Short Guide für Recruiter: Recruiting-KPIs nutzen

verfasst von zvoove, 17.04.2019
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Kennzahlengestütztes Recruiting 

Wie erkennen Arbeitgeber, dass ihre Recruiting-Kampagne fruchtet? Sie sammeln und analysieren Daten, die ihre Strategie belegen oder Handlungsbedarf aufzeigen. Im Online-Marketing ist das datengestützte Targeting von Zielgruppen ein gängiges Instrument: Erfolgreiche Werbetreibende nutzen Klickzahlen, Views und Conversions als Metriken für ihre Marketingstrategie. Aktivitäten von Kunden sind zunehmend computergestützt: Sie produzieren Daten und lassen sich leichter tracken. Der Vorteil: Datenspuren können messbar gemacht und gezielt in die eigene Kampagnensteuerung einbezogen werden. Tracking- und Analysetools vereinfachen Datensammlung und -analyse und Visualisierungstools erleichtern die Aufbereitung von Kennzahlen zur Kampagnenoptimierung. Auch Recruiter haben die Vorzüge kennzahlengestützter Kampagnen entdeckt: **Bewerbertracking und Datenanalyse **werden zum festen Bestandteil moderner Unternehmen, für die Digitalisierung kein Fremdwort ist. Recruiter können messen, welche Kanäle die meisten Bewerber oder Einstellungen für eine Stelle liefern. Sie können nachverfolgen, welche Bewerbungswege ihre Kandidaten bevorzugen oder wie viele Klicks ihre Stellenanzeige generiert.

Kennzahlen für das Recruiting brauchbar machen 

Mit den richtigen Recruiting-KPIs messen Recruiter den Erfolg ihrer Quellen und nutzen die Ergebnisse, um Maßnahmen zielgenau zu optimieren:

Ressourcen effektiver nutzen: Recruiting nach dem Post-and-Pray Prinzip birgt das Risiko, dass wertvolle Ressourcen versinken. Konventionelle Recruiting-Wege können zwar erfolgreich sein, doch oft gibt es Verbesserungspotenzial. Der Bewerbungsprozess ist dynamisch, Bewerberanforderungen, Online- und Offline-Kanäle verändern sich. Kontinuierliches Tracking von Bewerberquellen zeigt, welche Kanäle funktionieren, welche die qualifiziertesten Kandidaten liefern oder die meisten Einstellungen generieren. 

Wirkungsvolle Stellenanzeigen konzipieren: Anhand von Views und Klickzahlen können Recruiter nachverfolgen, wie viel Aufmerksamkeit ihre Stellenanzeige weckt. Welches Layout und Wording spricht die meisten qualifizierten Bewerber an? Geht die Anzeige an der Zielgruppe vorbei? Im Marketing werden verschiedene Varianten von Werbeanzeigen oder Websites bspw. durch A/B-Testing geprüft. Ähnlich können Recruiter vorgehen, indem sie mit verschiedenen Konzeptionen experimentieren.

Nachweis für Vorgesetzte: Kennzahlen liefern Vorgesetzten handfeste Indizien dafür, dass die Recruiting-Strategie aufgeht und das Budget sinnvoll eingesetzt ist: Recruiter können z. B. nachweisen, dass sie ihr Budget auf die Kanäle konzentrieren, die qualifizierte Bewerber und erfolgreiche Einstellungen liefern. Positive Entwicklungen lassen sich durch regelmäßige Erfolgsmessungen dokumentieren.

Candidate Experience und Feedbackzeit verbessern: Bei Nutzung eines entsprechenden Bewerbermanagement-Systems können Recruiter ihre Workflows frei konfigurieren und (teil)automatisieren. Eine Aktivitäten-Historie dokumentiert den Ablauf der Recruiting-Schritte mit Datumsangabe. Im elektronischen Archiv können Recruiter Inhalt und Zeiten der Bewerberkontakte nachverfolgen. Für die einzelnen Stellenbesetzungen können sie die Time-to-Hire und Feedbackzeiten im Auge behalten. Bei besonders langwierigen oder kurzen Prozessen lässt sich gezielt nach Ursachen forschen. Ein Großteil der Unternehmen mit einer besonders positiven Candidate Experience, führt regelmäßig Evaluationen durch, um die Bewerbererfahrung zu optimieren (EMEA Candidate Experience Research Report): Über die Hälfte** der am besten bewerteten Unternehmen nutzt Kennzahlen und führt diese im Recruiting-Dashboard auf. 4,4 % holen noch **vor dem Vorstellungsgespräch ein Bewerberfeedback ein, rund 50 % tun dies nach dem Interview oder der Anstellung des Bewerbers.

Messbare Performance-Ziele: Zieltransparenz und klare Performance-Parameter sind im Vertrieb gängig, um Mitarbeiter zu motivieren und Prämien leistungsgerecht zu verteilen. KPIs dienen als Grundlage für Feedbackgespräche, Zielvereinbarungen und Provisionssysteme. In der Personalbeschaffung können Kennzahlen wie die Anzahl der Neueinstellung pro Recruiter eine vergleichbare Funktion erfüllen. Recruiter erhalten Benchmarks, an denen sie sich orientieren können. Wichtig: Performance-Kennzahlen sollten nicht als alleiniger Leistungsindikator herhalten, da sich die Rekrutierungsleistung aus verschiedene Faktoren zusammensetzt und Teamarbeit eine wichtige Rolle spielt. Im EMEA Candidate Experience Research Report wird deutlich, dass top-platzierte Unternehmen eher Incentives zur Performanceverbesserung einführen.

Kosten kontrollieren und senken: Arbeitgeber müssen Budget und Kosten im Auge behalten, um optimal wirtschaften zu können. Zum Kostencontrolling gehören Kennzahlen wir die Kosten pro Bewerber und die Kosten pro Einstellung.

Karriereseite optimieren: Die Karrierepage ist ein wichtiger Touchpoint in der Candidate Journey. Anhand von z. B. Besucherzahlen, Views, Verweildauer und Ladezeiten lässt sich messen, wie erfolgreich die Karriereseite bei Webseitenbesuchern ist. Webseitendesigner können mit verschiedenen Layouts, Navigationselementen und Inhalten experimentieren. Anhand von Kennzahlen können sie messen, welche Änderungen wirksam sind.

Recruiting-Kennzahlen

Time-to-Fill: Die Time-to-Fill ist die durchschnittliche Dauer der Stellenbesetzung. Sie lässt sich in einzelne Zwischenschritte unterteilen, um die Prozessdauer genau zu messen. Zeitpunkte wie das Datum der Stellenausschreibung, erste Bewerbungseingänge, Bewerbungsgespräche und erfolgte Einstellungen lassen sich im Bewerbermanagement-System genau nachverfolgen. Die Time-to-Fill hängt von verschiedenen Faktoren ab, zum Beispiel einem reibungslosen Workflow in der Personalbeschaffung, der Arbeitsmarktsituation, der Bekanntheit des Unternehmens usw. Einige Faktoren sind mehr, andere weniger beeinflussbar: Prozesse lassen sich (teil-)automatisieren und digitalisieren, Kommunikationswege zwischen Recruitern, Fachabteilungen und Bewerbern können verkürzt werden. Zur Bekanntheitssteigerung der Arbeitgebermarke unterstützen Employer Branding Maßnahmen.

Time-to-Interview: Wie lang ist der Zeitraum zwischen Stellenbedarfsmeldung und Bewerbungsgespräch? Mit der Kennzahl Time-to-Interview messen Recruiter die zeitliche Spanne, um diese ggf. zu verkürzen. Faktoren wie die Anzahl qualifizierter Bewerber, interne Prozesse und Kommunikationswege können die Time-to-Interview beeinflussen.

Interne Feedbackzeit: Wie lange dauert es, bis der Recruiter sein Feedback über den Bewerber gibt? Die interne Feedbackzeit lässt sich zum Beispiel durch Verkürzung von Kommunikationswegen minimieren.

Kandidatenzufriedenheit: Die Zufriedenheit ihrer Kandidaten können Recruiter im Rahmen des Bewerbungsprozesses abfragen, z. B. anhand einer Skala oder durch aktives Einholen von Feedback. Dadurch haben sie Daten an der Hand, um die Qualität des Recruiting-Prozesses und die Candidate Experience zu verbessern.

Recruiter-Zufriedenheit: Die Zufriedenheit der beteiligten Recruiter kann ein Maß dafür sein, ob der Recruiting-Prozess Verbesserungspotenzial aufweist.

Anzahl der Bewerbungen: Eine kontinuierliche Messung von Bewerberzahlen hilft dabei, Entwicklungen im Blick zu behalten und zu prüfen, wann besonders viele oder wenige Bewerbungen eingehen. Anschließend kann geprüft werden, warum die Bewerbungszahlen so hoch oder gering sind.

Anzahl der Bewerbungen nach Quelle: Um zu prüfen, welche Quellen viele Kandidaten liefern, lohnt es sich die Bewerbungsanzahl je Kanal im Blick zu behalten – z. B. Online-Kanäle wie Stellenbörsen und die Karriereseite oder Offline-Kanäle wie Messen oder Mitarbeiterempfehlungen.

 
Short Guide für Recruiter: Recruiting-KPIs nutzen

Foto: © prosoft

Anzahl der Bewerbungen nach Unternehmensbereich/Abteilung: Eine Aufsplittung nach Abteilung bzw. Unternehmensbereich visualisiert die Verteilung von Bewerbungen auf die einzelnen Bereiche.

Offer-Acceptance-Rate: Die Kennzahl zeigt das Verhältnis von Vertragsangeboten zu erfolgreichen Einstellungen. Die Offer Rate quantifiziert die Anzahl der erfolgten Stellenangebote.

Kosten: Die Kosten lassen sich definieren als Cost-per-Application (Kosten pro Bewerbung), Cost-per-Hire (Kosten pro Einstellung) oder Cost-of-Vacancy (durch Vakanz anfallende Kosten).

Retention Rate: Die Retention Rate misst den Anteil der Neueinstellungen, die nach der Probezeit im Unternehmen verbleiben.

 

Fazit

Bewerbertracking und Datenanalyse sind wichtige Bestandteile im digitalisierten Recruiting. Recruiting-Kennzahlen ermöglichen eine datengestützte Steuerung und Optimierung von Kampagnen, zum Beispiel durch eine sinnvolle Budgetaufteilung auf die richtigen Kanäle. Sie dienen als Grundlage für messbare Performance-Ziele und bieten Ansatzpunkte zur Verbesserung der Candidate Experience, der Karriereseite oder Stellenanzeigen, vereinfachen die Kostenkontrolle und fungieren als Nachweis für Vorgesetzte. 

Foto: © zorandim75 / Fotolia

 

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