So bestimmt man den Bruttopersonalbedarf

Einflussfaktoren auf den Personalbedarf

Mit dem Bruttopersonalbedarf ermitteln Unternehmen ihren Soll-Personalbestand: Wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen sind notwendig, um Unternehmensziele realisieren zu können? Der quantitative Personalbedarf bezieht sich auf die erforderliche Anzahl der Mitarbeiter, der qualitative Bedarf auf die Gegenüberstellung von Arbeitsanforderungen und Leistungsangebot. Abhängig ist der Personalbedarf von internen und externen Einflussfaktoren auf den Personalbedarf wie z. B. saisonalen Schwankungen in der Tourismusbranche, die mit einer ungleichmäßigen Kapazitätsauslastung einhergehen: Laut Angaben des Statistischen Bundesamts weisen die Zahlen der Übernachtungen in deutschen Beherbergungsbetrieben einen deutlichen Saisonverlauf auf – mit Monatsmaximum im Juli oder August und Monatsminimum im Dezember oder Januar. Dabei sind auch regionale Unterschiede zu berücksichtigen.

Auch konjunkturelle Schwankungen und die Wettbewerbssituation haben einen Einfluss auf die Auftragslage und den Personalbedarf. Medial viel diskutiert wird der demografische Wandel mit seinen Konsequenzen auf die Arbeits- und Fachkräftesituation in Deutschland: Die Zahl der Erwerbsfähigen insgesamt und der jüngeren Arbeitskräfte geht zurück, während die Zahl älterer Mitarbeiter steigt. Der Anteil der Erwerbsfähigen im Alter von 20 bis 64 Jahren sinkt nach Angaben des Statistischen Bundesamts bis 2060 auf 34 bis 38 Millionen (aktuell 49 Millionen). Jeder dritte Bundesbürger wird bis dahin 65 Jahre oder älter sein – derzeit ist es jeder fünfte. Damit einher gehen Herausforderungen wie zugespitzte Fachkräfteengpässe, erhöhter Rekrutierungsdruck, Fluktuationsprobleme und die Notwendigkeit eines stabilen Nachwuchs- und Wissensmanagements sowie eine altersgerechte Arbeitsorganisation.

Ebenso aktuell sind technologische Entwicklungen (Stichwort Digitalisierung und Arbeitswelt 4.0): Qualifikationsanforderungen im Unternehmen verändern sich mit den neuen digitalen und technologischen Möglichkeiten, neue Berufe entstehen, andere fallen weg. Mögliche Folgen: ein Mehr- oder Minderbedarf an Personal und eine Veränderung des qualitativen Personalbedarfs. Intern wird der Personalbedarf von verschiedenen Faktoren beeinflusst, zum Beispiel einer Umgestaltung des Produktions-/Fertigungsprogramms, neuen IT- und Fertigungstechnologien bzw. dem Technisierungsgrad, Unternehmenszusammenschlüssen oder organisatorischen Umstrukturierungen.

Arten des Personalbedarfs

Der Personalbedarf eines Unternehmens lässt sich nach unterschiedlichen Komponenten kategorisieren: 

• Einsatzbedarf: Der Einsatzbedarf ist der Bedarf, der für die Bewältigung der Arbeitsmengen verfügbar sein muss. Diese Größe bezieht eventuelle Ausfälle (Urlaub, Krankheiten etc.) nicht mit ein.
• Reservebedarf: Ein knapp bemessener Einsatzbedarf kann dazu führen, dass Mitarbeiter bei Arbeitsausfällen starken zusätzlichen Belastungen ausgesetzt sind (z. B. ungeplante Überstunden). Um mögliche Arbeitsausfälle, Absenz- und Fehlzeiten (z. B. Urlaub, Krankheit, Freistellungen) mit einzubeziehen, wird ein Reservebedarf gebildet. Dieser wird anhand einer Ø Fehlquote vom Einsatzbedarf bzw. mithilfe von Erfahrungswerten ermittelt.
• Ersatzbedarf: Der Ersatzbedarf berücksichtigt voraussichtliche Abgänge (z. B. Altersruhestand, Kündigungen) und Zugänge.
• Neubedarf: Kapazitätserweiterungen, organisatorische Erweiterungen oder neu anfallende Aufgaben können dazu führen, dass ein zusätzlicher Personalbedarf anfällt.
• Zusatzbedarf: Ist kurzfristig zusätzliches Personal erforderlich, z. B. aufgrund saisonaler Hochphasen oder Auftragsspitzen, spricht man von Zusatzbedarf.
• Minderbedarf/Freisetzungsbedarf: Übersteigt der Ist-Personalbestand den Soll-Bestand sind ggf. Freisetzungen erforderlich.

Ermittlung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs

In der Personalbedarfsermittlung spielen der qualitative und der quantitative Personalbedarf eine Rolle. Zur Ermittlung des qualitativen Personalbedarfs können folgende Instrumente genutzt werden: 

• Anforderungsprofile
• Stellenbeschreibungen
• Organisationsplan
• Stellenpläne
• Stellenbesetzungspläne Methoden der quantitativen Personalbedarfsermittlung sind z. B.:

Bruttopersonalbedarf und Nettopersonalbedarf

• Der Brutto-Personalbedarf ist eine Sollgröße für die Realisierung von Unternehmens- und Absatzzielen im Planungszeitraum: Sie beschreibt den Soll-Personalbestand für eine Periode. Der Brutto-Personalbedarf setzt sich zusammen aus dem Einsatzbedarf und dem Reservebedarf: Personaleinsatzbedarf + Reservebedarf = Brutto-Personalbedarf. Eine Möglichkeit zur Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs sind Schätzverfahren: Führungskräfte verfügen oft über Erfahrungswerte über den notwendigen Personalbedarf und das Ausmaß an Fluktuationen in ihrem Bereich. Sie können gezielt Schätzungen für einen konkreten Planungszeitpunkt oder -zeitraum vornehmen. Die Schätzungen der einzelnen Teilbereiche können anschließend in einem Gesamtplan zusammengeführt und überprüft werden. Bei der Kennzahlenmethode wird eine Beziehung zwischen einer Bezugsgröße und dem erforderlichen Personalbedarf hergestellt, z. B. Produktions-/Ausbringungsmengen, Arbeitsproduktivität, Anzahl der Kundenanfragen oder Pro-Kopf-Umsatz. Mit Blick auf geplante Veränderungen der Bezugsgröße (z. B. Umsatzerhöhung) lässt sich der Personalbedarf ermitteln. Ein Beispiel: Das Unternehmen plant die Produktion von 300 Einheiten eines Produkts. Die Produktionszeit pro Einheit liegt bei 8 Stunden, die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit pro Mitarbeiter beträgt 156 Stunden. Für Ausfallzeiten kalkuliert das Unternehmen einen Ausfallzuschlag von 14 %: Personalbedarf = (300 x 8) / 156 = 15,38 Mitarbeiter Zuschlag 14 %: 15,38 /100 x 14 = 2,15 Mitarbeiter Gesamtbedarf: 15,38 + 2,15 Mitarbeiter = 17,53 Mitarbeiter Der Soll-Bedarf wird mit dem Ist-Bestand unter Berücksichtigung der Zu- und Abgänge verglichen, um Personalunter- oder -überdeckungen festzustellen.
• Der fortgeschriebene Personalbestand ergibt sich, indem zum gegenwärtigen Personalbestand die feststehenden Zugänge addiert und feststehende sowie voraussichtliche Abgänge subtrahiert werden. Die Zu- und Abgänge sollten in einer monatlichen Statistik unter Angaben der Abgangs- bzw. Zugangsgründe erfasst werden, um Personalbewegungen besser prognostizieren zu können.
• Der Netto-Personalbedarf ergibt sich aus einem Soll-Ist-Vergleich: Der Bruttopersonalbedarf (Soll-Personalbestand) wird dabei dem Ist-Personalbestand gegenübergestellt. Der fortgeschriebene Personalbestand wird vom Bruttopersonalbedarf subtrahiert: Bruttopersonalbedarf – fortgeschriebener Personalbestand = Nettopersonalbedarf. Ist der Soll-Personalbestand größer als der Ist-Personalbestand liegt eine Personalunterdeckung vor, im umgekehrten Fall eine Überdeckung: Netto-Personalbedarf < 0: Personalüberdeckung Netto-Personalbedarf > 0: Personalunterdeckung. Bei Personalunter- oder -überdeckungen werden entsprechende Maßnahmen im Bereich Personalbeschaffung, Personalentwicklung und -freistellung getroffen.