Personalbeschaffung 

Die Personalbeschaffung ist eine Funktion des Personalmanagements. Sie stellt sicher, dass das Unternehmen bedarfsgerecht mit Arbeitskräften versorgt wird, diese also in der richtigen Quantität und Qualität zur richtigen Zeit und am richtigen Ort vorhanden sind. Dabei ist nicht nur der aktuelle Personalbedarf zu berücksichtigen, sondern auch der potenzielle Bedarf in der Zukunft. Die Basis für die bedarfsgerechte Personalbeschaffung bildet die Personalbedarfsermittlung zur Ermittlung des für die Unternehmensziele erforderlichen Personalbedarfs in quantitativer, qualitativ und zeitlicher Hinsicht. Weitere relevante Informationen zur Personalbeschaffung bieten Analysen der Arbeitsmarktsituation, um Transparenz auf dem internen und externen Arbeitsmarkt zu schaffen. Auf dem interne bzw. innerbetriebliche Arbeitsmarkt nimmt das Unternehmen z. B. personalpolitische Anpassungen (z. B. laufbahnorientierte Versetzung) vor, um den Personalbedarf zu decken sowie Arbeitsangebot und Arbeitsnachfrage in Ausgleich zu bringen. Diese können sich auf einen einzigen Betrieb konzentrieren oder über mehrere Betriebe und verschiedene Unternehmen eines Konzerns erstrecken. Der externe Arbeitsmarkt liegt außerhalb des Unternehmens und wir durch konjunkturelle und saisonale Schwankungen sowie die Bevölkerungsstruktur beeinflusst. Für die Personalbeschaffung können regionale, nationale oder ausländische (Teil)Arbeitsmärkte von Bedeutung sein. Informationen zur Konjunktur- und Arbeitsmarktentwicklung bietet beispielsweise das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung. Besteht ein Arbeitskräftemangel, übersteigt die Nachfrage nach Arbeitskräften das Angebot. Dieses Unterangebot an Arbeitskräften kann dazu führen, dass Unternehmen ihre Stellen aufgrund niedriger Bewerberquoten nicht besetzen können. Sind auf dem Arbeitsmarkt nicht genügend Bewerber mit den richtigen Qualifikationen vorhanden, kann dies Fachkräfteengpässe bedingen. Ein Fachkräftemangel liegt vor, wenn diese Situation langfristig andauert und flächendeckend ist, also nicht nur temporär besteht und auf bestimmte Berufsgruppen, Branchen oder Regionen beschränkt ist. Weitere personalbeschaffungsrelevante Informationen kann eine Analyse der Konkurrenzsituation liefern, zum Beispiel wie viele Arbeitskräfte die Konkurrenz in der jeweiligen Bewerberzielgruppe nachfragt oder wie hoch das Ausmaß der Freisetzungen ist. Untersuchungen zur Arbeitgebermarke liefern Hinweise darauf, wie ein Unternehmen von potenziellen Bewerbern und den eigenen Mitarbeitern wahrgenommen wird. Das Unternehmen kann hier gezielt Fragen angehen wie: Was erwartet die Zielgruppe von der Außenkommunikation des Arbeitgeberimages? Wie kann es sich mit seiner Unique Applying Proposition – ein Alleinstellungsmerkmal des Unternehmens analog zur Unique Selling Proposition – von anderen Arbeitgebern abheben? Das Personalmarketing unterstützt Unternehmen dabei, eine solche Unique Applying Proposition zu konzipieren. In diesem Kontext sind Maßnahmen des Employer Brandings von Bedeutung. Die Arbeitgebermarkenbildung umfasst strategische Maßnahmen zur Bildung und Stärkung der Arbeitgebermarke, mit dem Ziel, von potenziellen Bewerbern und den eigenen Mitarbeitern als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Eine erfolgreiche Kommunikation der Arbeitgebermarke erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich vor allem Kandidaten bewerben, die sich mit den Arbeitgeberclaims identifizieren und in das Unternehmen passen (Cultural Fit). Intern kann sich eine als attraktiv wahrgenommene Arbeitgebermarke auf die Motivation und Bindung der eigenen Mitarbeiter auswirken, die als Unternehmensbotschafter die vermittelten Werte nach außen transportieren. 

Interne Personalbeschaffung

Grundsätzlich lassen sich zwei Möglichkeiten der Personalbeschaffung unterscheiden: die interne und externe Personalbeschaffung. Die interne Personalbeschaffung eignet sich zum Beispiel, um Mitarbeitern Aufstiegschancen zu bieten, freie Kapazitätsreserven zu nutzen oder um Schlüsselpositionen mit geringerem Fehlentscheidungsrisiko zu besetzen. Zur kurzfristigen Deckung des Personalbedarfs bzw. zum Ausgleich von Personalunterdeckung können Mehrarbeit oder Überstunden sinnvoll sein. Ist diese Maßnahme allerdings von Dauer, kann sie zu Überlastungen führen und sich nachteilig auf die Arbeitsproduktivität und Gesundheit der entsprechenden Mitarbeiter auswirken. Eine Reaktion auf hohen Krankenstand im Unternehmen oder unerwartete Auftragsspitzen kann eine Urlaubsverschiebung sein: Mitarbeiter müssen den bereits genehmigten Urlaub in dem Fall vorläufig canceln und auf einen späteren Zeitraum verschieben. Hier ist das Mitbestimmungsrecht von Betriebs- und Personalrat zu berücksichtigen. Im Falle einer qualitativen Unterdeckung ist eine Anpassung der Mitarbeiterqualifikationen durch Personalentwicklungsmaßnahmen erforderlich. Ist im Unternehmen ein Arbeitsplatz zu besetzen, kann eine interne Stellenausschreibung (z. B. am Schwarzen Brett, per E-Mail, im Intranet) erfolgen. Hierzu besteht u. U. auch eine Notwendigkeit: Nach § 93 BetrVG kann der Betriebsrat verlangen, dass Vakanzen vor ihrer Besetzung innerhalb des Betriebs ausgeschrieben werden. Eine weitere Möglichkeit der internen Personalbeschaffung ist die Versetzung: Bei einer horizontalen Versetzung erfolgt der Stellenwechsel auf derselben Hierarchieebene, bei der vertikalen Versetzung steigt der Mitarbeiter in der Hierarchie auf oder ab. Die durch die Versetzung frei gewordene Stelle muss bei Bedarf neu ersetzt werden. Unternehmen mit Auszubildenden haben die Möglichkeit, diese als Maßnahme der internen Personalbeschaffung zu übernehmen. Die Vorteile der internen Personalbeschaffung bestehen u. a. darin, dass das Unternehmen seinen Mitarbeitern Aufstiegs- und Entwicklungschancen bietet, etwa bei der laufbahnorientierten Versetzung. Im Gegensatz zu der externen Personalbeschaffung hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Arbeitsleistung der Mitarbeiter langfristig zu beobachten, was das Risiko von Fehlentscheidungen minimieren kann. Außerdem erfolgt die interne Besetzung vergleichsweise schnell und ist i. d. R. mit geringeren Personaleinstellungs- und Personalwerbekosten verbunden. Allerdings kann eine interne Besetzung auch zu Spannungen unter Kollegen führen und das Betriebsklima verschlechtern. Greift der Arbeitgeber auf den internen Mitarbeiterpool zurück, hat er weniger Auswahlmöglichkeiten als auf dem externen Arbeitsmarkt. Außerdem können etwa bei Versetzungen neue Vakanzen entstehen, die anschließend neu zu besetzen sind. 

Externe Personalbeschaffung

Ist im Unternehmen beispielsweise kein geeigneter Mitarbeiter für eine Vakanz vorhanden oder wäre eine Weiterqualifizierung für die Stelle zu aufwändig, kann die Personalbeschaffung über den externen Arbeitsmarkt erfolgen. Die externe Bedarfsdeckung erfolgt entweder passiv oder aktiv. Bei der passiven Personalbeschaffung schreibt das Unternehmen z. B. eine Stelle aus und wartet dann auf eingehende Bewerbungen, ohne weitere Maßnahmen vorzunehmen. Neben der Ausschreibung von Stellen kann es auch Personalvermittler oder Arbeitsagenturen einschalten, die die das Unternehmen bei der Suche nach geeigneten Kandidaten unterstützen. Zu den aktiven Vorgehensweisen gehört die Direktansprache von potentiellen Mitarbeitern. Kandidaten werden dabei beispielsweise anhand ihres Profils in den sozialen Netzwerken wie XING oder Facebook ausfindig gemacht und kontaktiert oder beim Hochschulrecruiting angeworben. Weitere Möglichkeiten der externen Personalbeschaffung bieten die Arbeitnehmerüberlassung, das Empfehlungsmarketing durch eigene Mitarbeiter oder E-Recruiting, also die Personalbeschaffung über das Internet und mithilfe von elektronischen Medien. Im Vergleich zur internen Personalbeschaffung hat das Unternehmen auf dem externen Arbeitsmarkt i. d. R. mehr Auswahlmöglichkeiten und braucht weniger Kosten für Personalentwicklung-/Qualifizierungsmaßnahmen aufbringen, die mit der internen Anpassung von Mitarbeiterqualifikationen verbunden sind. Ggf. muss das Unternehmen jedoch mit einer längeren Einarbeitung neuer Mitarbeiter und höheren Beschaffungskosten rechnen.

Fazit

Die Personalbeschaffung sorgt dafür, dass das Unternehmen seinen Personalbedarf quantitativ und qualitativ decken kann. Die Maßnahmen lassen sich unterteilen in externe Personalbeschaffung über den externen Arbeitsmarkt, z. B. durch Active Sourcing, und interne Personalbeschaffung über den interbetrieblichen Arbeitsmarkt, indem beispielsweise die Stellenanzeige zunächst intern ausgeschrieben wird.