HR-Analytics im Recruiting

verfasst von zvoove, 21.06.2017
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Detektivarbeit für effizientere Prozesse

Wie ist die Resonanz auf die eigene Karrierewebsite? Welche Quellen liefern die interessantesten Bewerber? Wie hoch muss die Reichweite sein, um eine Stelle zuverlässig zu besetzen? Mit HR-Analytics im Recruiting beantworten Recruiter die wichtigsten Fragen, um den Bewerbungsprozess erfolgreich zu gestalten. Relevante Kennzahlen wie die Anzahl der Bewerbungen oder die Einstellungsquote nach Quelle helfen dabei, Aussagen über die Effizienz des Recruiting-Prozesses zu treffen und Verbesserungspotentiale aufzuspüren. Das ist ein wenig wie Detektivarbeit, denn es reicht nicht, die Zahlen bloß zu erheben. Die gesammelten Daten müssen analysiert und interpretiert werden. Mit Blick auf den Gesamtkontext werden Relationen zwischen den einzelnen Daten ermittelt, um Zusammenhänge zu erkennen. Aussagekräftige Analysen können dabei helfen, künftige Entwicklungen zu antizipieren und den Recruiting-Prozess zu optimieren. Eine solche Analyse besteht zum Beispiel aus den drei Elementen: 

  • Reporting (Hindsight): Relevante Daten aus den bisherigen Recruiting-Prozessen werden mit Blick auf ein konkretes Ziel erhoben und zur Interpretation aufbereitet. 
  • Analyse und Monitoring (Insight): Die gesammelten Daten werden zusammengefasst und interpretiert, um Schlussfolgerungen abzuleiten. Deskriptive Analysen ermöglichen einen beschreibenden Einblick in vergangene Prozesse. Auf der Grundlage bestimmter Muster lassen sich gegenwärtige Ereignisse besser einschätzen und künftige Prozesse präziser vorhersagen, um sie frühzeitig zu beeinflussen. 
  • Prädiktive Analysen (Foresight): Relevante Daten werden als so genannte Prädikatoren dazu genutzt, um Aussagen über zukünftige Prozesse zu treffen. Werden wichtige Stellschrauben im Recruiting-Prozess identifiziert, können sie mit Blick auf künftige Erfolge verändert und diese Veränderung wiederum in der Erfolgskontrolle überprüft werden. Eine Optimierung des Recruiting-Prozesses ist in Zeiten des verstärkten Wettbewerbs um qualifizierte Bewerber ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Ein Indikator für den steigenden Konkurrenzdruck ist der sinkende Anteil Erwerbsfähiger auf dem Arbeitsmarkt im Zuge des demographischen Wandels sowie der Anstieg ausgeschriebener Stellenanzeigen. Ein Unterangebot ist oft daran erkennbar, dass Unternehmen mehr offene Stellen ausschreiben als Bewerber vorhanden sind. Ein Maß für ein solches Unterangebot ist die Vakanzzeit, wenn sie rund 40 % länger andauert als im Durchschnitt. Mit einer Vakanzzeit von 153 Tagen im Jahresdurchschnitt herrscht vor allem im Bereich Altenpflege ein Mangel an qualifizierten Mitarbeitern, gefolgt von technischen Berufen wie Fahrzeug- oder Energietechnik.

 

Kennzahlen richtig einsetzen

Der Einsatz von HR-Analytics im Recruiting eignet sich vor allem dann, wenn konkrete Ziele wie die Erhöhung des Bewerberaufkommens oder bestimmte Quoten erfüllt werden sollen und relevante Kennzahlen den Erfolg beeinflussen können. Neben dem Aufdecken von Verbesserungspotentialen und der Ableitung gezielter Maßnahmen können KPIs auch dabei helfen, künftige Ereignisse zu antizipieren und frühzeitig zu reagieren. Relevante Kennzahlen sind solche, die dabei helfen, kausale Zusammenhänge zwischen den einzelnen Variablen im Recruiting-Prozess festzustellen und zielbezogene Maßnahmen zu entwickeln. Darunter fallen zum Beispiel: 

  • Time-to-Fill: Wie schnell wird die Vakanz besetzt? Je nach Definition handelt es sich z. B. um den Zeitraum zwischen der Personalbedarfsmeldung und Besetzung einer Stelle. 
  • Time-to-Interview: Zeitraum zwischen der Bedarfsmeldung und dem Bewerbungsgespräch. 
  • Interne Feedbackzeit: Wie lange dauert es, bis der Recruiter sein Feedback über den Bewerber gibt? 
  • Cost-per-Hire: Die Kosten pro erfolgter Einstellung. 
  • Cost-per-Application: Kosten pro Bewerbung bzw. anfallende Kosten, um eine bestimmte Anzahl an Bewerbungen zu generieren. 
  • Cost-of-Vacancy: Kosten, die eine unbesetzte Stelle verursacht, zum Beispiel durch Umsatz- oder Produktivitätseinbußen. 
  • Klickzahlen & weitere Recruiting-Kennzahlen: Klicks auf die Stellenanzeigen und die Karriereseite, Anzahl der ausgefüllten Bewerbungsformulare und Einladungen zum Vorstellungsgespräch, Anzahl der Interviews pro Bewerber… 
  • Bewerbungen je Quelle: Anzahl der eingehenden Bewerbungen nach Recruiting-Kanal. 
  • Bewerbungen nach Mitarbeiterempfehlungen: Anteil der Bewerbungen, die durch Mitarbeiterempfehlungen erfolgt sind. 
  • Active Sourcing Erfolg: Eingegangene Bewerbung als Reaktion auf Maßnahmen der Direktansprache. 
  • Offer-Rate: Anzahl der erfolgten Stellenangebote. 
  • Offer-Acceptance-Rate: Verhältnis von Vertragsangeboten zu erfolgreichen Einstellungen. 
  • Einstellungserfolg nach Quelle: Anteil der erfolgreichen Einstellungen nach Recruiting-Kanal. 
  • Retention Rate: Prozentualer Anteil der Neueinstellungen, die nach der Probezeit im Unternehmen verbleiben. 

Die Analyse der Daten kann eine Auskunft darüber geben, wo die Stärken und Schwächen im Recruiting-Prozess liegen. So können zum Beispiel bei der Budgetverteilung die erfolgversprechendsten Bewerberquellen stärker berücksichtigt werden. Schwachstellen wie zum Beispiel eine überdurchschnittlich lange Time-to-Interview könnte darauf hindeuten, dass Bewerber mit langen Feedbackzeiten Vorlieb nehmen müssen. Springen in diesem Zeitraum bereits viele Kandidaten ab, ließe sich die Abbruchquote durch schnellere Feedbackzeiten ggf. verringern. Auf der anderen Seite sollte jedoch die Qualität der Bewerberauswahl nicht darunter leiden. Die einzelnen Prozessschritte im Bewerbungsprozess lassen sich z. B. durch eine Verkürzung der Kommunikationswege zwischen Entscheidern oder unterstützende Matching-Programme bei der Bewerbervorauswahl verkürzen. Die Offer-Acceptance-Rate, also die Zahl der Vertragsangebote im Verhältnis zu den angenommenen Einstellungen, kann eine Auskunft über die Arbeitgeberattraktivität geben. Um Einschätzungen vornehmen zu können und die Aussagekraft der Daten zu erhöhen, können Recruiter auf branchenspezifische Benchmarks zurückgreifen. Eine Analyse zur Verbesserung der Bewerberquote und -passung kann sich zum Beispiel in folgende Schritte gliedern: 

  1. Evaluation der Bewerberquellen
  2. Evaluation der Bewerberpassung: Demographischen Daten können Auskunft darüber geben, ob ein Recruiter die richtigen Bewerber erreicht. 

 

 

Fazit

HR-Analytics im Recruiting eröffnet Recruitern die Möglichkeit, den Bewerbungsprozess mit Blick auf spezifische Zielsetzungen wie z. B. die Erhöhung des Bewerberaufkommens oder die Verkürzung der Feedbackzeit zu optimieren. Voraussetzung dafür ist, relevante Kennzahlen zu identifizieren und mit Blick auf ihre Zusammenhänge zu interpretieren. Stärken und Schwächen im Recruiting-Prozess lassen sich dadurch identifizieren und das Unternehmen kann mit konkreten Maßnahmen reagieren. Eine anschließende Erfolgskontrolle gibt Auskunft über die Effizienz der Maßnahmen. 

Quelle Foto: Fotolia © peshkova

 

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