Onboarding

Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen (kurz für „taking on board“) und bedeutet wörtlich das „An-Bord-Nehmen“ neuer Mitarbeiter. Einzuordnen ist er in den Bereich Personal- und Talentmanagement. Konkret verweist Onboarding auf die systematische Einführung eines neuen Arbeitskollegen in seinen Arbeits- und Einsatzbereich im Unternehmen. Die Integration verläuft mittels gezielter Maßnahmen, die es dem Arbeitnehmer erleichtern sollen, sich in seinem neuen Arbeitsumfeld zurecht zu finden.

Zunehmend Bedeutung gewinnt das Onboarding vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels und der steigenden Mobilität. Qualifizierte Arbeitskräfte haben heutzutage mehr Möglichkeiten, ihren Arbeitsplatz zu wechseln. Sollte eine neu gewonnene Arbeitskraft gleich nach den ersten Tagen im neuen Job wieder kündigen, ist das für Unternehmen mit hohen Kosten verbunden: Die vakante Stelle generiert Produktivitätsverluste und der kostspielige Bewerbungsprozess geht von Neuem los. Bis die Stelle erst einmal geschaltet ist und die Bewerbungsgespräche stattgefunden haben, hat das Unternehmen viel Zeit verloren. Umso wichtiger ist es, neue Mitarbeiter vom ersten Tag an zu binden. Ein erfolgreiches Onboarding beeinflusst die Einstellung des Arbeitnehmers positiv: Er nimmt den Arbeitgeber als attraktiv wahr und ist daher eher geneigt, ihn seinen Bekannten weiterzuempfehlen. Ein Pluspunkt also für das Arbeitgeberimage.

Ziele des Onboardings

Eine enge Mitarbeiterbindung, Identifikation mit der Unternehmenskultur, höhere Arbeitsproduktivität und soziale Eingliederung gehören zu den Hauptzielen des Onboarding-Prozesses. Angefangen mit der vollständigen Ausstattung des Arbeitsplatzes, führt eine gute Einarbeitung dazu, dass der Mitarbeiter weniger Fehler macht und leistungsfähiger arbeiten kann. Die beste Arbeitsproduktivität erzielt er dann, wenn er mit den neuen Aufgaben weder unter- noch überfordert ist. Je besser er sich in das neue Arbeitsumfeld einfügen kann, desto höher ist oft auch seine Eigeninitiative und Motivation. Erste positive Erfahrungen im neuen Unternehmen bieten dem Mitarbeiter emotionale Unterstützung. Besonders wichtig ist auch die soziale Integration: Ein Mitarbeiter, der mit den Kollegen und der Unternehmenskultur vertraut ist, fühlt sich wohler und kann selbstsicherer agieren. Neue Verhaltenskodizes oder Unternehmenssitten, angefangen mit dem Dresscode, lernt er bereits in den ersten Tagen im Unternehmen kennen. Ist er erst einmal damit vertraut, kann er vorherige Unsicherheiten abbauen. Wie in so vielen Bereichen heißt auch im Onboarding-Prozess das Zauberwort Wertschätzung. Ein Mitarbeiter, der sich als selbstwirksam erlebt, sich gebraucht und geschätzt fühlt, baut langfristig eine positivere Bindung zum Unternehmen auf.

Onboarding-Phasen

Die schrittweise Integration neuer Mitarbeiter lässt sich in drei Phasen unterteilen:

• Vorbereitung: Die erste Phase beginnt bereits nach der Vertragsunterzeichnung. Bevor der neue Mitarbeiter seine Stelle antritt, vergeht meist noch etwas Zeit, die Personaler gut zur Vorbereitung eines erfolgreichen Onboardings nutzen können. Für eine erste Orientierung empfiehlt es sich, dem neuen Kollegen genauere Informationen zum Unternehmen zukommen zu lassen, zum Beispiel ein Unternehmenshandbuch, Broschüren, Weiterbildungs- und Fortbildungskataloge etc. So kann er die Zeit bis zum Stellenantritt dafür nutzen, sich zu informieren und gut vorbereitet in den ersten Arbeitstag zu starten. Hilfreich ist außerdem, dem neuen Arbeitnehmer konkrete Ansprechpartner für aufkommende Fragen zu nennen. Das Unternehmen kann die Zeit dafür nutzen, den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters auszustatten und alle wichtigen Arbeitsmaterialien (Telefon, PC inkl. E-Mail-Adresse, Passwörter, Visitenkarten, Namensschilder, Schlüssel…) bereitzustellen. Es bietet sich auch an, einen Einarbeitungsplan für den neuen Kollegen zu erstellen und einen Paten/Buddy auszuwählen, der ihm während der Einarbeitung persönlich zur Seite steht. Das kann z. B. ein Mitarbeiter derselben Hierarchiestufe mit einem ähnlichen Aufgabengebiet sein, der ihm bei Fragen zum Arbeitsablauf oder fachlichen Fragen zur Seite steht. Alle Kollegen sollten über den neuen Mitarbeiter, seine Funktion und den Arbeitseintritt informiert werden. Dazu eignet sich zum Beispiel das Intranet als internes Kommunikationsmedium.
• **Orientierung: **Die Orientierungsphase beginnt mit dem ersten Arbeitstag im neuen Unternehmen. Eine freundliche Begrüßung, zum Beispiel ein Blumenstrauß oder eine Grußkarte am Arbeitsplatz, signalisieren Wertschätzung. Das gleiche gilt für den persönlichen Empfang durch den Pförtner, Chef oder einen Paten. Ein Rundgang durch das Gebäude mit allen wichtigen Anlaufpunkten (Abteilungen, Büros, Toilette, Küche, Raucherraum…) erleichtern die Orientierung. Dazu gehört auch die Vorstellung der neuen Kollegen, bestenfalls unterstützt durch ein Organigramm mit Fotos, Namen und Funktionen des Kollegiums. Bevor der neue Mitarbeiter mit seinen ersten Arbeitsaufgaben beginnt, kann es sinnvoll sein, dass ein ausgewählter Mitarbeiter (Pate) den Arbeitsablauf, Organisation, Unternehmenswerte und konkrete Aufgaben nochmals erklärt. Sollte das zu viel Input sein, können die Infos auch in einer schriftlichen Mappe zusammengefasst und dem Mitarbeiter zur späteren Lektüre ausgehändigt werden. An seinem Arbeitsplatz erhält er alle notwendigen Materialien und Daten, z. B. einen vorkonfigurierten PC, Passwörter, Schlüssel… Nach Ablauf der ersten Woche ist es sinnvoll, ein Feedback des neuen Arbeitnehmers einzuholen. Wie hat er sich ins Unternehmen eingelebt? Sind Probleme aufgetreten? Was hat ihm gefallen, was nicht? Hat er noch Fragen oder Anliegen? Wurden seine Erwartungen erfüllt? Bei Bedarf ist auch eine umfassendere EDV-Einweisung oder eine Delegation weiterer Aufgaben sinnvoll. Erste Kundenkontakte können ebenfalls arrangiert werden.
• **Integration: **In der Integrationsphase hat sich der Mitarbeiter bereits in das Unternehmen eingelebt. Er kennt wichtige Arbeitsabläufe und Strukturen, Arbeitskollegen und die Unternehmenskultur. In dieser Phase geht es vor allem darum, die bestehende Bindung noch zu vertiefen, zum Beispiel durch gemeinsame Workshops mit anderen Mitarbeitern oder Teambuilding-Maßnahmen. Hat sich der Mitarbeiter bereits gut in sein Aufgabengebiet eingefügt, kann er zunehmend eigenverantwortlich arbeiten. Eventuell bietet es sich auch an, ihn an Arbeitsgruppen oder Projekten zu beteiligen. Da seit der Orientierungsphase bereits einige Zeit vergangen ist, kann ein weiteres Feedbackgespräch sinnvoll sein.

Fazit 

Vor allem in Zeiten erhöhter Mobilität und verstärktem Arbeitsplatzwechsel ist ein erfolgreiches Onboarding entscheidend. Damit der neue Mitarbeiter seine Entscheidung für den Job nicht schon am ersten Tag bereut oder gar an Kündigung denkt, ist es wichtig, ihm von Beginn an Wertschätzung entgegen zu bringen. Wenn er sich von Anfang an im Unternehmen wohl fühlt, ist die Wahrscheinlichkeit einer langfristigen, positiven Bindung deutlich höher. Ein erfolgreiches Onboarding prägt die Einstellung des neuen Arbeitnehmers gegenüber seinem Arbeitgeber. Es legt nicht nur Wert auf die fachliche Einarbeitung, sondern auch die Integration in die Belegschaft und Unternehmenskultur. Das beginnt schon mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und endet erst dann, wenn der Mitarbeiter sich vollständig in das Unternehmen eingelebt hat.