Arbeitszeitdaten erfassen: Sinn und Funktionen

Funktionen der Arbeitszeiterfassung

Die Funktion der Zeiterfassung unterliegt einem historischen Wandel: Wurde die Erfassung von Arbeitszeitdaten im 18. Jahrhundert primär zur Kontrolle und Disziplinierung arbeitsunwilliger Beamter eingesetzt, ist sie heute ein Tool für die Organisation flexibler Arbeitszeiten und Einsätze. Die ersten Stechuhren registrierten den Beginn der Arbeitszeit, um unpünktliche Arbeitnehmer zur Pünktlichkeit zu erziehen. In den Fabriken wurden zu Zeiten der Industrialisierung Kontrolluhren eingesetzt, die sowohl Anwesenheit als auch Aufenthaltsdauer der Arbeiter dokumentierten.

Heute lassen sich Arbeitszeitdaten per Web, Zeiterfassungsterminal und App erfassen. Die hohe Mobilität von Arbeitnehmern und geringere Ortsgebundenheit der Arbeit dank digitaler Vernetzung machen neue Arbeitszeitmodelle möglich, etwa ein Arbeitszeitkonto. Zur Führung des Kontos werden arbeits- oder tarifvertraglich zu leistenden Soll-Arbeitsstunden mit den tatsächlich geleisteten Stunden saldiert. Übersteigt die Zahl der Ist- die der Soll-Stunden, verfügt der Mitarbeiter über ein Zeitguthaben. Im umgekehrten Fall fallen Minusstunden oder Zeitschulden an. Plus- sowie Minussalden sind in einem definierten Zeitraum auszugleichen, um das Konto wieder in Balance zu bringen.

Zudem dient die Erfassung von Arbeitszeitdaten als Unterstützung administrativer Prozesse wie der Entgeltabrechnung oder organisatorischer Angelegenheiten (z. B. Personalplanung, Auslastungsmanagement und Projektcontrolling). Auch für das Fehlzeitenmanagement kann die Dokumentation der Arbeitszeiten sinnvoll sein: Je nach Arbeitszeiterfassungssystem lassen sich die Abwesenheitsarten angeben, um gezielte Fehlzeitenanalysen vorzunehmen. Im Personalcontrolling können die Arbeitszeitdaten z. B. zur Ermittlung von Produktivität oder anderen Kennzahlen genutzt werden. Die Dokumentation der Zeitwerte schafft Transparenz für Unternehmen und Mitarbeitern. Dokumentiert werden u. a. Beginn und Ende der Arbeitszeit, Fehl-/Abwesenheitszeiten und Überstunden sowie ggf. Zeiten, für die Sonn- und Feiertagszuschläge oder Schichtzuschläge anfallen. In manchen Branchen (z. B. Zeitarbeitsbranche) ist ein Arbeitszeitkonto üblich, um die geleisteten Arbeitsstunden und Soll-Arbeitsstunden zu saldieren. Das Ausmaß der zulässigen Plus- und Minusstunden regeln die Tarifverträge.

Wann müssen Arbeitszeiten dokumentiert werden?

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) begrenzt das Ausmaß der zulässigen Arbeitszeit und sieht Ausgleichsregelungen bei einer Überschreitung vor. Die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ist für bestimmte Beschäftigungsgruppen vorgesehen: Minijobber, geringfügig Beschäftigte (§ 8 Abs. 1 SGB IV) und Arbeitnehmer in Branchen, die unter das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz fallen (Baugewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Schaustellergewerbe, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Unternehmen, die sich am Auf-/Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, Prostitutionsgewerbe, Fleischwirtschaft). Spätestens eine Woche nach dem Tag, an dem die Arbeitsleistung erbracht wurde, müssen die Arbeitszeiten dokumentiert sein. Die Dokumentation ist gemäß § 17 Abs. 1 MiLoG für mind. 2 Jahre aufzubewahren.

Wann lohnt sich ein Arbeitszeitkonto?

Ein Arbeitszeitkonto unterstützt den flexiblen und bedarfsorientierten Personaleinsatz, z. B. im Fall von saisonalen Schwankungen und volatilen Auftragslagen oder schwankenden Auslastungen. In auftragsstarken Zeiten wird die Arbeitszeit intensiviert, um Auftragsspitzen zu bewältigen. Auftragstäler gehen mit einer Reduktion der Arbeitszeit einher. Arbeitnehmer auf der anderen Seite verfügen durch das Arbeitszeitkonto über eine höhere Flexibilität und können Plusstunden für längere Auszeiten nutzen. Dies kann sich positiv auf die Work-Life-Balance auswirken und je nach Mitarbeitertyp die Arbeitgeberattraktivität erhöhen. In der Praxis gibt es verschiedene Arten von Arbeitszeitkonten, zum Beispiel ein Kurzzeitkonto, für das Guthaben bzw. Schulden kurzfristig auszugleichen sind, oder ein Langzeitkonto, das ein langfristiges Ansparen von Zeitguthaben ermöglicht. Die Ersparnisse können zum Beispiel für ein Sabbatical oder für den vorzeitigen Eintritt in den Ruhestand genutzt werden. Um zu vermeiden, dass Mitarbeiter ein zu hohes Guthaben ansparen oder zu viele Schulden ansammeln, lassen sich Grenzen für die zulässigen Plus- und Minusstunden definieren. Ein Ampelkonto zeigt an, ob der kritische Bereich überschritten wurde und Handlungsbedarf besteht oder der Mitarbeiter sich mit seinem Konto im grünen Bereich befindet.

Zeiterfassung in der Zeitarbeit

In der Arbeitnehmerüberlassung ist die Erfassung von Arbeitszeitdaten zentral: Die Arbeitszeiten, zu denen Mitarbeiter im Einsatz sind, werden erfasst und dokumentiert. Die erfassten Daten sind Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, für die die jeweils unterschiedlich geltenden Konditionen des Entleihers zu berücksichtigen sind. Sammelt ein Leiharbeitnehmer zu viele Plusstunden, müssen diese abgegolten werden. Die Anzahl der zulässigen Plus- oder Minusstunden werden in den Tarifverträgen des iGZ und BAP geregelt. Die Erfassung von Arbeitszeitdaten kann softwaregestützt erfolgen, um eine zuverlässige und zeitsparende Arbeitszeitdokumentation und -weiterverarbeitung zu ermöglichen. Dadurch entfallen unübersichtliche Excel-Listen und per Hand auszufüllende Stundenzettel. Mitarbeiter erfassen Zeitdaten passwortgeschützt über den Browser (Web-Zeiterfassung in AÜOffice®). Optional können die Zeitwerte mittels codiertem Chip über ein Zeiterfassungsterminal beim Kunden vor Ort übernommen werden. Die Arbeitszeitdaten werden in Echtzeit an die Zeitarbeitssoftware übertragen und lassen sich sicher weiterverarbeiten. Lohn- und Fakturastunden werden in einem Arbeitsschritt erfasst, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erleichtern. Auftragsspezifische Zuschläge und Zulagen werden automatisch verrechnet, ebenso wie individuell definierbare Pausen- und Karenzzeiten.