MitarbeitergesprÀch-Leitfaden: Der 3-Phasen-Plan

verfasst von zvoove, 02.03.2021
keyboard_arrow_left ZurĂŒck zur Übersicht MitarbeitergesprĂ€che funktionieren besonders gut, wenn man sie in 3 Phasen aufteilt.

MitarbeitergesprĂ€ch: Der Leitfaden fĂŒr gelungenes Feedback

Das FeedbackgesprĂ€ch zwischen FĂŒhrungskraft und Mitarbeiter ist ein sensibles Thema – es braucht FingerspitzengefĂŒhl, Vorbereitung und vor allem ein transparentes Fazit. Im folgenden Blogbeitrag unterteilen wir das MitarbeitergesprĂ€ch in die 3 Themenbereiche bzw. Phasen:

  • Aufgaben des BeschĂ€ftigten & Arbeitsbedingungen
  • Zusammenarbeit im Team & zwischen FĂŒhrungskraft und Mitarbeiter
  • berufliche Entwicklungspotenziale

Im Folgenden gehen wir auf jede Phase ein, um Dir einen Leitfaden an die Hand zu geben, an dem Du Dich bei der Realisierung konstruktiver MitarbeitergesprÀche orientieren kannst.

MitarbeitergesprĂ€ch: Leitfaden fĂŒr Aufgaben und #Arbeitsbedingungen

Mache Dir fĂŒr jedes der 3 Themen klar, welches Ziel diesem GesprĂ€chsabschnitt zugrunde liegt. In diesem Fall sind die Ziele:

✅ Menge und QualitĂ€t der geleisteten Arbeit besprechen / Meinungsabgleich.
✅ ÜberprĂŒfung, ob Mitarbeiter und Vorgesetzte/r dasselbe AufgabenverstĂ€ndnis haben.
✅ Identifizierung möglicher Herausforderungen, denen der Mitarbeiter sich regelmĂ€ĂŸig ausgesetzt sieht, Inkl. LösungsansĂ€tze.
✅ Blick auf die Arbeitsbedingungen bzgl. Materialien und BĂŒrosituation, ggf. Besprechung möglicher Verbesserungen.

Damit Du die oben genannten Ziele erreichst, können folgende Fragen helfen:

Aufgaben

  • „Wie definierst Du Deine Kernaufgaben?“
  • „Gibt es Aufgaben, mit denen Du besonders zufrieden/unzufrieden bist?“
  • „Welche Ziele haben Deine Aufgaben im unternehmerischen Kontext?“
  • „Ist immer klar, welchem Zweck die jeweilige Aufgabe dient?“
  • „Gibt es im TagesgeschĂ€ft Luft fĂŒr eigenstĂ€ndiges Handeln, selbstbestimmte To-dos?“
  • Stelle Dir als Vorgesetzte:r die Frage, was dem/der Mitarbeiter:in Deiner Meinung nach am meisten Spaß macht.
  • Was sind Anforderungen und Skills, auf die es fĂŒr Dich als FĂŒhrungskraft ankommt, um den jeweiligen Job gut zu machen?

Arbeitsbedingungen

  • „Gibt es Störfaktoren, die die tĂ€gliche Arbeit beeintrĂ€chtigen? Welche Bedingungen wirken sich positiv aus?“
  • „Gibt es wiederkehrende technische, personelle oder organisatorische Herausforderungen?“
  • „Könnte man ArbeitsablĂ€ufe verbessern?“
  • „Wie kommt der/die Mitarbeiter:in mit der Menge an Aufgaben zurecht? Zu viel? Zu wenig?“

Fazit: Welche Ziele und Maßnahmen zur Verbesserung der Aufgaben & Arbeitssituation sehen beide Parteien?

MitarbeitergesprĂ€ch: Leitfaden fĂŒr #Zusammenarbeit

Ziele vom 2. Part des MitarbeitergesprÀch-Leitfadens sind:

✅ Die jeweilige Erwartungshaltung zu identifizieren.
✅ Zwischenmenschliche Aspekte der Zusammenarbeit zu besprechen.
✅ Eventuelle MissverstĂ€ndnisse aus dem Weg zu rĂ€umen.
✅ Vertrauensförderung im Kollegium.
✅ Die Benennung positiver AblĂ€ufe in der Zusammenarbeit.

Damit Du die oben genannten Ziele erreichst, können folgende Fragen helfen:

  • Informierst Du Deine Mitarbeiter als Vorgesetzte/r ausreichend? Findet eine transparente Kommunikation statt?
  • Wie empfindest Du die Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter? Was funktioniert gut/was nicht? Warum funktioniert es nicht?
  • Wie steht es um die Feedbackkultur? Erkennst Du erbrachte Leistung durch regelmĂ€ĂŸiges Lob an?
  • Bietest Du konstruktives Feedback zur QualitĂ€t der Arbeit? Wissen Mitarbeiter, wann Du zufrieden/unzufrieden bist?
  • Beziehst Du Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung ein? Setzt Du VorschlĂ€ge um?
  • UnterstĂŒtzen Deine Mitarbeiter Dich auch in schwierigen Situationen?
  • Wie empfindest Du Deinen Umgang mit Mitarbeiter? Fair? Distanziert? Empathisch?
  • Wie empfindest Du das Verhalten der Mitarbeiter im kollegialen Umfeld?

Fazit: Welche Ziele und Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit sehen beide Parteien?

MitarbeitergesprĂ€ch: Leitfaden fĂŒr #Berufliche Entwicklungspotenziale

Ziele vom 3. Part des MitarbeitergesprÀch-Leitfadens sind:

✅ (Neue) berufliche Interessen/QualifikationswĂŒnsche zu identifizieren.
✅ Den aktuellen Kenntnisstand zu erörtern und ggf. Entwicklungspotenziale zu erkennen.
✅ Geeignete Maßnahmen zur Entwicklungsförderung festzulegen.

Damit Du die oben genannten Ziele erreichst, können folgende Fragen helfen:

  • Hat die Person das GefĂŒhl, ihre individuellen FĂ€higkeiten voll ausschöpfen zu können?
  • Welche StĂ€rken siehst Du als Vorgesetzte/r bei dem Mitarbeiter? An welchen Stellen ist Luft nach oben?
  • Gibt es Bereiche/Abteilungen/Projekte, in die mehr Einblick gewĂ€hrt werden soll?
  • Welche Fortbildungen/Qualifizierungen/Maßnahmen kommen in Frage, um den Mitarbeiter zu fördern?
  • Was kann die Person selbst tun, um berufliche Skills zu erhalten/zu verbessern?

Fazit: Welche Ziele und Maßnahmen zur beruflichen Weiterentwicklung sehen beide Parteien?

6 allgemeine Tipps fĂŒr tolles Feedback

Nachdem wir uns dem inhaltlichen Leitfaden gewidmet haben, werfen wir zuletzt noch einen Blick auf allgemeine Basics. Aus kommunikationspsychologischer Sicht birgt ein FeedbackgesprĂ€ch natĂŒrlich jede Menge Stolperpotenzial – achte deshalb auf diese 6 Faustregeln:

FrĂŒhzeitig einladen: Gib dem Mitarbeiter ebenfalls die Chance, sich vorzubereiten und lade die Person entsprechend frĂŒhzeitig zum GesprĂ€ch ein.

Haltung bewahren: Signalisiere Interesse durch Gestik und Mimik. Wende Dich Deinem GegenĂŒber zu und halte den Blickkontakt.

Interesse bekunden: Fasse Aussagen ruhig noch einmal zusammen und erkundige Dich, ob Du alles richtig verstanden hast.

GesprĂ€chsanteile beachten: Immer dran denken, dass es sich hier um einen Dialog handelt. Schließlich bist auch Du auf das Feedback Deiner Mitarbeiter angewiesen.

Ruhe bewahren: Lasse Dein GegenĂŒber ausreden – vermeide es, SĂ€tze zu vollenden oder demjenigen gar ins Wort zu fallen.

Zeit einplanen: Jedes MitarbeitergesprĂ€ch ist anders; kalkuliere deshalb einen großzĂŒgigen Zeitpuffer ein, sodass Du das GesprĂ€ch keinesfalls abrupt abbrechen musst. (Der Richtwert fĂŒr die Dauer des MitarbeitergesprĂ€chs liegt bei ca. 1 Stunde).

Fazit

Ein erfolgreiches MitarbeitergesprĂ€ch basiert auf den 3 SĂ€ulen Vorbereitung, Interaktion und vor allem: Handlungsimpulsen. In jedem FeedbackgesprĂ€ch werden ggf. Schwachstellen oder Potenziale erkannt: Beides lĂ€sst sich nur durch Aktionen bekĂ€mpfen oder ausbauen, dabei hilft das „Fazit“, das Du am Ende jeder GesprĂ€chsphase festhĂ€ltst. Lasse Deinen Worten in jedem Fall Taten folgen, damit signalisierst Du ZuverlĂ€ssigkeit und ProfessionalitĂ€t.

Quelle Foto: © leungchopan / Adobe Stock

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