Absage nach Vorstellungsgespräch: So geht es richtig

Auch Absagen gehören zum Tagesgeschäft

Im Idealfall schalten Sie eine Jobanzeige und erhalten mehr als eine vielversprechende Bewerbung. Was nun folgt, ist der typische Drahtseilakt auf dem Recruiting-Trapez: Erst einmal müssen Sie ausloten, von welche Kandidaten Sie sich einen persönlich Eindruck machen möchten – und nach einigen Vorstellungsgesprächen stellen Sie sich eine ganz ähnliche Frage noch einmal: Welche Person passt langfristig ins Unternehmen? Die Entscheidung ist dicht gefolgt von der unpopulären Absage aller anderen Mitstreiter. Ein sehr sensibles Thema, das insbesondere nach dem Vorstellungsgespräch an Emotionalität noch weiter zunimmt. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einige Praxistipps, damit Absagen nach dem Vorstellungsgespräch ihr Stolperstein-Dasein künftig ablegen.

Die richtige Bewerbungsabsage: Persönlich, authentisch, schnell

Auch wenn kein Gesetz existiert, das Ihnen die Bewerbungsabsage vorschreibt, sollten Sie darauf niemals verzichten. Denn genauso wie Ihre Karriereseite oder die vorangegangene Kommunikation ist auch die Absage nach dem Vorstellungsgespräch Teil Ihres Employer Brandings. Sie haben einen Ruf zu verlieren und genau deshalb ist es wichtig, eine Absage schnell und persönlich zu kommunizieren. Der Kandidat hat vorab viel Zeit und Mühe investiert, vor allem dann, wenn bereits ein Jobinterview stattgefunden hat. Deshalb sollten Sie diese sieben Faustregeln unbedingt beachten: Finger weg von Floskeln!

Vermitteln Sie dem Betroffenen niemals den Eindruck, er erhalte eine Standard-Absage. Aus dem Anschreiben muss klar hervorgehen, dass es individuell auf diese Person maßgeschneidert wurde.

• Die persönliche Note
  Halten Sie in der Absage stattdessen rückblickend fest, in welchen Punkten der Kandidat im Gespräch einen positiven Eindruck hinterlassen hat bzw. was dieser augenscheinlich gut kann.

• Würdigen Sie den Einsatz
  Bedanken Sie sich unbedingt für Zeit, Einsatz und Engagement des Bewerbers und weisen Sie ihn klar darauf hin, dass diese Entscheidung nicht GEGEN seine Person zu werten ist, sondern FÜR einen (minimal) besser qualifizierte Mitbewerber.

• Das AGG
  Behalten Sie immer auch das AGG im Hinterkopf – eine Absage darf keinesfalls implizieren, dass z.B. Geschlecht oder Alter Grund für die Ablehnung sind. Berufen Sie sich stets auf die Qualifikationen des auserwählten Kandidaten.

• Der Zeitfaktor
  Lassen Sie nach dem Bewerbungsgespräch nicht zu viel Zeit ins Land ziehen. Das wirkt sich immer negativ auf Ihr Arbeitgeberimage aus – ganz davon abgesehen, dass die Ungewissheit einen bitteren Beigeschmack beim Bewerber hinterlässt.

• Die Zukunft
  Gute Kandidaten können für künftige Vakanzen durchaus interessant sein – artikulieren Sie das auch exakt so! Erstens ist das ein tolles Lob und zweitens benötigen Sie ohnehin die Zustimmung des Bewerbers, sofern Sie seine Daten aufbewahren möchten, um ggf. später erneut auf ihn zukommen zu dürfen (ein DSGVO-konformes Beispiel finden Sie unten).

• Positives Schlusswort
  Beenden Sie die Korrespondenz wertschätzend und mit dem nötigen Respekt.

Die Bewerbungsabsage: Eine Praxisvorlage

Wenn Sie alle oben aufgeführten Punkte beherzigen, dann könnte ein gelungenes Absageschreiben z.B. so aussehen:

Sehr geehrte/r Bewerber,

vielen Dank für das freundliche Gespräch am XX.XX.XX. Wir haben uns sehr gefreut, Sie persönlich kennenlernen zu dürfen. Leider müssen wir Ihnen dennoch mitteilen, dass es dieses Mal nicht geklappt hat. Gleichwohl bedanken wir uns für Ihr Interesse, Vertrauen und die investierte Zeit.

Sie haben mit Ihrer Bewerbung und dem Gespräch Erwartungen und Hoffnungen verbunden. Umso schwieriger ist es deshalb für uns, diese heute enttäuschen zu müssen.

Bei der ausführlichen Durchsicht aller eingereichten Bewerbungsunterlagen haben wir uns ein Bild verschafft, wer von den Gesamtvoraussetzungen am ehesten unserem Anforderungsprofil entspricht und uns letztlich für jemand anderen entschieden. Diese Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen und beinhaltet auch kein Werturteil über Ihre Qualifikation. Häufig sind es nur Nuancen, die den Ausschlag für unsere Entscheidung geben.

Wir hoffen, dass Sie [Name Ihres Unternehmens] trotz dieser Absage in positiver Erinnerung behalten.

Für Ihre berufliche und persönliche Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute und viel Erfolg!

Herzliche Grüße
Name Recruiter

Sofern Sie ehrliches Interesse an der Person haben und die Daten für einen späteren Zeitpunkt aufbewahren möchten, sollten Sie sich unbedingt auch rechtlich absichern (DSGVO). Zum Beispiel durch einen Zusatz wie diesen:

Gerne möchten wir Sie für zukünftige Stellen berücksichtigen und Ihre Bewerbungsunterlagen entsprechend aufbewahren. Aufgrund der Tatsache, dass personenbezogene Daten der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unterliegen, benötigen wir für die Datenspeicherung Ihr Einverständnis. Ihre Unterlagen würden bis zum Ende einer verlängerten Aufbewahrungsfrist von [Frist] von uns gespeichert werden. Eine Berichtigung oder Löschung ist jederzeit möglich. Sind Sie mit diesen Bedingungen einverstanden, so bestätigen Sie uns das bitte mit einem Klick auf diesen Link [Bestätigungslink].

Dann ist die Absage verpflichtend

Grundsätzlich gibt es in Deutschland keine gesetzliche Grundlage, die Unternehmen dazu verpflichtet, Kandidaten offiziell abzusagen. Anders verhält es sich bei Bewerbern, die schwerbehindert oder gleichgestellt* sind. §164 SGB IV im SGB weist u.a. darauf hin, dass in einem solchen Fall unverzüglich alle beteiligten Personen über die Absage informiert werden müssen – inklusive Benennung der Gründe. Beteiligt sind i.d.R der Bewerber selbst, der Betriebsrat und die Schwerbehindertenvertretung.

*gleichgestellte Kandidaten sind Bewerber, die den offiziellen Schwerbehinderten-Grad von mindestens 50% NICHT erzielen, aber dennoch wie Schwerbehinderte behandelt werden.