Mobile Arbeitsscheine: Digitale Zukunft der Gebäudereiniger oder kurzweiliges Phänomen?

verfasst von zvoove, 06.04.2022
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Stellenwert der Arbeitsscheine in der Gebäudereinigung

Jeder Dienstleister muss seine Aufträge und deren Ausführung dokumentieren. Da stellt die Gebäudereinigung keine Ausnahme dar. Ist die jeweilige Dienstleistung ausgeführt, wird sie quittiert – wie bei jeder Sendung, die der Paketbote ausliefert. Demnach ist der Arbeitsschein als Nachweis über eine erbrachte Arbeitsleistung das wohl wichtigste Dokument der Gebäudereiniger. Auf ihm werden alle wichtigen Daten festgehalten:

  • Was muss erledigt werden: Objekt und Auftragsbeschreibung
  • Wer erledigt den Auftrag: Mitarbeiter, je nach Einsatzplanung
  • Welche Besonderheiten gab es: Meldung und Protokollieren von Schäden/Mängeln
  • Wurde der Auftrag ausgeführt: Unterschrift vom Kunden und vom Mitarbeiter

Die Mitarbeiter holen die Arbeitsscheine für die verschiedenen Objekte ab, die ihnen z. B. vom Objektleiter zugewiesen wurden. Nachdem die Scheine abgeschlossen wurden, landen sie wieder im Büro, beim Objektleiter und der Buchhaltung. Dort werden sie gesichtet, kontrolliert, fakturiert, dem Objekt zugewiesen und abgeheftet. Sie stellen die Grundlage für die Rechnungserstellung dar. Weil sie so wichtig sind, müssen sie für 2 Jahre archiviert werden.

Der mobile Arbeitsschein als digitale Weiterentwicklung

Von der Planung über die Erstellung und das Abarbeiten bis zum Archivieren: Der Arbeitsschein durchläuft viele Schritte, bis er als erledigt gilt. Das ist ein komplexer Prozess, der lange Zeit nicht angetastet wurde. Zum einen bedeutet das viel Arbeit und eine große Umstellung. Zum andern ließ die Branche der Gebäudereiniger auch lange Vorsicht walten, wollte einen so wichtigen Prozess nicht durch Veränderung gefährden.
Mittlerweile setzen aber immer mehr Firmen auf die digitale Version des Arbeitsscheins, den mobilen Arbeitsschein. Warum mobil? Weil er in seiner digitalen Form auf den meisten mobilen Endgeräten abrufbar ist: Smartphones, Tablets und Laptops.
Die befürchtete, zu große Veränderung blieb aus. Denn in seiner digitalen Form gleicht der mobile Arbeitsschein seinem analogen Pendant fast 1:1. Er umfasst exakt dieselben Daten, durchläuft denselben Prozess und wird am Ende archiviert. Die einzelnen Schritte unterscheiden sich lediglich in ihrer Ausführung.

Die Corona-Pandemie kann als Treiber in diesem Digitalisierungsprozess angesehen werden. Marc Linkert, Verantwortlicher für Verbands-, Innungsarbeit und Public Affairs bei zvoove, sieht darin speziell eine positive Bewusstseinsänderung der Branche, die vor allem durch die Kontaktbeschränkungen bedingt wurde. Gerade dort setzt nicht nur die Digitalisierung an, wie viele allein durch das Homeoffice und das Homeschooling wissen, sondern auch Software, wie Dokumentenmanagementsysteme – hier der mobile Arbeitsschein.

Was bringt der mobile Arbeitsschein?

Fortschritt und Digitalisierung bringen uns grundsätzlich weiter, aber dahinter steckt auch so mancher Trend, dem man nicht hätte folgen müssen. Die meisten bewähren sich, trotz anfänglicher Skepsis, wie „dieses Internet“, das der Zukunftsforscher Matthias Horx 2001 noch mit der Aussage „Das Internet wird kein Massenmedium“ bedachte.
Um zu wissen, welche Vorteile der mobile Arbeitsschein für Gebäudedienstleister mit sich bringt, werfen wir einen Blick auf den Funktionsprozess:

Zuerst wird er je nach Bedarf für ein Objekt erstellt und dann entsprechend der Einsatzplanung einem Mitarbeiter zugewiesen.
Vorteil: Für die Erstellung wird weder Papier noch ein Drucker benötigt. Das schont die Umwelt, spart Zeit und auch Geld. Die altbekannte Zettelwirtschaft war einmal. Keine Kaffeeflecken, unleserliche Handschriften oder verlorene Arbeitsscheine mehr. So hat sich auch eine mögliche Fehlerquelle bei der Abrechnung erledigt. Außerdem ist damit ein weiterer Schritt in Richtung papierloses Büro getan.

Daraufhin nimmt der entsprechende Mitarbeiter den mobilen Arbeitsschein und mögliche weitere über sein Smartphone oder Tablet an und macht sich auf den Weg zum Objekt.
Vorteil: Der Mitarbeiter musste dafür nicht erst ins Büro oder sich mit dem Objektleiter treffen. Er hat alle Infos gebündelt bei sich. So musste kein Umweg mit dem Auto gefahren werden, was umweltschonend ist, Geld und Zeit spart. Während der derzeitigen Pandemie minimiert es zudem den persönlichen Kontakt und trägt zur Sicherheit aller Mitarbeiter bei.

Während der Reinigung können mögliche Mängel oder Schäden per Foto dokumentiert und via Ticketsystem zur Bearbeitung freigegeben werden.
Vorteil: Der Kunde und auch der Objektleiter sind sofort informiert. Das entstandene Ticket kann bearbeitet werden, ohne dass der Objektleiter den Schaden persönlich begutachtet. Außerdem befinden sich alle Daten zu dem Objekt zentral in einem Arbeitsschein. So wird erneut ein unnötiger Weg gespart, was der Umwelt zugutekommt. Auch Zeit und Geld werden in diesem Prozessschritt erneut gespart. Nun kann der Kunde den jeweiligen Arbeitsschein direkt digital auf dem mobilen Endgerät unterschreiben. Der Mitarbeiter schließt es ihn in der App ab. Die Kollegen im Büro können nun darauf zugreifen. Dort wird er gesichtet, fakturiert und archiviert. Bei der Rechnungserstellung wird der mobile Arbeitsschein automatisch angehangen, weil er seit der Erstellung mit dem jeweiligen Objekt verknüpft ist. So geht nichts mehr verloren, alles ist strukturiert und leicht auffindbar.

Im Vergleich hat der mobile Arbeitsschein die Nase vorn

Ein Blick auf die zuvor genannten Vorteile des mobilen Arbeitsscheins zeigt, dass hier der Schritt in Richtung Digitalisierung eine Erleichterung für die Betriebe der Gebäudereinigungsbranche darstellt.
Zudem bieten viele Software-Lösungen Module an, die in die App integriert werden und die Prozesse noch weiter vereinfachen. Die Module betreffen die Lohnabrechnung, die Dienstpläne und eine Rücklaufkontrolle.
Corona hat uns klar vor Augen geführt, dass in Sachen Digitalisierung noch einiges getan werden muss, aber auch, was bereits alles möglich ist. Die Gebäudereiniger bilden da keine Ausnahme und bringen das für den Fortschritt benötigte Mindset mit. Der mobile Arbeitsschein ermöglicht es den Betrieben, flexibel auf neue Situationen zu reagieren und dabei gleichzeitig strukturierter zu arbeiten. Auch den Mitarbeitern wird so mehr Flexibilität und eine bessere Planung des Arbeitstages ermöglicht. Schon deshalb, weil sie nicht mehr ins Büro kommen müssen, um ihre Arbeitsscheine abzuholen oder abzugeben. Der mobile Arbeitsschein als neuer Standard in der Branche ist definitiv denkbar.

Fazit

Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass die Digitalisierung wichtig ist, um flexibel auf neue Situationen reagieren zu können. Nicht nur die Gebäudereinigungsbranche hat darauf reagiert und nach Lösungen gesucht, um Arbeitsprozesse zu digitalisieren. Das bringt Veränderungen mit sich, das Arbeiten und einzelne Prozesse in Workflow ändern sich. Mit dem passenden Mindset stellt das kein Hindernis dar. Im Fall des mobilen Arbeitsscheins bringt diese Neuerung viele Vorteile. Auch ohne Sondersituation wie Corona, war diese Entwicklung nötig und gut für die Branche. Da wächst die Spannung auf das, was noch kommt.

Quelle Foto: © Lightfield Studios / Adobe Stock

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