HR-Software: Ohne geht es nicht. Der große Software Report 2019

verfasst von zvoove, 08.10.2019
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Software-Report 2019: Personalarbeit mobiler & analytischer

Das Magazin "personal manager" und das "HRM Research Institute" befragen regelmäßig Personalverantwortliche aus der D-A-CH-Region. Ihre Mission: Den Status quo der HR-Landschaft abtasten. Wie nutzen Personaler HR-Software? Wie zufrieden sind sie? Welche Entwicklungen zeichnen sich generell ab? Die interessanten Ergebnisse erscheinen gebündelt im alljährlichen "HR-Software-Report". Für den **Report 2019/2020 **wurden rund 194 Personalverantwortliche um ihre Meinung gebeten. So zeichnet sich recht klar ab, dass **Personalarbeit **immer mobiler und analytischer wird. Außerdem findet sie zunehmend über Social Media statt. Alle Ergebnisse im Überblick.

HR-Software entscheidend für erfolgreiche Personalarbeit 

Ein Großteil der Unternehmen hat seine HR-Prozesse digitalisiert. 97 % halten HR-Software für wichtig oder sehr wichtig für eine erfolgreiche Personalarbeit (HR-Software-Report 2019). Die Arbeit ohne digitale Technik ist für sie undenkbar. Die Standardisierung von Routineprozessen spart Kosten und setzt Personalressourcen frei. Die freigewordenen Kapazitäten können an anderer Stelle eingesetzt werden, z. B. für den persönlichen Kontakt zwischen HR-Mitarbeiter und Bewerber. Kommunikationswege werden verkürzt und der interne Feedbackprozess kann schneller erfolgen. Berge von Papierakten lassen sich durch die digitale Archivierung einsparen, ebenso wie mögliche Lagerungskosten. 

Jeder 5. Befragte plant Wechsel der HR-Software

Überraschend ist das diesjährige Ergebnis in Sachen Zufriedenheit. Nur 16% der befragten Personaler sind derzeit "sehr zufrieden" mit ihrer aktuellen HR-Software. Was zwangsläufig den nächsten Punkt der Studien-Agenda einleitet, nämlich, dass jeder fünfte **Teilnehmer in den nächsten zwölf Monaten einen Wechsel des Softwareanbieters in Betracht zieht. Zusätzlich planen rund 52% **der deutschen Studienteilnehmer im Laufe des kommenden Jahres eine Erweiterung ihrer Software-Module. 

Doch wo rührt diese Unzufriedenheit her? **55% **klagen in der Studie, dass wichtige **Prozesse **oder **Teilschritte **der Personalarbeit nicht über die HR-Lösung abgebildet werden können. 52% bemängeln außerdem, dass wichtige Schnittstellen zu anderer Software nicht funktionieren und **39% **kämpfen regelmäßig mit technischen Problemen. Diese finden beim Support offenbar zu wenig Gehör, denn **37% **beschreiben den **Service **ihres Anbieters als "schlecht", da sie Ansprechpartner nicht gut erreichen und sich mit **langen Reaktionszeiten **konfrontiert sehen. 

Wo wird neue Software gebraucht? 

Unternehmen setzen HR-Software in verschiedenen Bereichen ein. Manche nutzen eine All-in-One Lösung, andere setzen auf Schnittstellen zu Spezialprogrammen oder Zusatzsoftware. Eine neue oder zusätzliche Lösung wollen Unternehmen vor allem in einem Gebiet einsetzen: Bewerbermanagement. Rund 45% haben an dieser Stelle Bedarf. Überraschend ist das nicht. Fachkräfteengpässe und der demographische Wandel erschweren die Rekrutierung qualifizierter Mitarbeiter. Mit der richtigen Recruiting-Lösung können Arbeitgeber viele Vorteile erzielen. Eine Software erleichtert Workflows und Routineaufgaben. Aktivitäten erfolgen per Mausklick, z. B. das Versenden von E-Mails für eine verlässliche Bewerberkommunikation. Über die Software konzipieren Anwender **Stellenanzeigen **mit wenigen Klicks und veröffentlichen sie. Hat die Lösung eine entsprechende Funktion, können die Stellen in mehreren Jobbörsen gleichzeitig veröffentlicht werden (Multiposting). Weitere Features tragen zur Verbesserung der Candidate Experience bei, z. B. ein CV-Parser. Alle Daten und Unterlagen sind **zentral **in der Software administrierbar. Dank höherer Effizienz sparen Recruiter Zeit, die an anderer Stelle frei wird.

In Sachen Mitarbeitergespräche, **Recruiting **und **Personalauswahl **möchten jeweils 33% in Zukunft mehr auf digitale Lösungen setzen. Die Studie hakte an dieser Stelle genauer nach und fragte, für welche Prozesse sich Personalverantwortliche mehr Angebote auf dem Softwaremarkt wünschen. Die Top 10:

  1. Laufbahn- und Nachfolgeplanung: 32% 
  2. Onboarding: 32% 
  3. Kompetenzmanagement:  29%
  4. Wissensmanagement: 27%
  5. Mitarbeitergespräche: 25%
  6. Potenzialanalyse: 24%
  7. Ideenmanagement: 23%
  8. Mitarbeiterportale, Self-Service: 23%
  9. Personalentwicklung, Weiterbildung, Bildungscontrolling: 23%

Das Wichtigste an einer HR-Software

Bedienbarkeit ist für die meisten Unternehmen ein zentraler Aspekt bei der Auswahl ihrer Software. 81% halten eine leichte Bedienung für besonders wichtig. Beinahe ebenso viele legen Wert darauf, dass ihre Lösung alle relevanten HR-Prozesse sowie Auswertungs- und Reportingfunktionen abdeckt (je 80%). KPIs und Grafiken zeigen auf, wo sich Prozesse weiterhin verbessern lassen und was bereits gut läuft. Sie dienen als Grundlage für Unternehmensentscheidungen. Im Recruiting sind Kennzahlen bspw. wichtig, um die richtigen Kanäle für die Stellenveröffentlichung vorzunehmen und eine angemessene Budgetierung vorzunehmen. Aus diesem Grund beleuchtete die Studie 2019 erstmals auch HR-Analytics. Beinahe jeder vierte Befragte gab an, softwaregestützte Datenanalysen vorzunehmen. 66% verzichten auf Analysen **und elf Prozent wissen es nicht genau. **In krassem Kontrast zu diesem Ergebnis steht die hohe Relevanz, mit der HR-Experten Anlaysen bewerten: 50% sagen, es sei "sehr wichtig", Entscheidungsprozesse mithilfe von Software zu verbessern. Nur **drei Prozent **messen dem keine Bedeutung bei und antworten deshalb, es sei "nicht wichtig". Diejenigen Personaler, die bereits mit Analysen vertraut sind, nutzen diese in 68% der Fälle für die Nachverfolgung von Altersstrukturen. Je 56% für die Bewerberauswahl und Personalplanung

Social Media & Mobile HR

**73% **der befragten HR-Experten haben Social Media im Kampf um Personal bereits im Einsatz. Im Vergleich zur Vorjahresstudie ist das ein beträchtlicher Anstieg um rund 13 Prozentpunkte. Und wofür genau nutzen Personaler Facebook % Co.? Mit 86% ist **Recruiting **das beliebteste Einsatzfeld, gefolgt von Personalmarketing (77%) und zur Mitarbeiterkommunikation/internen Kommunikation (50%).Die Studie wollte außerdem wissen, für welche Bereiche der Personalarbeit mobile Applikationen eingeplant sind. Rund 60% gaben "Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung" an. Gefolgt von "Bewerbermanagement" mit 38%. Auf Platz drei landeten Mitarbeitergespräche mit 23%

 

Fazit

97 % der Unternehmen finden HR-Software wichtig für eine erfolgreiche Personalarbeit. Dennoch sind nur 16% der Befragten zufrieden mit ihrer aktuellen Lösung. Um künftig besser aufgestellt zu sein, plant das Gros der Experten einen Ausbau des softwaregestützten Bewerbermanagements - zusätzlich stehen HR-Apps auf der Agenda vieler Personaler. Das Thema Datenanalyse gewinnt deutlich an Relevanz. Hier klafft zurzeit allerdings noch ein großes Defizit zwischen Wunsch und Wirklichkeit. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Personalarbeit immer mobiler wird, Social Media ein Muss ist und die so gesammelten Daten für einen höheren Analysebedarf sorgen. 

Quelle Foto: © nd3000 / Adobe Stock

 

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