unternehmens zu bewerben. Das soll an dieser Stelle hinterfragt werden: Wenn eine Bewerbung so interessant ist, warum sollte man dann die Daten nicht gleich behalten?

 

Bewerbungsunterlagen zurücksenden

Wenn Unterlagen per Post eingehen – heute ohnehin immer weniger – sollten diese zusammen mit der Bewerbungsabsage in einem ordentlichen Zustand zurückgesandt werden. In einer Bewerbung steckt viel Mühe und zudem Geld. Menschen in Arbeitslosigkeit sind um jedes Foto, jede Kopie und jede Mappe dankbar, die sie wiederverwenden können. Auch das ist ein Aspekt der Wertschätzung und dient damit der Arbeitgebermarke. Übrigens „zu unserer Entlastung zurück“ – diese Formulierung sollte sich überholt haben: „Zu unserer Entlastung“ sendet das unangenehme Signal, dass der Bewerber eine Belastung ist. Wertschätzung klingt anders.

 

Bewerberabsage: Checklist

Folgendermaßen können Sie eine Bewerbungsabsage aufbauen: • Bezug nehmen auf die Stellenausschreibung • Klare Absage formulieren. • Ggf. Bezug nehmen auf ein stattgefundenes Absagetelefonat und das Interesse und die Speicherung der Daten noch einmal bestätigen • Dank für das Interesse und die Bewerbung • Gute Wünsche für die Zukunft und Grußformel

 

Fazit

Abschließend noch einmal ausdrücklich: Schreiben Sie keine Begründungen. So hilfreich das für den Bewerber wäre: Es ist einfach zu kritisch mit Blick auf das AGG, denn Worte sind interpretationsfähig – da mögen sie noch so gut gemeint gewesen sein.

 

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