Auswertungen & Listen in AÜOffice®

verfasst von zvoove, 29.02.2016
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Listen, Kalkulationen und Auswertungen in AÜOffice®: So wird's gemacht:

In unserem Arbeitsalltag spielen Auswertungen und Listen stets eine wichtige Rolle. Sie sollen helfen zu erkennen ob effektiv gearbeitet wurde, die gewünschten Ziele erreicht wurden und die Kosten im richtigen Verhältnis zum Nutzen entstanden sind. AÜOffice® bietet ein weites Spektrum an unterschiedlichsten Auswertungen, Kalkulationen und Listen, um die täglichen Kontrollarbeiten zu erleichtern. Heute möchte ich die Möglichkeit nutzen, Ihnen einen kurzen Auszug unserer Auswertungen und Listen in AÜOffice® zu präsentieren. 

Individuelle Listen:

Gestalten Sie über einen Listengenerator Listen über beliebige Stammdaten und übergeben Sie diese zur weiteren Bearbeitung an Excel. Der Listengenerator steht Ihnen unter anderem in den Bereichen Bewerber, Mitarbeiter, Interessenten, Kunden im Register „Listen“ neben einigen anderen „Sofortlisten“ zur Verfügung. 

Nutzen Sie den Listengenerator, um bestimmte Stammdaten zu überprüfen und speichern Sie Ihre generierte Liste als Vorlage, wenn Sie diese regelmäßig, z.B. vor der Lohnabrechnung, aufbereiten möchten. 

Für den Bereich „Mitarbeiter“ haben Sie zusätzlich weitere Möglichkeiten, den Fokus anhand spezieller Listen auf die Mitarbeiterentwicklung zu legen und sich Neuzugänge/Abgänge in bestimmten Zeiträumen auswerten zu lassen. 

Listen zu bestehenden Aufträgen:

Möchten Sie sich einen Überblick über bestehende oder neu begonnene Aufträge eines Zeitraums verschaffen, finden Sie eine große Auswahl im Register „Listen“. Arbeiten Sie gerne mit Excel, empfehlen wir die Liste „Alle Aufträge“ ohne den Haken „nur VK-Änderungen“. Sie haben die Wahl, ob Sie für den gewählten Zeitraum die bereits laufenden Aufträge oder nur neu begonnene Aufträge auflisten lassen. Die Übergabe an Excel ist nach Aufbereitung per Rechtsklick möglich. 

Wird eine Auflistung spezieller oder aller Mitarbeiter-/Kunden-Konditionen benötigt, stehen Ihnen ebenfalls Listen zur Verfügung. Nutzen Sie „Mitarbeiter nach Lohnarten“, um herauszufinden, welche Mitarbeiter im Auftrag Werte in speziellen Lohnarten hinterlegt haben (z.B. Einsatzzulage, Branchenzuschlag) oder „Auflistung Auftragskonditionen“, um einen Überblick über alle Mitarbeiter-/Kundenkonditionen und deren Entwicklung im gewählten Zeitraum aufzulisten. 

Die Listen für tarifliche Anpassungen spielen auch eine wichtige Rolle bei der automatischen Hinterlegung von Stundenlohnerhöhungen, Erhöhungen der Verrechnungssätze und Branchenzuschlägen. Eine detaillierte Erklärung erhalten Sie in unseren „So geht´s“ in den Infotheken.

Listen in der Zeiterfassung:

Werden Stunden und Unproduktivzeiten erfasst oder Umbuchungen auf das Arbeitszeitkonto durchgeführt, zieht dies in der Regel eine nochmalige Kontrolle vor Durchführung der Lohnabrechnung nach sich. Nutzen Sie das Register „Lohnlisten“ in der Zeiterfassung, um in einzelnen Fällen „Monatslohnbögen“ detailliert zu kontrollieren oder die Stundenerfassung anhand der „Monatsübersicht alle Mitarbeiter“ auf Vollständigkeit zu überprüfen.

Vorkalkulationen:

In mehreren Bereichen ist es möglich, eine Vorkalkulation für Aufträge durchzuführen. Prüfen Sie bei Anlage des Auftrags unverzüglich, ob mit den hinterlegten Konditionen und Ihren selbst festgelegten Kalkulationszuschlägen eine positive Marge erzielt wird. Möchten Sie sich eine Liste mit allen Vorkalkulationen der laufenden Aufträge erstellen, so ist dies ebenfalls unter „Mitarbeiter anlegen & bearbeiten/Reg. 13 Listen“ möglich. 

Nachkalkulationen:

Wurden Stunden fakturiert und dem Mitarbeiter über die Lohnabrechnung ausbezahlt, ist zu kontrollieren, ob die Kosten gedeckt wurden. Das wichtigste Instrument für diese Kontrolle ist die Kostenrechnung, welche anhand des Umsatzes und der Lohnkosten den Deckungsbeitrag ermittelt. Zudem können über die Kostenrechnung Provisionen für Ihre Disponenten berechnet werden. 

Neben der Kostenrechnung helfen auch weitere Nachkalkulationen, die entstandenen Kosten und Unproduktivzeiten genau zu eruieren. So gibt es neben den reinen Excel-Auswertungen auch die Möglichkeit, Fehltage an Montagen und Freitagen zu ermitteln (für Kandidaten die gerne ihr Wochenende „verlängern“) sowie einzelne Unproduktivzeiten (Krankheit, Urlaub, Wartezeit etc.) näher auszuwerten. Nur wer alles im Blick hat, kann auch „verdächtige“ Fehlzeiten direkt ansprechen und entsprechend mindern. 

Listen zu Rechnungen:

Bei wöchentlicher oder monatlicher Rechnungsstellung kommt schon bei wenigen Kunden sehr schnell eine beachtliche Anzahl an Rechnungsdokumenten zusammen. Um den Überblick zu behalten, können Sie sich jederzeit Rechnungs- und Gutschriftenaufstellungen aufbereiten sowie über eine Offene-Posten-Liste den Stand der noch nicht bezahlten Rechnungen einsehen.

Listen im Lohn:

Auch im Menüpunkt „Lohnabrechnung mit prosoft-Lohn“ finden Sie nützliche Auswertungen für Ihren Arbeitsalltag. Es gibt einige Ausdrucke, die Ihr Steuerberater/Ihre interne Buchhaltung monatlich benötigt, wie z.B. Buchungsbelege, Auflistungen zur Lohnsteueranmeldung, Lohnjournale oder Rückstellungslisten. Gleichzeitig gibt es Auswertungen, die Sie bei Bedarf zusätzlich nutzen können. Möchten Sie beispielsweise herausfinden, welche Ihrer Mitarbeiter im letzten Jahr eine Prämie erhalten haben oder Abzüge für Arbeitskleidung hatten? Nutzen Sie die Auswertung „Mitarbeiter pro Lohnart“, setzen die Auswahl auf Januar-Dezember des gewünschten Jahres und wählen die gewünschte Lohnart aus. Auch das Jahreslohnkonto kann einen guten Überblick über die Gesamtbezüge und -abzüge des Jahres bieten.

 

Fazit

Zusätzlich zu internen Listen und Auswertungen, fordern auch Ämter zu bestimmten Zeiten Auswertungen nach festen Vorgaben an. Nutzen Sie Office®, um beispielsweise die Beiträge zur Berufsgenossenschaft zu ermitteln oder auch die Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabe mit allen nötigen Angaben aufzubereiten. Erst vor kurzem wurde unsere Ausgleichsabgabe optimiert, so dass Sie zukünftig alle Spalten und deren Werte identisch zum offiziellen Formular erhalten. Die Werte müssen somit nur noch in das Formular/in Rehadat eingetragen und abgeschickt werden. 

Gerne können Sie sich jederzeit an uns wenden, wenn Sie einen näheren Einblick in eine der genannten Auswertungen oder Listen wünschen.

 

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