Studie: Personalwesen 2020 kaum digitalisiert

verfasst von zvoove, 26.08.2020
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Pandemie beschleunigt digitale Transformation

Corona schüttet zurzeit mächtig Öl ins Strohfeuer der deutschen Digitalisierung: Plötzlich ermöglichen Vernetzungstools Homeoffice, im Online-Einkaufswagen liegen neben den neuen High Heels jetzt auch Reis oder Waschmittel und im tiefsten Lockdown trafen wir Freunde beim virtuellen Bier in der „Sknype“.

Erst kürzlich ermittelte eine Customer Experience Studie, dass 64% der befragten deutschen Unternehmen ihre Investitionen aufgrund der Corona-Krise in Online-Kanäle und die eigene Website deutlich erhöhen wollen. Könnte es also sein, dass die Pandemie den lang ersehnten Flächenbrand „Digitalisierung“ endlich entfacht?

Digitalisierung des Personalwesens 2020

Das deutsche Personalwesen vollzog die digitale Transformation bis dato maximal im Schneckentempo: Datenerhebung, personalisierte Recruiting-Prozesse oder Automatisierung? Fehlanzeige. Eine aktuelle Studie zeigt im Detail, wie es im Jahr 2020 um die Digitalisierung der Personalarbeit steht – und wo Unternehmen ausbaufähig sind.

Durchgeführt wurde die Untersuchung vom Lehrstuhl für Personalwirtschaft und Business Governance an der Universität Halle-Wittenberg. Zwischen Oktober 2019 und Januar 2020 befragten die Verantwortlichen dafür Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie Führungskräfte im Personalwesen, in der kaufmännischen Leitung und in der Geschäftsführung.

Was sind die größten Herausforderungen im HR-Bereich?

Vor welchen (alltäglichen) Herausforderungen stehen Personaler? Laut der Studie haben 78% der Befragten damit zu kämpfen, dass heterogene IT-Systeme und –tools die Datenerhebung erschweren. 63% von ihnen sagten, dass fehlende Software-Lösungen die Datenauswertung behindern.

Darüber hinaus ergab die Umfrage, dass Mitarbeiter die folgenden Punkte in der Personalarbeit als „strategische Herausforderungen“ bewerten:

  • 34%: Qualifiziertes Personal gewinnen
  • 33%: Prozesse digital automatisieren
  • 26%: Veränderungsprozesse begleiten
  • 25%: Administrationsaufwand senken
  • 24%: Mitarbeiter langfristig binden
  • 12%: Datenbasierte Entscheidungen ermöglichen
  • 11%: Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten
  • 11%: Neue Technologien einführen
  • 7%: Kompetenz für intelligente Personaltools entwickeln
  • 5%: Mobiles Arbeiten fördern

Über Hälfte dieser Herausforderungen ließe sich mit einer Digitalstrategie meistern – höchste Zeit also, aus dem Dornröschenschlaf zu erwachen und das Thema endlich anzupacken.

Die größten Zeitfresser der Personalarbeit

Nicht nur strategische Hürden gilt es für Personaler zu überwinden, auch simple, alltägliche To-dos entpuppen sich oft als Störenfriede. Im Personalbereich kosten folgende Punkte laut Umfrage am meisten Zeit:

  • 65% Dokumentenbearbeitung
  • 50% Datenmanagement
  • 42% Mitarbeiteranfragen beantworten
  • 28% Softwaresysteme bedienen
  • 23% Mit Fachabteilungen kommunizieren

Durch den großen operativen Aufwand der oben genannten Aufgaben finden andere wichtige Themen kaum Beachtung. Die Befragten gaben an, für folgende Dinge kaum Zeit zu haben:

  • 64%: Personalentwicklung/Qualifikation
  • 61%: Netzwerkpflege
  • 46%: Personalbeschaffung/-marketing

Welche Daten erhebt die Personalabteilung? 

12% haben an, dass datenbasierte Entscheidungen (noch) nicht hinreichend getroffen werden können. Doch welche Daten werden im Personalwesen eigentlich erhoben? (Sowohl analog als auch digital):

  • 77% Vergütung
  • 77% Abwesenheit
  • 73% Personalkosten
  • 61% Fluktuation
  • 51% Überstunden

Übrigens nutzen nur **29% Datenanalyse-Tools **– im Umkehrschluss bedeutet das: Rund **71% **der befragten Personaler greifen zur Datenauswertung auf **Excel und Co. **zurück.

Wie soll die Zukunft des Personalwesens aussehen?

Laut der Umfrage haben rund 25% der Unternehmen das Ziel, den administrativen Aufwand im Personalbereich künftig zu reduzieren. 23% gaben an, neue Recruiting-Ansätze und Methoden nutzen zu wollen und 12% planen, mit HR-Analytics datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Rund 11% setzen sich zum Ziel, neue digitale Technologien und Lösungen einzuführen.

Kurz: Alle angestrebten Veränderungen lassen sich mit einer Digitalstrategie wunderbar lösen. Die Studie wollte von den Befragten zusätzlich wissen, welche Top 3 Ziele diese sich von der Automatisierung erhoffen:

  • 75%: Prozessqualität erhöhen
  • 66%: Prozesskosten senken
  • 62%: Zeitgewinn für strategische Aufgaben

Warum so langsam?

Es liegt auf der Hand, dass viele Bereiche sich durch Automatisierung deutlich effizienter und zukunftsfähiger gestalten ließen. Doch warum fällt die Umsetzung im Personalbereich so schwer? Im Rahmen der Befragung haben die Teilnehmer folgende Top 3 Gründe an, die sie an der Automatisierung hindern:

  • 46%: Keine Auseinandersetzung mit dem Thema
  • 38%: Skepsis des Managements
  • 38%: Unangemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis

Personalarbeit: Automatisierung im Recruiting 

Die Studie hat ergeben, dass Personaler vor der großen Herausforderung stehen, qualifiziertes Personal zu gewinnen. Einerseits ist das sicherlich auf den demografischen Wandel sowie die aktuellen Arbeitsmarktbedingungen zurückzuführen, andererseits auf die falsche Herangehensweise. 

Immerhin verbessern automatisierte Abläufe auch das Recruiting um ein Vielfaches. Zum Beispiel mit einem Bewerbermanagement, das Unternehmen durch Features wie Multiposting deutlich mehr Reichweite verschafft. Personaler können Jobanzeigen dann mit nur einem Klick auf hunderten Portalen streuen. Anschließend hilft ein smarter Algorithmus, die besten Kandidaten auf einen Blick zu identifizieren. Dafür gleicht die Software individuelle Anforderungen mit dem Bewerberprofil ab und präsentiert die besten Kandidaten in einem Eignungsranking.

Eine smarte Recruiting-Software deckt auch operative To-dos, wie die Bewerber-Datenbankpflege, die Verwaltung der Stellenanzeigen oder interne/externe Kommunikation ab.

23% der Befragten sagten, sie seien offen für neue Recruiting-Ansätze. Ein neuer Ansatz wäre, Personalbeschaffungsmaßnahmen zu digitalisieren. Eine entsprechende Software vereinfacht die Kandidatensuche, -verwaltung und schafft so mehr Zeit für z.B. Personalmarketing – einer der Punkte, die zuletzt kaum Beachtung fanden.

 

Fazit

Die Personalarbeit ist durchzogen von administrativen Aufgaben (Dokumentenmanagement etc.) – die sich durch die Einführung automatisierter Prozesse deutlich effizienter und mitarbeiterfreundlicher gestalten ließen. Vor allem die große „Herausforderung Personalgewinnung“ ist durch den Einsatz von Recruiting-Software leicht zu meistern. Unternehmen müssen sich dafür dringend mit dem Thema auseinandersetzen und ihre Skepsis über Bord werfen, um ihren HR-Bereich endlich zukunftsfähig gestalten zu können.

Quelle Foto: © Mariakray / Adobe Stock

 

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