Personalakte 

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Personalakten enthalten Unterlagen und Aufzeichnungen, die die Person des Arbeitnehmers und das Arbeitsverhältnis betreffen. Die Akte wird durch den Arbeitgeber für seine Mitarbeiter geführt. Unternehmen sind durch das Arbeitsrecht nicht dazu verpflichtet, eine Personalakte zu führen. Auch Umfang und Inhalt sind nicht gesetzlich festgeschrieben. Eine Ausnahme bildet das Beamtenrecht: Hier ist die Führung einer Personalakte für jeden Mitarbeiter vorgeschrieben (§ 106 Abs. 1 BBG). Der Akte sind alle Daten beizufügen, die mit dem Dienstverhältnis in Zusammenhang stehen. Auch das Wehrrecht kennt Vorschriften zur Führung der Personalakte. Die Personalakte beinhaltet arbeitsrelevante Unterlagen, zum Beispiel Arbeitsverträge und Bewerbungsunterlagen. Bestimmte Unterlagen, wie bspw. Befundbögen des Betriebsarztes oder private Informationen, dürfen nicht aufbewahrt werden. Gemäß ihrer Fürsorgepflicht sind Arbeitgeber dazu angehalten, den Zugriff auf die Personalakte auf einen geringen Personenkreis im Personalwesen zu beschränken. Die Inhalte sind vertraulich und dürfen nicht an unbefugte Dritte weitergegeben werden. Die Personalakte ist sorgfältig zu führen. Die Personalakte kann in Papierform oder elektronisch (digitale Personalakte) angelegt werden.

Welche Inhalte umfasst die Personalakte? 

Form und Inhalte der Personalakte sind gesetzlich nicht festgeschrieben. Unter anderem füttern Arbeitgeber die Personalakte mit folgenden Inhalten:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitsvertrag
  • besondere Vereinbarungen
  • Arbeitszeugnisse, Zeugnisse
  • Personalfragebögen
  • Beurteilungen
  • Ergebnisse von Eignungstests oder Auswahlprüfungen
  • Angaben zur Sozialversicherung (z. B. Nachweis zur Krankenkasse, Sozialversicherungsausweis)
  • Gehalts- und Lohnsteuerbescheinigungen
  • ggf. Angaben zu Lohn- und Gehaltspfändungen
  • Darlehen
  • Erklärungen über Nebenbeschäftigungen
  • Führerschein
  • ggf. Arbeitserlaubnis, Aufenthaltserlaubnis
  • ggf. Mitgliedschaft im Betriebsrat
  • ggf. Schwerbehindertenausweis
  • Urlaubsanträge
  • Kündigungsschreiben
  • Schriftverkehr zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter
  • Nachweise über Fortbildungen
  • Abmahnungen
  • bei Vertrauenspositionen ggf. amtliches Führungszeugnis
  • ggf. Gegendarstellungen des Arbeitnehmers (s. u.)

Was darf nicht in der Personalakte stehen? 

Die Personalakte beinhaltet arbeitsrelevante Unterlagen und Aufzeichnungen zur Person des Arbeitnehmers, zu seinem dienstlichen Werdegang und zum Arbeitsverhältnis. Unterlagen, die nicht mit dem Arbeitsverhältnis in Zusammenhang stehen, gehören nicht in die Personalakte. Darunter fallen:

  • Listen mit Krankheitsgründen, Daten zum Umfang von Krankmeldungen. Es gibt allerdings Ausnahmen, wenn bspw. Krankschreibungen besonders auffällig erfolgen oder eine Krankheit in direktem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis steht bzw. sich nachweislich auf die Arbeit auswirkt (hierzu gibt es z. B. ein Urteil vom Bundesarbeitsgereicht).
  • ärztliche Unterlagen (ärztliche Schweigepflicht)
  • private Informationen über den Arbeitnehmer (z. B. Kopie des Facebook-Profils oder anderer Social-Media-Profile)
  • private Vorlieben des Mitarbeiters

Welche Rechte haben Arbeitnehmer bzgl. der Personalakte? 

Arbeitnehmer haben ein Recht darauf, die Personalakte jederzeit einzusehen (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Dabei dürfen sie ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen, das die Inhalte nicht öffentlich machen darf – es sei denn, das Betriebsratsmitglied wurde durch den Mitarbeiter von der Schweigepflicht explizit entbunden. Die Einsicht in die Personalakte ist auch ohne besonderen Grund möglich und betrifft alle über den Mitarbeiter gesammelten Daten in der Personalakte. Der Mitarbeiter hat das Recht, sich Notizen zu machen und kann ggf. Kopien von einzelnen Inhalten anfertigen. Allerdings hat er kein Recht darauf, dass ihm die Akte überlassen wird. Bei fehlerhaften oder unberechtigten Angaben in der Personalakte (z. B. falsche Beurteilungen, unrichtige Abmahnungen) kann der Arbeitnehmer verlangen, dass diese entfernt werden. Sollte sich der Arbeitgeber weigern, Löschungen oder Änderungen vorzunehmen, kann der Arbeitnehmer gerichtlich vorgehen. Außerdem hat er nach § 83 Abs. 2 BetrVG die Möglichkeit, Erklärungen oder Gegendarstellungen beizufügen. Die Inhalte der Personalakte sind vertraulich und dürfen nicht an unbefugte Dritte weitergegeben werden. In der Regel haben ausschließlich Arbeitgeber und Personalverantwortliche ein Recht dazu, die Personalakte zu führen bzw. zu verwalten. Über Sonder- und Nebenakten (z. B. Unterlagen zum Werkschutz) ist der Arbeitnehmer zu informieren. Schwarz- oder Geheimakten dürfen nicht geführt werden.

Digitale Personalakte 

Die früher gängige Papierakte wird in Zeiten der Digitalisierung zunehmend durch die digitale Personalakte ersetzt oder ergänzt. Mit der digitalen Personalakte verwalten Personaler die Daten und Unterlagen elektronisch in einem digitalen Archiv. Meist nutzen sie dafür Computeranwendungen, die Datenbanken für Personalinformationen zur Verfügung stellen. Die Daten werden automatisch archiviert, was den Ablageprozess beschleunigen kann. Informationen können gescannt oder aus mehreren IT-Systemen digital integriert werden. Ein Vorteil der digitalen Aktenablage besteht darin, dass Akten nicht mehr manuell durchsucht werden müssen: Benutzer können gewünschte Dokumente z. B. durch Stichwort- oder Volltextsuche schnell finden. Eine Mehrfachaktenführung wird durch die einheitliche Aktensystematik vermieden. Ein Aktenzugriff ist direkt und standortübergreifend möglich, ohne dass die Akten bspw. erst zum jeweiligen Ansprechpartner transportiert werden müssen. Prozessabläufe werden beschleunigt und Kommunikationswege verkürzt. Archiviert ein Unternehmen viele Unterlagen, kann es durch die digitale Akte an Archivraum sparen und dir Räumlichkeiten anders nutzen. Auch Druck- und Papierkosten können durch die digitale Akte eingespart werden.

Datenschutz

Personalakten beinhalten personenbezogene Daten. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) enthält besondere Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz, die den Umgang mit personenbezogenen Beschäftigtendaten regeln. Zu den Datenschutzgrundsätzen gehört, dass die Datenverarbeitung zweckgebunden erfolgen muss. Beschäftigtendaten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden (§ 26 Abs. 1 BDSG (neu)). Speziell, wenn dies erforderlich ist für:

  • die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses
  • die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses
  • die Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses
  • zur Ausübung von Rechten aus Gesetzen, Tarifvertrag, Betriebs- oder Dienstvereinbarung zur Interessensvertretung von Beschäftigten
  • zur Aufdeckung von Straftaten, wenn u. a. ein begründeter Verdacht besteht, dass die Person eine Straftat begangen hat

Besonders sensible personenbezogene Daten sollten gesondert und bei Papierakten in einem geschlossenen Umschlag aufbewahrt werden. Ist der Speicherungszweck nicht mehr vorhanden, sind die Daten zu löschen. Bezüglich der Aufbewahrungsdauer sind jedoch bestimmte Aufbewahrungsfristen zu beachten, z. B. Buchungsbelege von Gehaltszahlungen, Akten nach dem Arbeitszeit-, Jugendschutz- und Mutterschutzgesetz. Der Arbeitgeber muss die Personalakte vor dem Zugriff Dritter schützen – dafür muss er technische und organisatorische Maßnahmen treffen (z. B. abschließbare Schränke bei Papierakten, Schreddern von Altbeständen, Nutzerrechte/Passwortschutz bei der digitalen Akte). Die Daten sollten nur einem kleinen Personenkreis zugänglich sein.

Fazit

Papierakten oder digitale Personalakten beinhalten Aufzeichnungen und Unterlagen zur Person des Arbeitnehmers und zum Arbeitsverhältnis. Unternehmen sind m. E. gesetzlich nicht dazu verpflichtet, eine Personalakte zu führen. Auch Form und Inhalt sind ihnen weitestgehend selbst überlassen. Der Großteil der Unternehmen führt eine Personalakte mit arbeitsrelevanten Unterlagen (z. B. Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnisse). Die Akte ist vertraulich zu behandeln und vor unbefugtem Zugriff durch Dritte zu schützen. Arbeitnehmer haben ein Recht darauf, die Personalakte einzusehen und können verlangen, dass fehlerhafte Angaben entfernt oder korrigiert werden.  

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