Bewerbungsabsage: Klagen vermeiden

verfasst von zvoove, 28.03.2018
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Wenn die Bewerbungsabsage teuer wird

Die Bewerbungsabsage ist ein heikles Thema: Dass sie bei hoffenden Bewerbern Frustration auslöst, ist verständlich. Die Wunschposition können sie knicken. Ein Großteil der Kandidaten wünscht sich eine genaue Begründung, warum sie den Job nicht bekommen haben. Zu wenig Berufserfahrung? Fehlende Qualifikationen? Kein Cultural-Fit? Eine solche Begründung ist allein aus 2 Gründen problematisch: a) Sie ist nur mit Mehraufwand realisierbar, vor allem, wenn mehrere 100 Bewerbungen eingehen. Viele Unternehmen versenden automatisierte Einladungen oder Absagen, um den ohnehin schon hohen Verwaltungsaufwand zu reduzieren. b) Ein falsches Wort kann zur Schadensersatzklage führen: Fühlt sich der Bewerber im Sinne des AGGs diskriminiert, hat er die Möglichkeit, auf Zahlung einer Geldentschädigung zu klagen. Zu den Benachteiligungskriterien zählen laut § 1 AGG: • Rasse oder ethnische Herkunft • Geschlecht • Religion oder Weltanschauung • Behinderung • Alter • Sexuelle Identität: Hierunter fällt die sexuelle Orientierung (z. B. Homosexualität, Bisexualität, Asexualität) ebenso wie die Geschlechtsidentität (z. B. Transgender) In der ZEIT ist von einem Bewerber die Rede, der 133 Absagen erhielt und jedes Mal klagte. Das Landesgericht Hamm gab vor einiger Zeit einer Klägerin Recht, die einen Arbeitgeber wegen Diskriminierung verklagte: Er hatte auf ihrem Lebenslauf neben der Textzeile „Verheiratet, ein Kind“ vermerkt, dass das Kind 7 Jahre alt ist und den Text anschließend unterstrichen. Den Lebenslauf schickte er der abgelehnten Bewerberin versehentlich zurück, woraufhin diese klagte. Sie bekam Recht (mittelbare Diskriminierung aufgrund des weiblichen Geschlechts) und erhielt eine Entschädigung von 3.000 Euro. Die Höhe der Entschädigung kann laut § 15 AGG Abs. 2 bis zu drei Monatsgehälter betragen. Nach § 15 AGG Abs. 4 muss der abgelehnte Bewerber seinen Anspruch innerhalb einer Frist von 2 Monaten nach Zugang der Ablehnung schriftlich geltend machen – außer Tarifvertragsparteien haben etwas anderes verhandelt. Danach hat er nach § 61b ArbGG weitere 3 Monate Zeit, um eine Klage zu erheben. Um sich gegen potenzielle Diskriminierungsvorwürfe zu schützen, sollte das Unternehmen die Unterlagen und mögliche Notizen für den Zeitraum möglicher Klageerhebungen aufbewahren (ca. 5 Monate). Es empfiehlt sich, das Auswahlverfahren zu dokumentieren (z. B. Notizen zum Vorstellungsgespräch, Bewerbungsunterlagen). Wenn der Kläger Indizien vorweist, die eine Benachteiligung vermuten lassen, muss der Arbeitgeber beweisen, dass sachliche Gründe für die Absage vorliegen.

 

Bewerber wollen eine Begründung

Personaler stehen vor einem Balanceakt: Auf der einen Seite rät die Vorsicht zu neutralen Standardformulierungen, um mögliche Schadensersatzklagen zu vermeiden. Auf der anderen Seite steht die Erwartung des Bewerbers und der Anspruch, dieser gerecht zu werden (Stichwort Candidate Experience). Unzufriedene Bewerber können dem Arbeitgeberimage schaden, z. B. durch negative Bewertungen in Arbeitgeberbewertungsportalen. Oft ist es zeitlich einfach nicht möglich, jede Bewerbungsabsage individuell zu verfassen. Dennoch können Personaler ihren Kandidaten die Möglichkeit bieten, eine detaillierte Begründung einzuholen, bspw. über** telefonische Nachfrage**. Auch hier gilt es abzuwägen, ob es sich lohnt die benötigte Zeit und Ressourcen zu investieren. Unternehmen, die eine Bewerbermanagement-Software nutzen, können i. d. R. eine Notiz zu den jeweiligen Absagegründen im Kandidatenprofil hinterlegen und die Info an den Kandidaten weitergeben. Wichtig ist, dass die HR-Verantwortlichen AGG-geschult sind und im Telefonkontakt keinen Anlass zu Diskriminierungsvorwürfen bieten. Hat das Unternehmen einen Bewerberpool, kann es Kandidaten einladen, die für mögliche zukünftige Vakanzen geeignet wären. Das kann sich positiv auf die Candidate Experience auswirken, da Kandidaten nach der Absage nicht mit leeren Händen dastehen. War der Bewerber in der engen Auswahl, kann man es ihn ruhig wissen lassen.

 

Tipps für das Absageschreiben

Das Absageschreiben lässt sich folgendermaßen gliedern: 

  • Dank für die Bewerbung 
  • Die Absagegründe 
  • Schlussformel, gute Wünsche für die Zukunft, Kontaktmöglichkeit (Sollte in Zukunft eine interessante Vakanz auftauchen, können sich Kandidaten gern erneut bewerben) 

Das Schreiben sollte möglichst neutral und wertschätzend formuliert werden. Negative Formulierungen wie „leider“ oder „bedauerlicherweise“ können negative Emotionen bzgl. der Absage verstärken. Um sachliche Absagegründe parat zu haben, sollten ein klares Anforderungsprofil und AGG-konformen Stellenanzeigen mit definierten fachlichen, sozialen und persönlichen Kriterien vorliegen. Die angegebenen Kriterien sollten nachvollziehbar für die Tätigkeit erforderlich sein, z. B. fehlende 

  • Qualifikationen 
  • Fachkenntnisse 
  • Berufserfahrung 
  • Sprachkenntnisse 
  • IT-Kenntnisse 
  • Führungserfahrung 
  • Auslandserfahrung 
  • Persönliche Kompetenzen (z. B. Teamfähigkeit, Ausdrucksweise, Auftreten) 

Die Formulierungen sollten keine Interpretationsspielräume bzgl. einer potenziellen Diskriminierung offenlassen, z. B. Floskeln wie: Wir haben uns für einen Bewerber entschieden, der besser zu uns passt. Beachten Sie die Entscheidung bitte nicht als Wertung Ihrer fachlichen Qualifikationen. Wir haben uns trotz Ihrer hervorragenden Qualifikationen für einen anderen Bewerber entschieden. Der Bewerber könnte sich fragen, welche anderen Gründe die Absage rechtfertigen, wenn er doch qualifiziert ist. Besser: Wir haben uns für den bestqualifizierten Bewerber/die bestqualifizierte Bewerberin entschieden. Online-Plattformen oder eine entsprechende HR-Software stellen für die Bewerbungsabsage Muster zur Verfügung, die sich personalisieren lassen.

 

 

Fazit

Das Absageschreiben ist ein heikles Thema: Bewerber erwarten eine Begründung für die Absage, um ihre Bewerbung künftig optimieren zu können. Unternehmen sind jedoch auf der sichereren Seite, wenn sie Bewerbungsabsagen neutral formulieren, um mögliche Diskriminierungsvorwürfe zu vermeiden. Ein wertschätzendes, personalisiertes Absageschreiben in Verbindung mit Kontaktmöglichkeiten für genaueres Feedback tragen zu einer besseren Candidate Experience bei. 

Quelle Foto: Fotolia © Antonioguillem

 

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