Die Personalabteilung ist eine Abteilung im Unternehmen, die für **personelle Aufgaben **zuständig ist. Synonym wird sie auch als HR-Abteilung oder Personalverwaltung bezeichnet. Die Aufgaben der Personalabteilung umfassen zum Beispiel Verwaltungsaufgaben, die Mitarbeitergewinnung, die Personalentwicklung und die Entlassung von Mitarbeitern. Eine eigene Personalabteilung findet man oft in größeren Unternehmen. Sie bildet eine eigene Organisationseinheit, die sich ausschließlich um Personalfragen kümmert. Für Mitarbeiter und Führungskräfte ist die Personalabteilung eine zentrale Anlaufstelle.
Aufgaben der Personalabteilung
Je nach Unternehmen übernehmen Mitarbeiter der Personalabteilung verschiedene Aufgaben. Dazu gehören zum Beispiel die Bereiche:
- Personalbeschaffung: Die Rekrutierung von Mitarbeitern soll sicherstellen, dass personelle Kapazitäten im Unternehmen zur Realisierung von Unternehmenszielen gedeckt sind. Nach Meldung eines Stellenbedarfs (z. B. aufgrund einer freigewordenen Stelle) werden Maßnahmen zur Personalgewinnung eingeleitet. Jobsuchende (aktive Kandidaten) werden i. d. R. per Stellenanzeige über die Print- und Online-Medien angesprochen. Passive Kandidaten, die nicht aktiv auf Jobsuche sind, können bspw. über Job-Banner, Active Sourcing oder durch Einsatz eines Headhunters erreicht werden. Beim Headhunting oder Executive Search werden z. B. Führungskräfte, High Potentials oder Young Professionals angesprochen, um sie für das Unternehmen anzuwerben. Active Sourcing (Direktansprache von Kandidaten) hat in Zeiten von Fachkräfteengpässen und verschärftem Wettbewerb im Recruiting an Bedeutung gewonnen. Die Ansprache potenzieller Mitarbeiter erfolgt zum Beispiel über Karrieremessen oder über die sozialen Medien (Social Recruiting). Eingehende Bewerbungen werden von der Personalabteilung entgegen genommen, überprüft und ggf. an Entscheider weitergeleitet. Einige HR-Abteilungen nutzen ein Bewerbermanagement-System (Recruiting-Software), um das Bewerbermanagement zu standardisieren und zu vereinfachen. War der Rekrutierungsprozess erfolgreich, kümmert sich die Personalabteilung um das Aufsetzen des Arbeitsvertrags.
- Personalentwicklung: Ziel der Personalentwicklung ist die Förderung und Entwicklung von Mitarbeitern. Dabei sollen Unternehmensziele und Bedürfnisse der Arbeitnehmer und Führungskräfte berücksichtigt werden. Durch Maßnahmen der Personalentwicklung lassen sich die fachlichen, methodischen, sozialen und persönlichen Qualifikationen optimieren. Um festzustellen, ob Personalentwicklungsbedarf besteht, wird bspw. eine Bedarfsanalyse durchgeführt: Ist- und Soll-Zustand personeller Kompetenzen werden verglichen, um mögliche Abweichungen festzustellen. Auf Grundlage der Bedarfsanalyse werden konkrete Entwicklungsmaßnahmen für einzelne oder mehrere Mitarbeiter geplant (z. B. Seminare, Schulungen, Workshops). Dafür greift die Personalabteilung zum Beispiel auf interne Schulungskräfte, E-Learning oder externe Dienstleister zurück. Für die Durchführung müssen entsprechende Vorkehrungen getroffen werden (z. B. Mitarbeiter zeitlich einplanen, Räume und Unterlagen stellen…). Anschließend wir in einer Erfolgskontrolle überprüft, wie zielführend die Maßnahmen waren.
- Entgeltabrechnung: Mitarbeiter der HR-Abteilung kümmern sich um die Lohnsteueranmeldung und ermitteln Brutto- und Nettoentgelte der Arbeitnehmer. Im Zuge seiner Nebenpflichten ist der Arbeitgeber zur Ausstellung einer Lohnabrechnung verpflichtet. Die Lohnabrechnung dokumentiert die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts eines Mitarbeiters.Der Arbeitnehmer kann die Entgeltzusammensetzung anhand der Abrechnung nachverfolgen. Sie zeigt an, wie hoch sein Brutto- und Nettoentgelt ist.
- Personaleinsatz: Die Personalplanung stellt sicher, dass alle Mitarbeiterkapazitäten kurz-, mittel- und langfristig gedeckt sind. Die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit den richtigen Qualifikationen muss zur richtigen Zeit am richtigen Einsatzort vorhanden sein. Die Personaleinsatzplanung beschäftigt sich mit dem Einsatz des Personals und bildet einen Teilbereich der Personalplanung. Zu ihr gehören die Personalbedarfsermittlung, die Planung der Personalbeschaffung sowie der Personalentwicklung, des Personaleinsatzes und der Personalfreisetzung.
- **Freistellung: **Gründe für die Personalfreisetzung sind bspw. dauerhafte Personalüberdeckungen. Als Ursache kommen zum Beispiel marktbezogene, unternehmens- oder mitarbeiterbezogene Gründe in Frage. Personalfreisetzung bedeutet nicht unbedingt Entlassung. Mitarbeiter können zum Beispiel auch umgesetzt werden oder durch Maßnahmen wie Arbeitszeitverkürzung und Kurzarbeit im Unternehmen gehalten werden. Die Ausgestaltung der Maßnahmen hängt u. a. davon ab, wie frühzeitig Freisetzungsursachen erkannt werden. Durch Maßnahmen wie einen Einstellungsstopp lassen sich Personalüberhänge ggf. vermeiden. Reaktive Maßnahmen wie Kündigungen oder Kurzarbeit erfolgen erst, nachdem die Ursachen erkannt wurden. Personalerhaltende Maßnahmen dienen der Vermeidung einer Kündigung. Ein Beispiel wäre, dass die Arbeitsgestaltung betroffener Mitarbeiter geändert wird oder Rationalisierungsinvestitionen aufgeschoben werden. Zu den Maßnahmen der internen Personalfreistellung gehören z. B.:
Eine örtliche Anpassung besteht bspw. in der Umsetzung oder Versetzung betroffener Mitarbeiter. Qualitative Anpassungen umfassen z. B. Umschulungen oder Weiterbildung. Maßnahmen zur externen Freisetzung bzw. zum Personalabbau sind zum Beispiel Kündigungen, Outplacement oder Aufhebungsverträge.
- Arbeits- und Datenschutz: Maßnahmen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz dienen dem Schutz des Personals. Beim Umgang mit Daten (z. B. Bewerberdaten) spielt das Thema Datenschutz eine große Rolle. Ab dem 25. Mai 2018 müssen alle geschäftsmäßigen Verarbeiter personenbezogener Daten die EU-Datenschutz-Grundverordnung einhalten. Die EU-DSGVO löst die bis dahin geltende EU-Datenschutzrichtlinie (Richtlinie 95/46/EG) ab. Sie soll das Datenschutzrecht innerhalb Europas vereinheitlichen. Die EU-DSGVO lässt durch Öffnungsklauseln nationale Regelungen zu. Im Zuge dessen wurde das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) an die Grundverordnung angepasst und löst das alte BDSG ab. Personaler müssen mit den neuen Regelungen vertraut sein, um Daten zu schützen. Das BDSG enthält bspw. Regelungen zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten. In der EU-DSGVO werden bestimmte Grundprinzipien und Betroffenenrechte thematisiert, die Datenverarbeiter einhalten müssen.
- **Ansprechpartner: **Die Personalabteilung ist Ansprechpartner für Führungskräfte, Mitarbeiter und Arbeitnehmervertreter (z. B. Betriebsrat, Gewerkschaften).
- Überwachung: Die Personalabteilung überwacht verschiedene Personalangelegenheiten und Maßnahmen. Sie kontrolliert Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Überstunden und Urlaubsanträge. Außerdem achtet sie auf die Einhaltung personaler Richtlinien und ahndet Verstöße durch Arbeitnehmer (z. B. durch Abmahnungen bei unentschuldigten Fehlzeiten).
- Personalakte: Die Personalakte dokumentiert Informationen über die Person des Arbeitnehmers und dessen Beschäftigungsverhältnis (z. B. Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Gehalts- und Kontaktdaten, Urlaubsanträge, Abmahnungen etc.). Früher wurden sämtliche Unterlagen im Papierformat archiviert. Mittlerweise nutzen Unternehmen auch digitale Personalakten, d. h. digital angelegte Archive zur elektronischen Verwaltung von Dokumenten. Dadurch sparen Personaler bspw. Druck- und Papierkosten und ggf. auch Mietkosten. Durch die Speicherung der Daten in einem einheitlichen Aktensystem sind wichtige Daten direkt zugänglich. Dadurch können sie schnell abgerufen werden. Akten müssen nicht mehr manuell abgeheftet werden, da sie automatisch archiviert werden.
Fazit
Die Personalabteilung oder HR-Abteilung eines Unternehmens übernimmt vielfältige Aufgaben im Personalbereich. Sie ist Ansprechpartner für Führungskräfte, Mitarbeiter und deren Vertreter. Die Personalabteilung kümmert sich um die Personalverwaltung, die Personalentwicklung und weitere personelle Angelegenheiten. Eine zentrale Aufgabe ist die Rekrutierung von Personal, um den Personalbedarf zu decken und aktuelle Vakanzen zu besetzen. Personalabteilungen findet man oft in größeren Unternehmen.
