Software für Zeitarbeit

Die Digitalisierung ermöglicht neue technische Entwicklungen zur Vereinfachung von Arbeitsprozessen. Moderne Softwarelösungen für die Zeitarbeitsbranche erleichtern die Arbeit für Personaldienstleister und Zeitarbeitsfirmen. Charakteristisch für die Branche sind komplexe Strukturen und Aufgaben in der Disposition, Verwaltung, Kundenakquise und Recruiting. Eine vollumfängliche Branchenlösung bildet alle Bereiche digital ab:

Verwaltung: Mitarbeiter und Kunden sind wichtige Akteure in der Zeitarbeitsbranche: Der Verleiher (Personaldienstleister/Zeitarbeitsfirma) stellt einem Entleiher temporär eine Arbeitskraft zur Verfügung. Der Dienstleister beschäftigt in der Regel mehrere Zeitarbeiter, die beim Kunden in Einsatz gehen. Mitarbeiter- und Kundendaten müssen verwaltet und aktualisiert werden. Eingehende und laufende Aufträge werden in der Auftragsverwaltung bearbeitet.
Bewerbermanagement: Die Mitarbeiterakquise gehört zu den Kernaufgaben eines Verleihunternehmens: Mitarbeiter für den Kundeneinsatz sind ein wichtiger Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter ist zeit- und ressourcenintensiv: Ist kein passender Kandidat im Mitarbeiterpool vorhanden, müssen Stellenbedarfe ermittelt und ausgeschrieben werden. Die Bewerber werden auf ihre Tauglichkeit geprüft und Bewerberdaten während des gesamten Rekrutierungsprozesses verwaltet.
Disposition: Der Disponent muss flexibel auf Personalbedarfe der Kunden reagieren können. Er koordiniert den Einsatz der Leiharbeiter im Kundenunternehmen und steht in engem Kundenkontakt. Nicht selten steht er unter Zeitdruck, um zeitnah auf Kundenanfragen zu reagieren. Schnelligkeit und Organisationskompetenz sind wichtig, um im Wettbewerb mit anderen Verleihunternehmen mitzuhalten.
Zeiterfassung: Unternehmen aus der Zeitarbeitsbranche beschäftigen in der Regel mehrere Leiharbeitnehmer, deren Arbeits- und Einsatzzeiten variieren. Alle Zeitdaten müssen u. a. für die Personalabrechnung erfasst werden. Ein Arbeitszeitkonto bietet die Möglichkeit, geleistete Arbeitsstunden und Soll-Arbeitsstunden zu saldieren. Bei einer Überschreitung der Arbeitszeit sammelt der Leiharbeiter Plusstunden, bei einer Unterschreitung Minusstunden. Für die Plusstunden kann ein Freizeitausgleich oder ein Ausgleich in Geldeinheiten erfolgen. Die regelmäßigen Arbeitszeiten und zulässigen Plus- oder Minusstunden regeln die Tarifverträge von iGZ und BAP.
Personalabrechnung: Der Verleiher muss für alle Mitarbeiter eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen. Er berechnet Löhne und Gehälter, kümmert sich um die Lohnsteuerabrechnung und ermittelt Steuerbeträge. Ein Arbeitgeber ist im Zuge seiner Nebenpflichten zur Ausstellung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung verpflichtet.
Branchenzuschläge: Arbeitnehmer in der Zeitarbeit erhalten je nach Einsatzbranche Branchenzuschläge. Diese ermöglichen eine sukzessive Annäherung ihrer Löhne an das Arbeitsentgelt vergleichbarer Stammbeschäftigter. Neben dem tariflichen Basisentgelt erhalten sie nach einem bestimmten Einsatzzeitraum im Kundenunternehmen Zuschläge auf ihren Tariflohn. Im Zuge der AÜG-Reform wurden die Verträge durch den iGZ, den BAP und die zuständigen Gewerkschaften angepasst – u. a. durch die Einführung einer **6. Branchenzuschlagsstufe **auf das Stundenentgelt des Entgelttarifvertrags der Zeitarbeit. Verleiher müssen die Zuschläge korrekt erfassen und ermitteln, um sie ihren Mitarbeiter in der richtigen Höhe auszuzahlen.
AÜG-Reform: Zum 01.04.2017 ist die Reform des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) in Kraft getreten. Die AÜG-Novelle stellt Verleiher vor neue Herausforderungen: Leiharbeiter haben nach 9 bzw. 15 Monate ununterbrochenem Einsatz Anspruch auf Equal Pay, d. h. eine gleichwertige Bezahlung wie Stammmitarbeiter. Die Fristen und Unterbrechungen müssen genau datiert und eingehalten werden. Auch Überlassungszeiten sind zu berücksichtigen: Verleiher müssen die gesetzliche Höchstüberlassungsdauer von 18 Monaten bzw. eine abweichende Dauer (Tarifvertrag, Betriebs-/Dienstvereinbarung) erfassen. Dies ist mit zusätzlichem Koordinations- und Dokumentationsaufwand verbunden.

Eine Zeitarbeitssoftware verschlankt operative Prozesse und verkürzt Kommunikationswege zwischen Mitarbeitern. Relevante Daten werden zentral in einer Software erfasst.

Vorteile von Zeitarbeitssoftware

Mit der richtigen Zeitarbeitssoftware können Verleiher Zeit, Geld und Ressourcen sparen. Eine Lösung, die alle Prozesse vereinfacht, führt zu einer deutlichen Zeitersparnis: Arbeitsprozesse lassen sich effizienter gestalten und erleichtern. Durch die Automatisierung komplexer Prozesse gewinnen Mitarbeiter Zeit für andere Kernaufgaben. Eine automatische Durchführung der Abrechnung z. B. nimmt weniger Zeit in Anspruch als die manuelle Bearbeitung. Das Fehlerrisiko lässt sich durch integrierte Korrektheitsprüfungen reduzieren. Von Vorteil ist, dass Mitarbeiter Unterlagen an einer Stelle zur Verfügung haben: Dadurch sparen Unternehmen nicht nur an Archivraum und -material, sondern vermeiden auch den Verlust wichtiger Daten. Der Zugriff auf die Daten kann unmittelbar erfolgen. Für die Mitarbeiter der einzelnen Fachabteilungen (Disposition, Personalabrechnung…) stehen **spezifische Funktionen **zur Verfügung, so dass sie sich rasch in die Anwendung einarbeiten können. Die gesteigerte Prozesseffizienz und Automatisierung ist mit einer Reihe weiterer Vorteile verbunden: Verleiher können schneller und flexibler auf Kundenanfragen reagieren. Eine bedarfsgerechte Disposition und verkürzte Kommunikationswege verschaffen dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile. Gegenüber Kunden und Mitarbeitern zeichnet es sich durch eine schnelle Reaktionsfähigkeit als besonders zuverlässig aus. Unterlagen wie die Personalabrechnung lassen sich auf Knopfdruck bearbeiten. Die Berechnung von Branchenzuschlägen oder die Auftragskalkulation übernimmt eine adäquate Softwarelösung automatisch und fehlerfrei. Komplexe Aufgaben wie der Gesamtlohnvergleich für Equal Pay sind mit einer leistungsstarken Software für Zeitarbeit automatisiert möglich.

Funktionen einer Software für Personaldienstleister

Der Markt bietet eine Reihe etablierter Anbieter für HR-Software. Die Softwarelösungen unterscheiden sich hinsichtlich diverser Kriterien, zum Beispiel in ihrem Funktionsumfang und in ihrer Bedienbarkeit. Einige Lösungen bieten mehr und ausgereiftere Funktionen als andere. Wichtig ist, dass die Software sich an aktuelle Branchenveränderungen anpasst, etwa durch Updates und durch neue Funktionalitäten (z. B. zur AÜG-Reform). Eine vollumfängliche Lösung wie AÜOffice® von prosoft bildet sämtliche operativen Prozesse in der Zeitarbeit ab. Seit über 30 Jahren entwickelt prosoft Software für Personaldienstleister und gehört zu den Branchenführern in seinem Bereich. Welche Funktionen bietet eine leistungsstarke Zeitarbeitslösung wie AÜOffice®?

Mitarbeiter- und Kundenverwaltung: Werden Daten von verschiedenen Stellen oder unterschiedlichen Anwendungen verarbeitet, verlieren Mitarbeiter Zeit. Oft sind Daten mangels Synchronisation mehrfach vorhanden und fehleranfällig. In AÜOffice® können Anwender Bewerber- und Kundendaten in einer Software zentral administrieren und bearbeiten. Funktionen wie die automatisierte Abwicklung von Zeit- und Urlaubskonten erleichtern den Arbeitsprozess. Dadurch sparen sie Zeit und verkürzen Kommunikationswege. Dokumente können unmittelbar abgerufen und eingesehen werden. Um Unterlagen schnell zu finden, bietet die Software eine leistungsstarke Suchfunktion. Die Datensynchronisation verhindert die Doppelung von Daten für eine fehlerfreie Bearbeitung.
Auftragsverwaltung: Verleiher stehen vor der Herausforderung, alle laufenden und anstehenden Aufträge im Blick zu behalten. Insbesondere in Zeiten von Auftragsspitzen ist der Organisations- und Koordinationsaufwand hoch. Um jederzeit den Überblick zu behalten, verwalten Anwender ihre Auftragsdaten zentral in ihrer Zeitarbeitssoftware. Für eine optimale Arbeitserleichterung bietet die Lösung u. a. eine integrierte Auftragskalkulation und Margenberechnung.
Bewerbermanagement: Die Personalakquise gehört zu den Kernaufgaben eines Verleihunternehmens. Für ein erfolgreiches Recruiting hat prosoft ein eigenes Bewerbermanagement entwickelt: prosoftrecruiting©. Die E-Recruiting-Lösung ist mehr als eine Bewerberverwaltung. Mit der workflowoptimierten Solution erleichtern Unternehmen den Bewerbungsprozess für Bearbeiter und Bewerber. Die cloudbasierte Recruiting-Software verfügt über einen hohen Funktionsumfang zur Optimierung der Recruiting-Ergebnisse. Ihre Aufgaben managen Recruiter intuitiv mit dem Aufgabenmanager: Neue To-dos werden per Knopfdruck erstellt, priorisiert und datiert. Für eine optimale Übersicht werden alle Aufgaben in der Timeline aufgeführt. In den Kandidatenprofilen können Recruiter alle Bewerberdaten einsehen. Für schnelle Reaktionen auf Kundenanfragen suchen sie in der Datenbank nach passenden Kandidaten. Ist kein geeigneter Bewerber vorhanden, erstellen sie mit wenigen Klicks eine Stellenanzeige im eigenen CI: Mit dem Stellenanzeigen-Konfigurator gestalten sie ihre Anzeige mit dem gewünschten Content, Header, Layout und Unternehmenslogo. Um die Reichweite der Stellenanzeige zu erhöhen, publizieren sie die Ausschreibung per Multiposting (MCP) in mehreren Stellenportalen gleichzeitig. Eingehende Bewerbungen werden dank CV-Parser automatisch geparst: Der mehrsprachige Parser liest vollständige Bewerbungsmappen aus und überträgt die Daten in das Kandidatenprofil. Bewerbern erspart der Parser die händische Dateneingabe: Nach Upload des Lebenslaufs werden die Daten automatisch in die Bewerbermaske transferiert. Die Kommunikation mit Bewerbern behalten die Anwender über die Kontakthistorie im Blick. Für schnelle Feedbackzeiten an Kunden und Kandidaten sind praktische Direktaktionen integriert: Per Mausklick versenden Recruiter z. B. Bewerberabsagen oder Einladungen zum Vorstellungsgespräch. Für eine rasche Vorauswahl von Bewerbern nutzen sie den Matching-Algorithmus: Das Bewerbermatching vergleicht Stellen und Kandidaten nach ausgewählten Anforderungen. Für ein Matching nach eigenen Vorstellungen können Recruiter genaue Einstellungen vornehmen und die Kriterien (z. B. bestimmte Skills) gewichten. Als Ergebnis erhalten sie eine Rangliste der Kandidaten mit Prozentangaben. In der Skillverwaltung können Recruiter wichtige Skills anlegen und bearbeiten. Dazu greifen sie auf den Kompetenzkatalog der Bundesagentur für Arbeit zurück, verwenden Skills aus analysierten CVs oder definieren eigene Kompetenzen. Um die Abstimmung mit Kunden zu erleichtern, bietet die Software eine Funktion zum Profilversand: Passende Kandidatenprofile versenden Recruiter als E-Mail-Link oder Anhang an ihre Kunden. Diese haben die Möglichkeit, die Kandidaten direkt zu bewerten und einen Kommentar abzugeben.
Disposition: Der Planungsassistent bietet Disponenten eine Tagesübersicht über ihre Einsätze und Aufträge. Für eine schnelle Abstimmung mit Kunden und Mitarbeitern werden wichtige Kontakte zentral verwaltet. Um Ansprechpartner sofort zu finden, nutzen Disponenten die integrierte Selektionsfunktion.
Zeiterfassung: Mit AÜOffice® erfassen Anwender Arbeitszeitdaten in Echtzeit: Die Dateneingabe erfolgt per Web oder Terminal. Alle Daten werden unmittelbar an die Software übertragen und können weiterverarbeitet werden. Lohn- und Fakturastunden lassen sich in einem Arbeitsschritt erfassen. Individuelle Auftragskonditionen (z. B. Nacht- und Schichtzulagen) können automatisch verrechnet werden; Pausen- und Karenzzeiten sind frei definierbar. Eine automatische Zeitkorrektur beugt Fehlern vor.
Branchenzuschläge: Branchenzuschläge variieren je nach Branche und Beschäftigungszeitraum. In der Zeitarbeitssoftware behalten Anwender alle Daten im Blick: Gültige Branchenzuschläge werden automatisch registriert und durch Updates aktualisiert. Die Berechnung von Fristen und Branchenzuschlägen erfolgt vollautomatisiert. Kundenkonditionen (z. B. übertarifliche Zulagen) sind eigens konfigurierbar.
Personalabrechnung: prosoft Lohn vereinfacht die Personalabrechnung in einzelnen Arbeitsschritten und ermöglicht eine vollautomatische Durchführung der Abrechnung. Lohnrelevante Zeitdaten können aus der Zeiterfassung übernommen werden. Die Berechnung von SV-Anteilen und Beitragsschätzungen erfolgen automatisch. Beiträge und Tarifänderungen werden regelmäßig aktualisiert. Dank automatischer Korrektheitsprüfungen lassen sich Fehler reduzieren.
AÜG-Reform: AÜOffice® bietet wichtige Funktionen zu Equal Pay und zur Höchstüberlassungsdauer. Durch die automatisierte Abwicklung von Equal Pay und die integrierte Fristberechnung sparen Anwender Zeit und Ressourcen. Die Software berechnet Fristen automatisch. Der Gesamtlohnvergleich für Equal Pay zeigt, an welcher Stelle Nachzahlungen fällig werden. Individuelle Kunden- und Auftragskonditionen (z. B. bei Vorliegen eines Tarifvertrags) können sicher erfasst werden. Um keine Frist zu verpassen, sind Warnhinweise integriert.
Embargo-Screening: Die automatische Sanktionslistenprüfung vergleicht Daten auf Antiterrorlisten der EU- und USA mit den Daten in der Software (Mitarbeiter-, Kundendaten). Dadurch stellen Arbeitgeber sicher, dass sie keine gelisteten Personen beschäftigen oder mit ihnen Geschäfte machen.

Funktionen zur AÜG-Reform

Am 1. April 2017 wurde das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) umfassend reformiert. Das Gesetz enthält Regelungen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen der Zeitarbeit und wurde im Laufe der Zeit bereits mehrfach überarbeitet. Die AÜG-Novellierung 2017 hatte unter anderem den Zweck, missbräuchliche Vertragskonstruktionen und verdeckte Arbeitnehmerüberlassung einzudämmen. Die Reform begrenzt die gesetzliche Höchstüberlassungsdauer auf 18 Monate: Leiharbeiter dürfen demselben Kunden nicht länger als 18 aufeinanderfolgende Monate überlassen werden. Voreinsatzzeiten – auch durch andere Verleiher – werden dabei angerechnet (Arbeitnehmerbezug). Bei einer Unterbrechung von mehr als drei Monaten zwischen den Einsätzen beginnt die Fristberechnung wieder bei null. Durch Tarifverträge der Einsatzbranche besteht die Möglichkeit, von der 18-Monate-Frist abzuweichen. Mit der Einführung des Equal-Pay-Grundsatzes haben Leiharbeitnehmer Anspruch auf ein gleichwertiges Arbeitsentgelt wie Stammbeschäftigte. Das gesetzliche Equal Pay sieht eine Angleichung nach 9 Monaten vor. Dazu zählen z. B. Entgeltfortzahlungen, Sonderzahlungen, Urlaubsentgelt, Zuschläge, Zulagen und vermögenswirksame Leistungen. Durch Branchenzuschlagstarifverträge kann von der 9-Monate-Frist abgewichen werden. Der Leiharbeitnehmer muss spätestens 15 Monate nach der Überlassung ein Arbeitsentgelt erhalten, das mit dem Entgelt vergleichbarer Stammmitarbeiter gleichwertig ist. Eine sukzessive Annäherung an das Vergleichsentgelt muss nach spätestens 6 Wochen Einarbeitung erfolgen.

Eine Zeitarbeitssoftware wie AÜOffice® vereinfacht die Umsetzung der wichtigsten AÜG-Änderungen. Die Berechnung von Fristen für Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer erfolgt automatisiert. Vorbeschäftigungszeiten lassen sich automatisch anrechnen. Anwender erfassen relevante Daten in der Software und können einsehen, wann die Höchstüberlassungsdauer eines Einsatzes erreicht ist. Besonderheiten wie der Arbeitnehmer- und Unternehmensbezug, die Drehtürklausel und abweichende Fristen werden mit einbezogen. Mögliche Nachzahlungen für Equal Pay werden durch den Gesamtlohnvergleich sichtbar: Anwender legen einfach einen Auftrag mit den Konditionen eines Vergleichsmitarbeiters an und die Software zeigt, wo Nachzahlungen in welcher Höhe anfallen. Die Besitzstandswahrung wird dabei berücksichtigt (Zeitarbeiter dürfen durch Equal Pay nicht benachteiligt werden). Nachzahlungen können per Mausklick ausgeglichen und in die Lohnabrechnung übernommen werden.

Fazit

Eine Software für Zeitarbeit automatisiert und vereinfacht alltägliche Arbeitsprozesse: Je nach Funktionsumfang bietet sie Funktionen für die Disposition, die Mitarbeiter-, Kunden- und Auftragsverwaltung, das Bewerbermanagement, die Zeiterfassung, die Personalabrechnung und die Berechnung von Branchenzuschlägen. Dadurch sparen Anwender Zeit, Geld und Ressourcen. Kurze Kommunikationswege ermöglichen ein schnelles Feedback an Kunden und Bewerber sowie einen unkomplizierten Austausch zwischen Mitarbeitern. In der Software werden alle Daten an einer Stelle gespeichert und sind für Mitarbeiter schnell abrufbar. Eine aktuelle Lösung sollte zusätzlich über Funktionen zur Umsetzung wichtiger Neuerungen der AÜG-Reform verfügen, zum Beispiel zur Fristberechnung für Equal Pay und die Höchstüberlassungsdauer.