Praxistipps für eine optimierte Time-to-Hire

verfasst von zvoove, 12.06.2019
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Was sagt die Time-to-Hire aus?

Alles eine Frage der Zeit? In Sachen Recruiting definitiv. Schließlich nimmt die Time-to-Hire eine Schlüsselrolle im Bewerbermanagement ein: Sie führt Personalverantwortlichen gnadenlos vor Augen, wie viele Tage, Wochen oder Monate es dauert, bis eine offene Stelle besetzt ist. Vom Fachkräftemangel gebeutelte Branchen wie IT-Unternehmen waren 2017 beispielsweise durchschnittlich 148 Tage lang damit beschäftigt, einen Softwareentwickler/eine Softwareentwicklerin für sich zu gewinnen. Ein ausschlaggebender Faktor ist natürlich der Personalengpass selbst – doch auch** ein schlechtes Bewerbermanagement zieht die Talent-Suche oft unnötig in die Länge**. Vor allem für HR-Verantwortliche gilt: Zeit ist Geld und ein Recruiting-Prozess im Schneckentempo ist nicht nur teuer, sondern einfach nicht zukunftsfähig. Warum? Das ist schnell erzählt:

  • Unbesetzte Stellen führen zu Umsatzeinbußen
  • Mitarbeiter müssen vakante Stellen abfangen & Mehrarbeit leisten, was wiederum zu Stress und krankheitsbedingten Ausfällen führt
  • Langsame Recruiting-Prozesse sind gleichbedeutend mit einer **schlechten Candidate Experience **/ Bewerber werden vergrault
  • Fachkräfte haben oft mehrere Jobangebote & warten nicht viele Wochen auf die Vertragsunterzeichnung

Spätestens jetzt sollten alle Alarmglocken schrillen und Recruiter die Uhr etwas lauter ticken hören, während Sie geeignete Kandidaten mit Slow-Motion-Bewerbungsverfahren hinhalten. Wir verraten Ihnen in unserem Beitrag, wie Sie aus Ihrer Schockstarre erwachen und alle nötigen Prozesse im Handumdrehen beschleunigen.

XING-Studie: Daten & Fakten zur Time-to-Hire in Deutschland

Schon 2017 rückte die Relevanz der Time-to-Hire in den Fokus vieler Personaler, als LinkedIn den jährlichen Global Recruiting Trends 2017 Report veröffentlichte und darin drei goldene Recruiting-KPIs (Key Performance Indicators) definierte:

  1. 1Länge der Anstellungszeit eines Mitarbeiters im Unternehmen
  2. Zufriedenheit des HR-Managers
  3. Time-to-Hire

Die ersten beiden Punkte können wir schlicht als „Quality-of-Hire“ zusammenfassen – die sich im Übrigen ganz hervorragend mit einer Candidate Persona perfektionieren lässt. Doch was genau steckt hinter der Time-to-Hire und wie nutzen Unternehmen diese Kennzahl? Das wollte auch Xing E-Recruiting wissen und schickte die Experten des Forsa-Instituts zu 200 Personalleitern aus Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern. Im Fokus der Experten-Interviews standen drei Fragen: 

  • Wie lange Unternehmen tatsächlich nach neuen Mitarbeitern suchen
  • Welche Kennzahlen dabei eine Rolle spielen
  • Wie viel pro Stelle investiert wird

Die Umfrage stellte fest, dass zwei Drittel der Personalleiter länger als drei Monate benötigen, um eine Führungsposition zu besetzen. Außerdem hatten 73 % der Umfrage-Teilnehmer in den letzten fünf Jahren mit einem Anstieg der Time-to-Hire zu kämpfen.

Umfrage-Erkenntnisse: Welche Recruiting-Kennzahlen nutzen Unternehmen?

  • 51 % Kanal-Performance
  • 44 % Time-to-Hire
  • 36 % Cost-per-Hire
  • 27% Candidate Experience
  • 25 % Offer-Acceptance-Rate
  • 8 % Cost-of-Vanancy
  • 29% nutzen gar keine Kennzahlen

Umfrage-Erkenntnisse: Welche Kennzahl ist besonders wichtig?

Ganze 79 % der Befragten gaben an, dass die Time-to-Hire eine „sehr wichtige“ Kennzahl ist. Dasselbe behaupteten 77% von der Candidate-Experience, **72% von der Cost-per-Hire **und 68 % von der Kanal-Performance. Obwohl die Zeit der Besetzung auf dem ersten Platz landete, gibt es keine einheitliche Definition darüber, wann genau die Time-to-Hire eigentlich beginnt. Auf die Frage „Wo setzen Sie den Startpunkt für die Kennzahl Time-to-Hire?“ antworteten die HR-Experten:

  • Stellengenehmigung und Budgetfreigabe (29 %)
  • Identifikation des Personalbedarfs (26%)
  • Veröffentlichung der Stellenausschreibung (22 %)
  • Beginn des Recruitungprozesses / Stellendefinition (21%)

Immerhin ist das Ende der Besetzungszeit etwas klarer definiert: Für 58 % ist die Stelle nicht mehr vakant, sobald der Vertrag unterzeichnet ist.

Generell fürchten acht von zehn befragten Recruitern, dass die Time-to-Hire in Zukunft etwas bzw. stark ansteigen wird (77%).

Die Umfrage wollte außerdem von den Experten wissen, welche Maßnahmen sie als besonders geeignet empfinden, um die Time-to-Hire zu verkürzen:

  • 82% Employer Branding
  • 78% Mitarbeiterempfehlungen
  • 74% Active Recruiting
  • 72% Laufende Aktualisierung der Recruiting-Tools
  • 66% Optimierung der internen Prozesse
  • 61% Optimierung der Abstimmungsphasen
  • 60% Candidate Relationship Management
  • 49% Unterstützung der HR-Abteilung durch Unternehmensführung
  • 42% Einsatz von KPIs

Time-to-Hire: Tipps zur Optimierung

Starre Prozesse und veraltete Systeme verlangsamen das Recruiting-Verfahren häufig, was schlussendlich dazu führt, dass Kandidaten viel zu lang auf eine Rückmeldung warten - und das ist gleich doppelt ungünstig. Weil wir aus dem E-Commerce-Umfeld einerseits eine interaktive Echtzeit-Kommunikation gewöhnt sind und andererseits, weil ein langatmiger Bewerbungsprozess einen düsteren Schlagschatten auf die Candidate Experience wirft. Also: Machen Sie es potentiellen Bewerbern einfach – und vor allem lassen Sie sie nicht so lange zappeln. Große Fische warten nicht sechs Wochen lang auf eine Rückmeldung, in dieser Zeit hängen sie längst woanders am Haken.

Folgende Punkte sorgen für ein möglichst angenehmes & schnelles Bewerbungsverfahren:

  • Schnelle Kommunikation – zum Beispiel durch Chat-Bots für den Erstkontakt
  • Mobil optimiertes Bewerbungsverfahren mit der Möglichkeit, sich per One-Click-Verfahren zu bewerben
  • Talent Pool: Merken Sie sich Top-Kandidaten aus früheren Verfahren. Bewerber sollten die Möglichkeit haben, sich im Talent-Pool anzumelden, um über passende Stellenangebote in Ihrem Unternehmen informiert werden zu können
  • Abteilungsübergreifende Kommunikation: Führungskräfte und Abteilungsleiter sollten miteingebunden werden, sodass eine schnelle und fundierte Entscheidung getroffen werden kann. Bewerbermanagement-Systeme vereinfachen die Kommunikation – indem man sie wie in prosoftrecruiting© dazu nutzen kann, um Bewerber-Profile ganz einfach per E-Mail oder Link an Kollegen schicken kann.
  • Reporting: Nutzen Sie ein effizientes Bewerbungsmanagement-System und werten sie die darin enthaltenen KPIs aus

Vor allem der letzte Punkt ist oft Spielentscheidend. Unternehmen benötigen eine klare Analyse – und zwar anhand erhobener HR-Kennzahlen. Sie helfen dabei, wichtige Maßstäbe wie die Time-to-Hire nachvollziehen zu können. Dafür braucht es eine saubere, übersichtliche und vor allem gut gepflegte Datenbank. HR-Management-Systeme wie prosoftrecruiting© nehmen Personalverantwortlichen viel Arbeit ab – sie liefern wichtige Key Performance Indicators, dank derer der Erfolg einer Stellenausschreibung überprüft werden kann. Auf diese Weise haben Personaler die Möglichkeit, immer schnell und gezielt reagieren – um beispielsweise Aktivitäten anzupassen oder zu ergänzen.

In prosoftrecruiting© können Sie zum Beispiel ganz bequem Ihre KPIs abrufen. Egal ob wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich: Wählen Sie einfach den für Sie relevanten Zeitraum und schon zeigt das System an, wie lange die durchschnittliche Time-to-Hire ausfällt. Natürlich stehen Ihnen auch andere KPIs, wie die Offer-Acceptance-Rate oder die durchschnittliche Anzahl an Top-Kandidaten zur Verfügung:

 
Praxistipps für eine optimierte Time-to-Hire

Bild: © Screenshot prosoftrecruiting©

Auch an anderen Stellen ist eine gute Software oft eine große Erleichterung: Im Durchschnitt braucht ein Recruiter bis zu 45 Minuten für die manuelle Veröffentlichung einer Stellenanzeige, im Anschluss muss er abwägen, welche Kandidaten besonders geeignet sind und die einzelnen Skills mit den Anforderungen abgleichen. Stellen Sie sich vor, dass alle diese Prozesse automatisiert ablaufen und Sie sich Ihrer Kernaufgabe widmen können: Der Auswahl perfekter Kandidaten und den darauffolgenden Gesprächen. Dank cleverer Features wie Multiposting & Bewerbermtaching ist all mit prosoftrecruiting© möglich.

Übrigens: Unternehmen, die den CandE Award gewonnen haben (und damit Profis auf dem Gebiet Candidate Experience sind), nutzen zu 63% ein ATS-System zum Tracken von Bewerbungen, 64 % setzen auf mobiloptimierte Prozesse und 74% auf Sourcing-Systeme.

 

Fazit

Nicht mehr zeitgemäße interne Abläufe und Systeme ziehen den Bewerbungsprozess oft unnötig in die Länge. Geeignete Kandidaten sind ohnehin rar gesät und die lange Wartezeit vergrault sie endgültig. Durch den Einsatz innovativer HR-Lösungen wie prosoftrecruiting© schaffen Sie ein perfektes Umfeld für Bewerber – und sich selbst. Bewerbermanagementsysteme liefern wichtige Key Performance Indikatoren, durch die sich Erfolge und Misserfolge nachvollziehen lassen. Personalverantwortliche, die keine Kennzahlen erheben, fischen im Trüben und ihre Wettbewerbsfähigkeit sinkt auf ein Rekordtief. Mit dem durch KPIs gewonnenem Wissen ist es jederzeit möglich, Abläufe zu optimieren, auszubauen oder zu überdenken. Das führt letztlich zu einem perfektionierten Bewerbungsprozess, Kandidaten profitieren von einer starken Candidate Experience und Sie von einer kürzeren Time-to-Hire.

Quelle Foto: © Africa Studio / Fotolia

 

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