Mitarbeitergespräch: Der Leitfaden für gelungenes Feedback

Die 3 Phasen des Mitarbeitergesprächs

Das Feedbackgespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem ist ein sensibles Thema – es braucht Fingerspitzengefühl, Vorbereitung und vor allem ein transparentes Fazit. Mit dem passenden Leitfaden ist es weniger herausfordernd, sondern professionell und aufschlussreich. Es dient nämlich in erster Linie dem Austausch.

Die Sorge vor negativem Feedback belastet vor allem die Arbeitnehmenden. Dabei ist das Personalgespräch eine Chance zur Weiterentwicklung und auch ein offener Dialog mit der Führungskraft. Sprich: Das Feedback geht in beide Richtungen und dient der Optimierung, nicht der Erhebung von Vorwürfen.

Der folgende Blogbeitrag unterteilt das Mitarbeitergespräch in drei Themenbereiche beziehungsweise Phasen:

Aufgaben und Arbeitsbedingungen des Mitarbeitenden
Zusammenarbeit im Team und zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem
Berufliche Entwicklungspotenziale

Dieser Beitrag stellt die Ziele jeder Phase vor und leitet daraus jeweils einen Frage-Leitfaden ab, an dem Führungskräfte sich im Sinne konstruktiver Mitarbeitergespräche orientieren können. Zudem werden die kommunikationspsychologischen Dos und Don’ts beleuchtet.

1. Arbeitsbedingungen und Aufgaben

Führungskräfte sollten sich für jedes der drei Themen vorab klar machen, welches Ziel dem jeweiligen Gesprächsabschnitt zugrunde liegt. Beim Aspekt „Arbeitsbedingungen und Aufgaben“ sind dies:

➡️ Meinungsabgleich zu Menge und Qualität der geleisteten Arbeit

➡️ Überprüfung, ob Mitarbeitende und Vorgesetzte dasselbe Aufgabenverständnis haben

➡️ Blick auf die Arbeitsbedingungen, gegebenenfalls Besprechung möglicher Verbesserungen

➡️ Identifizierung möglicher Herausforderungen für Mitarbeitende – inklusive Lösungsansätze

Um als Führungskraft die oben genannten Ziele zu erreichen, helfen folgende Fragen:

Fragen zu Arbeitsbedingungen und Aufgaben im Mitarbeitergespräch:

Wie kommen Sie mit der Menge an Aufgaben zurecht? Zu viel? Zu wenig?
Gibt es Störfaktoren, die Ihre tägliche Arbeit beeinträchtigen? Welche Bedingungen wirken sich positiv aus?
Gibt es wiederkehrende technische, personelle oder organisatorische Herausforderungen?
Könnte man Arbeitsabläufe verbessern?
Wie definieren Sie Ihre Kernaufgaben?
Gibt es Aufgaben, mit denen Sie besonders zufrieden/unzufrieden sind?
Welche Ziele haben Ihre Aufgaben im unternehmerischen Kontext?
Ist Ihnen immer klar, welchem Zweck die jeweilige Aufgabe dient?
Gibt es im Tagesgeschäft Luft für eigenständiges Handeln, selbstbestimmte To-dos?
Für Führungskräfte: Stellen Sie sich die Frage, was den Mitarbeitenden Ihrer Meinung nach am meisten Spaß macht. Und: Was sind Anforderungen und Skills seitens des Mitarbeitenden, auf die es für Sie als Führungskraft ankommt, um den jeweiligen Job gut zu machen?

1. Zwischenschritt: Bilanz ziehen und protokollieren
Welche Ziele und Maßnahmen zur Verbesserung der Aufgaben & Arbeitssituation sehen beide Parteien?

2. Zusammenarbeit

Die Ziele des zweiten Parts des Mitarbeitergesprächs sind:

➡️ Die jeweilige Erwartungshaltung zu identifizieren.

➡️ Zwischenmenschliche Aspekte der Zusammenarbeit zu besprechen.

➡️ Eventuelle Missverständnisse aus dem Weg zu räumen.

➡️ Vertrauensförderung im Kollegium.

➡️ Die Benennung positiver Abläufe in der Zusammenarbeit.

Für die Zielerreichung zum Thema „Zusammenarbeit“ hilft es, folgende Fragen sowohl dem Mitarbeitendem als auch sich selbst als Führungskraft zu stellen:

Fragen zur Zusammenarbeit im Mitarbeitergespräch:

Informiere ich meine Mitarbeitenden als Führungskraft ausreichend? Findet eine transparente Kommunikation statt?
Wie läuft die Zusammenarbeit? Was funktioniert gut und was nicht? Warum funktioniert es nicht?
Wie steht es um die Feedbackkultur? Erkenne ich erbrachte Leistung durch regelmäßiges Lob an?
Biete ich konstruktives Feedback zur Qualität der Arbeit? Wissen Mitarbeitende, wann ich zufrieden oder unzufrieden bin?
Beziehe ich Mitarbeitende in die Entscheidungsfindung ein? Setze ich Vorschläge um?
Unterstützen meine Mitarbeitenden mich auch in schwierigen Situationen?
Wie gehe ich mit dem Mitarbeitenden um? Fair? Distanziert? Empathisch?
Wie geht der Mitarbeitende mit Menschen im kollegialen Umfeld um?

2. Zwischenschritt: Bilanz ziehen und protokollieren
Welche Ziele und Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit sehen beide Parteien?

3. Berufliche Entwicklungspotenziale

Die Ziele des dritten Teils des Mitarbeitergesprächs lauten:

➡️ (Neue) berufliche Interessen/Qualifikationswünsche zu identifizieren.

➡️ Den aktuellen Kenntnisstand erörtern und gegebenenfalls Entwicklungspotenziale ableiten.

➡️ Geeignete Maßnahmen zur Entwicklungsförderung festzulegen.

Dabei helfen die folgenden Fragen:

Fragen zu beruflichen Entwicklungspotenzialen:

Haben Sie das Gefühl, Ihre individuellen Fähigkeiten voll ausschöpfen zu können?
Gibt es Bereiche, Abteilungen oder Projekte, in die Ihnen mehr Einblick gewährt werden soll?
Welche Fortbildungen, Qualifizierungen oder Maßnahmen kommen in Frage, um den Mitarbeitenden zu fördern?
Welche Stärken sehe ich als Führungskraft bei dem Mitarbeitenden? An welchen Stellen ist Luft nach oben?
Was kann die Person selbst tun, um berufliche Skills zu erhalten oder zu verbessern?

3. Zwischenschritt: Bilanz ziehen und protokollieren
Welche Ziele und Maßnahmen zur beruflichen Weiterentwicklung sehen beide Parteien?

Dos & Don’ts für Führungskräfte im Mitarbeitergespräch:

Nachdem der Beitrag sich bis hierher dem inhaltlichen Leitfaden gewidmet hat, liegt der Fokus jetzt auf den allgemeinen Basics. Aus kommunikationspsychologischer Sicht birgt ein Feedbackgespräch natürlich jede Menge Stolperpotenzial. Hier erfahren Führungskräfte, was sie unbedingt tun und was sie lieber vermeiden sollten:

Do:

✔️ Frühzeitig einladen: Geben Sie dem Mitarbeitenden die Chance, sich vorzubereiten und laden Sie die Person entsprechend frühzeitig zum Gespräch ein.

✔️ Haltung bewahren: Signalisieren Sie Interesse durch Gestik und Mimik. Wenden Sie sich Ihrem Gegenüber zu und halten Sie den Blickkontakt.

✔️ Interesse bekunden: Fassen Sie Aussagen Ihres Mitarbeitenden ruhig noch einmal zusammen und erkundigen Sie sich, ob Sie alles richtig verstanden haben. Aktives Zuhören ist hier gefragt.

✔️ Gesprächsanteile beachten: Bestreiten Sie das Gespräch nicht allein, es soll sich um einen echten Austausch handeln. Schließlich sind auch Sie auf das Feedback Ihres Mitarbeitenden angewiesen.

✔️ Ruhe bewahren: Lassen Sie Ihr Gegenüber ausreden – vermeiden Sie es, Sätze zu vollenden oder der Person ins Wort zu fallen.

✔️ Zeit einplanen: Jedes Mitarbeitergespräch ist anders. Kalkulieren Sie deshalb einen großzügigen Zeitpuffer ein, sodass Sie das Gespräch keinesfalls abrupt abbrechen müssen.

✔️ Positiv abschließen: Auch wenn es Kritik gab – finden Sie einen motivierenden Gesprächsabschluss.

Don’t

❌ Geschlossene Fragen stellen: Fragen, die Mitarbeitende nur mit „Ja“ oder „Nein“ beantworten können, drängen sie schnell in die Ecke. Lautet die Frage zum Beispiel, ob eine Person ihre vorgegebenen Ziele erreicht hat, kommt Druck auf, sich rechtfertigen zu müssen. Besser: Stellen Sie offene Fragen. Fragen Sie, was der Mitarbeitende unter Erfolg versteht und welche Ziele er seit dem letzten Gespräch erreicht hat.

❌ Wichtige Themen vertagen: Was im Mitarbeitergespräch angesprochen wird, sollte auch hinreichend thematisiert werden. Vertrösten Sie Ihren Mitarbeitenden trotzdem, dann geben Sie unbedingt einen nachvollziehbaren Grund an – zum Beispiel, wenn Sie mehr Infos brauchen, auf weitere Ansprechpartner warten müssen etc. – und nennen Sie einen Zeitraum, in dem eine Antwort realistisch ist.

❌Pauschale Vorwürfe machen: Egal, welche Art von Kritik Sie äußern oder welches Fehlverhalten Sie thematisieren: Seien Sie konkret. Vermeiden Sie es, Worte wie „immer“, „nur“, „jedes Mal“, „nie“ zu verwenden. Nennen Sie explizite Beispiele, statt dem Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, gänzlich unzureichend zu sein.

❌ Persönlich werden: Auch wenn das Verhältnis zu Ihren Angestellten positiv geprägt ist und durchaus mal Gespräche auf privater Ebene stattfinden, sollte ein Mitarbeitergespräch immer fachlicher Natur sein.

❌ Fokus auf Negatives setzen: Mitarbeitergespräche dienen im Sinne eines Jahresgesprächs dem gegenseitigen Feedback zur Zusammenarbeit im vergangenen Jahr. Setzen Sie den Schwerpunkt daher nicht auf einzelne vermeintlich schiefgelaufene Projekte. Damit überrumpeln Sie Ihren Mitarbeitenden und lenken das Gespräch in eine negative Richtung. Für solche Themen gibt es Kritikgespräche.

Fazit:

Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch basiert auf den drei Säulen Vorbereitung, Interaktion und vor allem Handlungsimpulsen. In jedem Feedbackgespräch werden gegebenenfalls Schwachstellen oder Potenziale erkannt. Beides lässt sich nur durch konkrete Handlungen verbessern, ausbauen oder nutzen. Dabei hilft das jeweilige Fazit, das Führungskräfte am Ende jeder Gesprächsphase festhalten.

Eine gute Nachbereitung ist wichtig: Ergibt die Auswertung des Gesprächs Handlungsbedarf oder offene Fragen? Diese Fragen halten Führungskräfte in einem Protokoll fest, das sie mit den Mitarbeitenden teilen. So geht nichts unter.

Nach dem Gespräch sollten Führungskräfte ihren Worten in jedem Fall Taten folgen lassen. Das signalisiert Zuverlässigkeit und Professionalität. Geheimtipp für Führungskräfte: Sparen Sie nicht mit Lob und Wertschätzung, wo Sie zufrieden sind. „Nicht gemeckert ist genug gelobt“ führt selten zu mehr Ansporn und Mitarbeiterzufriedenheit. Im besten Fall gelingt es Ihnen zudem, Ihren Mitarbeitenden Verbesserungspotenzial als Motivation und nicht als Kritik nahezubringen.