Compliance in der Personaldienstleistung: Mit zvoove bist Du immer auf der sicheren Seite

verfasst von zvoove, 25.08.2021
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Komplexe Rechtslage in der Zeitarbeit

Die Einhaltung von Gesetzen und innerbetrieblichen Richtlinien (oder einfach „Compliance“) spielt insbesondere bei Personaldienstleistern eine tragende Rolle. In kaum einer anderen Branche herrscht eine ähnlich komplexe Rechtslage: Verschiedene Branchen und entsprechend variierende Zuschläge, Tarife, Urlaubsregelungen usw. machen die einheitliche Abwicklung aller Vorgänge unmöglich. Hinzu kommen regelmäßig arbeitsmarktpolitische Umwälzungen seitens der Regierung. Prominentes Beispiel: Die AÜG-Reform in 2017.

Behalten Personaldienstleister diese Aspekte nicht im Blick und begehen (unwissend) strafrechtliche Verstöße, drohen Bußgelder, Sanktionen anderer Art und im Worst Case sogar ein Entzug der Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis. Rechtskonformität ist für Personaldienstleister also kein kosmetisches „Nice to have“, sondern längst Pflicht. Um Herr der Compliance-Lage zu werden, ist eine gute Software-Lösung unabdinglich.

zvoove räumt die Compliance-Stolpersteine aus Deinem Weg

Deswegen solltest Du als Personaldienstleister auf einen erfahrenen Branchen-Player in Sachen Software setzen: zvoove ist als marktführender Anbieter für Zeitarbeitssoftware Dein Ansprechpartner Nummer 1. Dank unserer Lösung für End-to-End-Digitalisierung sichert zvoove Dich in Sachen Compliance in allen Bereichen verlässlich ab. Schauen wir uns das mal im Detail an …

Hand in Hand mit iGZ und BAP: Tarife

Für den Bereich der Zeitarbeit sind BAP und iGZ hierzulande die tonangebenden Interessenverbände. Zusammen mit den Gewerkschaften erarbeiten sie in regelmäßigen Abständen die Branchentarife. Am Ende der Verhandlungen stehen dann Entgelttarifverträge, Entgeltrahmentarifvertrag und Manteltarifvertrag. Je nach Entgeltgruppe und Stundensatz variieren die Entgelte enorm; da verliert man schnell den Überblick.

So hilft Dir zvoove: Mit zvoove arbeitest Du immer tarifkonform. Der korrekte Grundlohn + ggf. Nachtzuschläge, Feiertagszuschläge usw. sind in zvoove stets auf dem neuesten Stand. Aktualisierte Tarif- und Beitragskonditionen fließen durch rasche Updates automatisch in die Software.

Branchenzuschläge fest im Blick

Deine Mitarbeiter setzt Du in vielen verschiedenen Branchen ein – weshalb Du die dazugehörigen variierenden Branchenzuschläge ständig im Auge behalten musst. Was Du brauchst, ist eine einfache und sichere Abrechnung.

So hilft Dir zvoove: Den BZ TV über Branchenzuschläge ordnest Du bequem einem Tarifgebiet oder Einsatzort zu. Spezielle Auftrags- und Kundenkonditionen (z.B. bei Vorlage eines Tarifvertrags) erfasst Du mit zvoove so immer absolut sicher.

Compliance im Sinne des AÜG: Von Höchstüberlassungsdauer über Equal Pay bis Kennzeichnungspflicht

Höchstüberlassungsdauer, Equal Pay und Kennzeichnungspflicht entpuppten sich in der Vergangenheit oft als rechtliche Stolpersteine, die selbst erfahrene Betriebe vor Gericht brachten. (Tipp aus der Redaktion: Unser Blogbeitrag zu einem relevanten Gerichtsurteil bezüglich der Zahlung von Equal Pay)

So hilft Dir zvoove: Eine vollumfängliche AÜG-Konformität ist integraler Bestandteil von zvoove. Funktionen zur automatisierten Abwicklung von Equal Pay & die integrierte HÜD-Fristermittlung garantieren korrekte Berechnungen.

Wo sind ggf. Nachzahlungen fällig? Durch den Gesamtlohnvergleich für Equal Pay zeigt Dir zvoove automatisch, wo Handlungsbedarf besteht. Warnhinweise schlagen Alarm, sobald eine Frist naht. Deine Verträge mit Entleihern kannst Du in zvoove immer entsprechend der Kennzeichnungspflicht dokumentieren.

Work Hard, Play Hard: Urlaubsregelungen

Nach erledigter Arbeit haben Deine Mitarbeiter sich ihren Urlaub redlich verdient. Auch hier gibt es Regelungen durch das Bundesurlaubsgesetz, die ohne Fauxpas einzuhalten sind.

So hilft Dir zvoove: Mit unserer Lösung behältst Du die Urlaubsansprüche Deiner Mitarbeiter immer im Blick und sorgst im Handumdrehen dafür, dass diese eingehalten werden. Auch Durchschnittsbildungen (bei Urlauben oder z.B. im Krankheitsfall) übernimmt zvoove für Dich.

Seit 2018 immer am Start: DSGVO

Ein steter Quell der Freude für alle, die mit personenbezogenen Daten arbeiten: Die Datenschutz Grundverordnung (DSGVO). Da sich Zeitarbeitsbetriebe fast ausschließlich mit Arbeitskräften befassen, machen personenbezogene Daten einen Großteil ihres Tagesgeschäfts aus. Relevant sind dabei sowohl Daten über Mitarbeiter als auch Bewerber. Auch hier ist die Beachtung gesetzlicher Regularien wichtig, um Bußgelder zu vermeiden.

So hilft Dir zvoove: Die Mitarbeiter- und Auftragsverwaltung von zvoove ist besonders aufgeräumt und übersichtlich. Alle Daten, Korrespondenzen und Kontakte sind immer nur wenige Klicks entfernt. Da es sich hier um rein personenbezogene Daten handelt, verwaltet das System diese stets DSGVO-konform.

Durch die entsprechende Klassifizierung von Dokumenten hältst Du Löschfristen sicher und automatisch ein. Außerdem dokumentierst Du mit zvoove Zustimmungen zum Speichern von Daten völlig rechtskonform. Das ist z. B. für das Speichern von Bewerber-Daten wichtig.

Jeden Monat aufs Neue: Lohnabrechnung

Was für die Tarife gilt, macht sich freilich auch bei der Lohnabrechnung bemerkbar. SV-Meldungen und Beitragsschätzungen sind zeitaufwendig und erschweren die Abrechnung – weshalb nicht selten juristisches Fachwissen nötig ist, um diese fehlerfrei zu erstellen.

So hilft Dir zvoove: Die Lohnabrechnung in zvoove ist ITSG-zertifiziert und berechnet SV-Meldungen automatisch & gemäß DEÜV. Dank der ebenfalls automatisierten Plausibilitätsprüfung stellst Du nur noch korrekte Abrechnungen aus. Alle notwendigen Meldungen an die Versicherungsträger werden stets zuverlässig und sicher übertragen.

Gib Terror keine Chance: Sanktionslistenprüfung

Dein Job ist es, gute Mitarbeiter zu finden und zu vermitteln. Daher sichtest Du täglich eine Vielzahl von Personalprofilen – und übersiehst im Eifer des Gefechts ggf. ein schwarzes Schaf. Kommt es zur Vermittlung von Personen, die auf der europäischen Sanktionsliste stehen, drohen empfindliche Bußgelder.

So hilft Dir zvoove: Die automatische EU-Sanktionslistenprüfung in zvoove scannt Deine Mitarbeiter- und Kundendaten & gleicht sie mit den Antiterrorlisten der EU ab. Gelistete Personen zeigt Dir die Software sofort an.

Politische Einflüsse auf die Compliance

Am 26. September 2021 steht die nächste Bundestageswahl an. Die Bildung einer neuen Regierung kann für die Zeitarbeitsbranche langfristig mit Gesetzesänderungen und überarbeiteten Regularien einhergehen.

Auch in der noch andauernden Legislaturperiode gab es einschneidende politische Entschlüsse und Diskussionen: Man denke an das Zeitarbeitsverbot in der Fleischindustrie, die Debatte um ein Verbot auch in der Pflege, Arbeitsminister Heils Überlegungen zur Begrenzung befristeter Arbeitsverträge und vor allem an die coronabedingten Sonderkonditionen zum Kurzarbeitergeld.

Bei all diesen Entwicklungen ist es für Personaldienstleister extrem aufreibend, stets eine stabile Compliance zu gewährleisten. Mit der richtigen Software dagegen ist die Umsetzung kinderleicht: Als zvoove Kunde kannst Du Dich darauf verlassen, dass die zvoove Welt alle politischen/juristischen Änderungen binnen kürzester Zeit umsetzt und abbildet.

Fazit

Unvorhersehbare Faktoren (Corona ist wohl das beste Beispiel), politische und gesellschaftliche Umschwünge oder tarifliche Aktualisierungen: Es passiert viel und vor allem schnell. So schnell, dass es für Personaldienstleister eine Sisyphos-Aufgabe ist, das Compliance Management stets hoch und aktuell zu halten. Eine Lösung muss her: zvoove bietet Rechtssicherheit auf höchstem Niveau, indem die Software neben der naturgemäßen Branchen-Komplexität auch immer externe gesetzliche Faktoren schnell und sicher miteinbezieht.

Quelle Foto: © Proxima Studio / Adobe Stock

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