Mitarbeitergespräch-Leitfaden: Der 3-Phasen-Plan

Mitarbeitergespräch: Der Leitfaden für gelungenes Feedback

Das Feedbackgespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter ist ein sensibles Thema – es braucht Fingerspitzengefühl, Vorbereitung und vor allem ein transparentes Fazit. Im folgenden Blogbeitrag unterteilen wir das Mitarbeitergespräch in die 3 Themenbereiche bzw. Phasen:

• Aufgaben des Beschäftigten & Arbeitsbedingungen
• Zusammenarbeit im Team & zwischen Führungskraft und Mitarbeiter
• berufliche Entwicklungspotenziale

Im Folgenden gehen wir auf jede Phase ein, um Dir einen Leitfaden an die Hand zu geben, an dem Du Dich bei der Realisierung konstruktiver Mitarbeitergespräche orientieren kannst.

Mitarbeitergespräch: Aufgaben und #Arbeitsbedingungen

Mache Dir für jedes der 3 Themen klar, welches Ziel diesem Gesprächsabschnitt zugrunde liegt. In diesem Fall sind die Ziele:

• Menge und Qualität der geleisteten Arbeit besprechen / Meinungsabgleich.
• Überprüfung, ob Mitarbeiter und Vorgesetzte/r dasselbe Aufgabenverständnis haben.
• Identifizierung möglicher Herausforderungen, denen der Mitarbeiter sich regelmäßig ausgesetzt sieht, Inkl. Lösungsansätze.
• Blick auf die Arbeitsbedingungen bzgl. Materialien und Bürosituation, ggf. Besprechung möglicher Verbesserungen.

Damit Du die oben genannten Ziele erreichst, können folgende Fragen helfen:

Thema Aufgaben im Mitarbeitergespräch

• „Wie definierst Du Deine Kernaufgaben?“
• „Gibt es Aufgaben, mit denen Du besonders zufrieden/unzufrieden bist?“
• „Welche Ziele haben Deine Aufgaben im unternehmerischen Kontext?“
• „Ist immer klar, welchem Zweck die jeweilige Aufgabe dient?“
• „Gibt es im Tagesgeschäft Luft für eigenständiges Handeln, selbstbestimmte To-dos?“
• Stelle Dir als Vorgesetzte:r die Frage, was dem/der Mitarbeiter:in Deiner Meinung nach am meisten Spaß macht.
• Was sind Anforderungen und Skills, auf die es für Dich als Führungskraft ankommt, um den jeweiligen Job gut zu machen?

Thema Arbeitsbedingungen im Mitarbeitergespräch

• „Gibt es Störfaktoren, die die tägliche Arbeit beeinträchtigen? Welche Bedingungen wirken sich positiv aus?“
• „Gibt es wiederkehrende technische, personelle oder organisatorische Herausforderungen?“
• „Könnte man Arbeitsabläufe verbessern?“
• „Wie kommt der/die Mitarbeiter:in mit der Menge an Aufgaben zurecht? Zu viel? Zu wenig?“

Fazit: Welche Ziele und Maßnahmen zur Verbesserung der Aufgaben & Arbeitssituation sehen beide Parteien?

Mitarbeitergespräch: Leitfaden für #Zusammenarbeit

Ziele vom 2. Part des Mitarbeitergespräch-Leitfadens sind:

• Die jeweilige Erwartungshaltung zu identifizieren.
• Zwischenmenschliche Aspekte der Zusammenarbeit zu besprechen.
• Eventuelle Missverständnisse aus dem Weg zu räumen.
• Vertrauensförderung im Kollegium.
• Die Benennung positiver Abläufe in der Zusammenarbeit.

Damit Du die oben genannten Ziele erreichst, können folgende Fragen helfen:

• Informierst Du Deine Mitarbeiter als Vorgesetzte/r ausreichend? Findet eine transparente Kommunikation statt?
• Wie empfindest Du die Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter? Was funktioniert gut/was nicht? Warum funktioniert es nicht?
• Wie steht es um die Feedbackkultur? Erkennst Du erbrachte Leistung durch regelmäßiges Lob an?
• Bietest Du konstruktives Feedback zur Qualität der Arbeit? Wissen Mitarbeiter, wann Du zufrieden/unzufrieden bist?
• Beziehst Du Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung ein? Setzt Du Vorschläge um?
• Unterstützen Deine Mitarbeiter Dich auch in schwierigen Situationen?
• Wie empfindest Du Deinen Umgang mit Mitarbeiter? Fair? Distanziert? Empathisch?
• Wie empfindest Du das Verhalten der Mitarbeiter im kollegialen Umfeld?

Fazit: Welche Ziele und Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit sehen beide Parteien?

Mitarbeitergespräch: Leitfaden für #Berufliche Entwicklungspotenziale

Ziele vom 3. Part des Mitarbeitergespräch-Leitfadens sind:

• (Neue) berufliche Interessen/Qualifikationswünsche zu identifizieren.
• Den aktuellen Kenntnisstand zu erörtern und ggf. Entwicklungspotenziale zu erkennen.
• Geeignete Maßnahmen zur Entwicklungsförderung festzulegen.

Damit Du die oben genannten Ziele erreichst, können folgende Fragen helfen:

• Hat die Person das Gefühl, ihre individuellen Fähigkeiten voll ausschöpfen zu können?
• Welche Stärken siehst Du als Vorgesetzte/r bei dem Mitarbeiter? An welchen Stellen ist Luft nach oben?
• Gibt es Bereiche/Abteilungen/Projekte, in die mehr Einblick gewährt werden soll?
• Welche Fortbildungen/Qualifizierungen/Maßnahmen kommen in Frage, um den Mitarbeiter zu fördern?
• Was kann die Person selbst tun, um berufliche Skills zu erhalten/zu verbessern?

Fazit: Welche Ziele und Maßnahmen zur beruflichen Weiterentwicklung sehen beide Parteien?

6 Tipps für tolles Feedback im Mitarbeitergespräch

Nachdem wir uns dem inhaltlichen Leitfaden gewidmet haben, werfen wir zuletzt noch einen Blick auf allgemeine Basics. Aus kommunikationspsychologischer Sicht birgt ein Feedbackgespräch natürlich jede Menge Stolperpotenzial – achte deshalb auf diese 6 Faustregeln:

Frühzeitig einladen: Gib dem Mitarbeiter ebenfalls die Chance, sich vorzubereiten und lade die Person entsprechend frühzeitig zum Gespräch ein.

Haltung bewahren: Signalisiere Interesse durch Gestik und Mimik. Wende Dich Deinem Gegenüber zu und halte den Blickkontakt.

Interesse bekunden: Fasse Aussagen ruhig noch einmal zusammen und erkundige Dich, ob Du alles richtig verstanden hast.

Gesprächsanteile beachten: Immer dran denken, dass es sich hier um einen Dialog handelt. Schließlich bist auch Du auf das Feedback Deiner Mitarbeiter angewiesen.

Ruhe bewahren: Lasse Dein Gegenüber ausreden – vermeide es, Sätze zu vollenden oder demjenigen gar ins Wort zu fallen.

Zeit einplanen: Jedes Mitarbeitergespräch ist anders; kalkuliere deshalb einen großzügigen Zeitpuffer ein, sodass Du das Gespräch keinesfalls abrupt abbrechen musst. (Der Richtwert für die Dauer des Mitarbeitergesprächs liegt bei ca. 1 Stunde).